Jak kontaktować się z organami podatkowymi?

11.12.2011

Prawidłowe spełnianie swoich podatkowych obowiązków oraz skuteczne korzystanie z uprawnień, które przyznaje ustawodawca w ustawach podatkowych, wymaga nie tylko znajomości materialnego prawa podatkowego, ale także pewnych technicznych przepisów regulujących zasady komunikacji pomiędzy organem podatkowym, a podatnikiem.

Zasady te reguluje rozdział 5 Ordynacji podatkowej (dalej OrdP) zatytułowany ‘’Doręczenia”.

Organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, swoich pracowników lub przez osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów. W przypadku gdy organem podatkowym jest wójt, burmistrz (prezydent miasta), pisma może doręczać sołtys za pokwitowaniem ( art. 144 OrdP) Doręcza się je osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy, a także w siedzibie organu podatkowego albo w miejscu pracy adresata na ręce osoby upoważnionej przez pracodawcę do odbioru korespondencji ( dotyczy to także przedsiębiorców ). W sytuacji gdyby doręczenie pisma nie było możliwe w żaden wspomniany wyżej sposób, a także w innych uzasadnionych przypadkach pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie (art. 148 OrdP).

Jeśli chodzi i osoby prawne czy jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej pisma doręcza się w lokalu ich siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności - osobie upoważnionej do odbioru korespondencji (art. 149 OrdP).

Nakłada to pewne obowiązki na doręczyciela przesyłki, który powinien , w miarę możliwości , sprawdzić czy oddaje pismo właściwej tzn. uprawnionej do tego osobie. Może budzić to pewne wątpliwości, gdyż osoba ta nie musi przedstawiać żadnego pisemnego pełnomocnictwa.

Przepisy regulują również sposób doręczeń w sytuacji nieobecności adresata dozwalając na przekazanie pisma za pośrednictwem osoby trzeciej ( nie odnoszą się one jednak to pism których adresatem są osoby prawne lub jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej ). Art. 149 OdrP stanowi, iż w przypadku nieobecności adresata w mieszkaniu pisma doręcza się za pokwitowaniem pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, gdy osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. Zawiadomienie o doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy domu umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata lub w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Warto zwrócić uwagę na dwa warunki tego sposobu doręczania pism:

po pierwsze, osoba przyjmująca pismo musi zobowiązać się do jego przekazania
po drugie, doręczający musi w odpowiedni sposób zawiadomić adresata o doręczeniu pisma( nie dotyczy to sytuacji oddanie pisma domownikowi adresata )

Pismo odebrane przez domownika, sąsiada lub dozorcę domu traktowane jest tak, jakby trafiło bezpośrednio do podatnika. Dniem doręczenia jest dzień oddania go jednej z tych osób.

Zdarzyć się może jednak że doręczenie nawet w wyżej omówiony, zastępczy sposób okaże się niemożliwe. Ustawodawca przewidział również i taką ewentualność tworząc przepisy na mocy których pismo wcale nie musi dotrzeć do adresata żeby zostać uznane za doręczone. Wedle art. 150 OrdP w takiej sytuacji :

1) poczta przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej - w przypadku doręczania pisma przez pocztę;

2) pismo składa się na okres 14 dni w urzędzie gminy (miasta) - w przypadku doręczania pisma przez pracownika organu podatkowego lub przez inną upoważnioną osobę.

Adresata należy zawiadomić dwukrotnie o miejscu pozostawienia pisma oraz możliwości jego odbioru. Powtórne zawiadomienie następuje w razie niepodjęcia pisma w terminie 7 dni. Zawiadomienie to umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W tym przypadku doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego czternastego dnia a pismo pozostawia się w aktach sprawy. Późniejsze odebranie pisma nie wywoła już więc żadnych skutków procesowych, w razie natomiast zmieszczenie się w tym terminie za dzień doręczenia uznany będzie dzień podjęcia pisma, czyli jego faktycznego otrzymania.

Mamy więc tu do czynienia z pewną fikcja doręczenia, podobna instytucję przewiduje art. 153 OrdP w razie odmowy przyjęcia pisma przez adresata lub osobę uprawniona do jego przyjęcia ( w przypadku osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej ). Stanowi on, iż jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma, zwraca się je nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Pismo wraz z adnotacją włącza się do akt sprawy i uznaje za doręczone w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata.

Organ aby prawidłowo doręczyć pismo musi oczywiście znać adres na który ma je przesłać. W związku z tym ustawodawca nałożył na adresatów pewne obowiązki. Art. 146 OrdP stanowi, iż toku postępowania strona oraz jej przedstawiciel lub pełnomocnik mają obowiązek zawiadomić organ podatkowy o zmianie swojego adresu, w tym adresu elektronicznego, jeżeli wniesiono o zastosowanie takiego sposobu doręczania albo wyrażono na to zgodę. W razie zaniedbania tego obowiązku , pismo uznaje się za doręczone pod dotychczasowym adresem, a organ podatkowy pozostawia pismo w aktach sprawy. Jest to więc kolejny przypadek, w którym podatnikowi skutecznie może zostać doręczone pismo, którego nawet nie przeczytał. Zagrożenia, które wiążą się z taką sytuacją, są oczywiste.

Oprócz tego OrdP reguluje również przypadki, w których, na dobrą sprawę , pisma nie ma komu doręczyć. Może tak się zdarzyć, gdy osoba prawna, czy jednostek organizacyjna niemająca osobowości prawnej nie posiada organów lub gdy osoba fizyczna jest nieznana z miejsca pobytu. Zgodnie z art. 154 OrdP w tym pierwszym przypadku pismo doręcza się kuratorowi wyznaczonemu przez sąd, a w drugim, przedstawicielowi lub tymczasowemu kuratorowi wyznaczonemu także przez sąd.

Oczywiście kontakty z organami podatkowymi nie ograniczają się jedynie do odbierania od nich pism, obejmują również ich wysyłanie. Mogą to być wszelkie podania w rozumieniu kodeksu postępowania administracyjnego czyli m.in. żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia, ponaglenia, czy wnioski. W celu skutecznego złożenia podania należy je osobiście dostarczyć do organu podatkowego w wymaganym terminie. Nie jest zawsze możliwe dlatego też ustawodawca uznał, w art. Art.12.6 OrdP, iż termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało:

1) wysłane w formie dokumentu elektronicznego do organu podatkowego, a nadawca otrzymał urzędowe potwierdzenie odbioru;

2) nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego albo złożone w polskim urzędzie konsularnym;

3) złożone przez żołnierza lub członka załogi statku morskiego w dowództwie jednostki wojskowej lub kapitanowi statku;

4) złożone przez osobę pozbawioną wolności w administracji zakładu karnego;

5) złożone przez osobę aresztowaną w administracji aresztu śledczego.

Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby pismo wysłać także w inny sposób np. za pośrednictwem firmy kurierskiej, pamiętać jednak wtedy należy, że datą jego złożenia nie będzie data nadania lecz dzień faktycznego wpłynięcia pisma na dziennik podawczy organu.

Jak zostało już wspomniane wcześniej możliwa jest wymiana pism z pośrednictwem internetu tzn. w formie elektronicznej. Zgodnie z art.144a OrdP doręczenie pism, z wyjątkiem zaświadczeń, następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona wnosi o zastosowanie takiego sposobu doręczania albo wyraża na to zgodę. W celu doręczania pism w formie dokumentu elektronicznego organ podatkowy przesyła na adres elektroniczny strony informację wskazującą adres elektroniczny, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma, oraz zawierającą pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu podatkowego oraz obowiązku podpisania urzędowego poświadczenia odbioru (art.152 OrdP).

Doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej jest skuteczne, jeżeli w terminie 7 dni od dnia wysłania pisma organ podatkowy otrzyma w formie elektronicznej potwierdzenie doręczenia pisma. W razie nieotrzymania takiego potwierdzenia organ podatkowy doręcza pismo wedle zasad ogólnych.

Podatnik może także wysyłać podania w formie elektronicznej. Powinny one być jednak właściwie uwierzytelnione poprzez albo bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu albo poprzez zastosowanie profilu Epuap. W celu uzyskania takiego profilu należy wejść na stronę www.epuap.goc.pl i założyć tam konto. Termin złożenia pisma w tej formie uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało wysłane w formie dokumentu elektronicznego do organu podatkowego, a nadawca otrzymał urzędowe potwierdzenie odbioru.

Podstawa prawna:

Ordynacja podatkowa, tekst jednolity z dnia 4 stycznia 2005 r. (Dz.U. Nr 8, poz. 60)

Tomasz Schwertner

www.-e-prawnik.pl

Zespół
e-prawnik.pl

Komentarze