Jakie elementy powinna zawierać dokumentacja transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi?

Elementy dokumentacji 

W przepisach brak jest regulacji co do sposobu i formy sporzÄ…dzania dokumentacji z podmiotami powiÄ…zanymi. Ustawodawca okreÅ›liÅ‚ jedynie minimalne wymagania dotyczÄ…ce treÅ›ci, w zakresie pozostaÅ‚ych elementów pozostawiÅ‚ prawo wyboru podatnikowi. 

PrawidÅ‚owo sporzÄ…dzona dokumentacja powinna skÅ‚adać siÄ™ obligatoryjnie z nastÄ™pujÄ…cych elementów wymienionych enumeratywnie w ustawie: 

  1. określenie funkcji, jakie spełniać będą podmioty uczestniczące w transakcji (uwzględniając użyte aktywa i podejmowane ryzyko),
  2. określenie wszystkich przewidywanych kosztów związanych z transakcją oraz formę i termin zapłaty,
  3. metodę i sposób kalkulacji zysków oraz określenie ceny przedmiotu transakcji,
  4. określenie strategii gospodarczej oraz innych działań w jej ramach - w przypadku gdy na wartość transakcji miała wpływ strategia przyjęta przez podmiot,
  5. wskazanie innych czynników - w przypadku gdy w celu określenia wartości przedmiotu transakcji przez podmioty uczestniczące w transakcji uwzględnione zostały te inne czynniki,
  6. określenie oczekiwanych przez podmiot obowiązany do sporządzenia dokumentacji korzyści związanych z uzyskaniem świadczeń - w przypadku umów dotyczących świadczeń (w tym usług) o charakterze niematerialnym.

Wstęp w dokumentacji transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi

 

W szczególnoÅ›ci w tym punkcie powinny być zawarte dane obejmujÄ…ce:

  • opis podmiotów uczestniczÄ…cych w transakcji (nazwy uczestników transakcji, ich siedziby),
  • rolÄ™ poszczególnych podmiotów,
  • tÅ‚o ekonomiczne.

Przedmiot transakcji

 

W tym punkcie powinny się znajdować szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu transakcji. Ta część dokumentacji powinna zawierać informacje umożliwiające identyfikację przedmiotu dostawy, może także zawierać inne dane dotyczące ilości, miejsca oraz terminu dostaw.

Funkcje podmiotów uczestniczących w transakcji

 

Opis funkcji peÅ‚nionych przez podmioty w transakcji jest elementem obowiÄ…zkowym i jest ważny ze wzglÄ™du na to, że w nim zawarty jest opis zaangażowania poszczególnych podmiotów w transakcjÄ™. W opisie należy uwzglÄ™dnić funkcje, jakie wykonujÄ… podmioty w badanych transakcjach, aby w ten sposób móc dokonać oceny porównywalnoÅ›ci podmiotów dokonujÄ…cych transakcji na danym rynku. Analiza funkcji powinna wykazać, który z uczestników wykonuje funkcje ekonomicznie istotne z punktu widzenia danej transakcji. Celem analizy funkcjonalnej jest okreÅ›lenie zaangażowania stron transakcji w jej realizacjÄ™ oraz roli każdej ze stron w tworzeniu wartoÅ›ci dodanej produkowanych dóbr albo Å›wiadczonych usÅ‚ug, a także umożliwienie wskazania, czy zawarte w cenie wynagrodzenie za każdÄ… z funkcji odpowiada ponoszonym kosztom i ryzyku. 

DokonujÄ…c analizy funkcjonalnej, należy uwzglÄ™dnić nie tylko te dziaÅ‚ania, które dotyczÄ… bezpoÅ›redniej współpracy miÄ™dzy powiÄ…zanymi stronami transakcji, ale również te, które każda ze stron podejmuje w zwiÄ…zku z tÄ… transakcjÄ™ przed jej zawarciem, jak i po zawarciu. Im wiÄ™cej funkcji majÄ…cych wpÅ‚yw na uzyskiwanie zysku peÅ‚ni dana strona transakcji, tym wiÄ™kszego zwrotu oczekuje z tej transakcji. 

Poniżej przedstawiamy przykÅ‚adowe funkcje, które mogÄ… peÅ‚nić dane podmioty w zależnoÅ›ci od dokonywanej transakcji: 

  • zapewnienie odpowiedniego asortymentu towarów,
  • prowadzenie negocjacji handlowych z miÄ™dzynarodowymi odbiorcami,
  • skÅ‚adanie zamówieÅ„, okreÅ›lenie zapotrzebowania,
  • magazynowanie towarów,
  • organizacja transportu,
  • zawieranie kontraktów terminowych,
  • zaÅ‚adunek i rozÅ‚adunek,
  • zapewnienie wsparcia w dziedzinie wiedzy technicznej oraz handlowej niezbÄ™dnej do realizacji usÅ‚ugi,
  • poszukiwanie klientów i dbanie o dobre kontakty z nimi,
  • utrzymywanie bazy klientów,
  • prowadzenie dziaÅ‚alnoÅ›ci marketingowej,
  • magazynowanie materiałów promocyjnych,
  • ogólna koordynacja dziaÅ‚aÅ„ marketingowych,
  • zapewnienie wÅ‚aÅ›ciwych narzÄ™dzi informatycznych oraz personelu koniecznego do wykonania usÅ‚ug.    

Zaangażowane aktywa 

Istotne znaczenie dla oczekiwanego zysku z transakcji majÄ… aktywa angażowane przez strony. Opis angażowanych aktywów przez strony transakcji bÄ™dzie dotyczyÅ‚ wskazania, która ze stron transakcji angażuje istotne dla danej transakcji aktywa zarówno materialne, jak i niematerialne. 

Poniżej przedstawiamy przykÅ‚adowe aktywa angażowane przez strony: 

Aktywa materialne:

  • wyposażenie techniczne (narzÄ™dzia informatyczne, wyposażenie biura),
  • powierzchnia biurowa,
  • Å›rodki finansowe,         
  • sprzÄ™t i materiaÅ‚y biurowe,
  • powierzchnia magazynowa,
  • maszyny, urzÄ…dzenia, narzÄ™dzia,
  • zapasy towarów i materiałów. 

Aktywa niematerialne:

  • oprogramowanie biurowe i administracyjne,
  • wiedza oraz doÅ›wiadczenie niezbÄ™dne w procesie Å›wiadczenia usÅ‚ug,
  • personel obsÅ‚ugujÄ…cy transakcjÄ™,
  • baza klientów,
  • know-how, wiedza techniczna.

Ponoszone ryzyka

 

W trakcie realizacji transakcji strony ponoszÄ… różnorodne ryzyka w różnym stopniu w zależnoÅ›ci od peÅ‚nionych przez nie funkcji oraz uregulowaÅ„ znajdujÄ…cych siÄ™ w umowie. Analiza poznoszonych przez strony transakcji ryzyk może być jednym z najistotniejszych elementów dokumentacji.  

Poniżej przedstawiam przykÅ‚adowe ryzyka, które mogÄ… wystÄ…pić na poszczególnych etapach transakcji: 

  • ryzyko zÅ‚ych dÅ‚ugów i kredytowe,
  • ryzyko kursowe,
  • ryzyko utraty pÅ‚ynnoÅ›ci finansowej,
  • ryzyko zwiÄ…zane z nieodpowiedniÄ… jakoÅ›ciÄ… Å›wiadczonych usÅ‚ug,
  • ryzyko zwiÄ…zane z jakoÅ›ciÄ… dostarczanych towarów,
  • ryzyko uszkodzenia towarów trakcie transportu,
  • ryzyko napraw gwarancyjnych,
  • ryzyko rynkowe,
  • ryzyko niepowodzenia badaÅ„ nad nowym produktem.

Określenie kosztów transakcji oraz formy i terminu zapłaty

 

W tej części należy wskazać ogół kosztów zwiÄ…zanych z przeprowadzanÄ… transakcjÄ… dla obydwu stron transakcji. 

Przewidywane koszty mogÄ… obejmować nie tylko koszty bezpoÅ›rednie (te, które można przypisać indywidualnie okreÅ›lonym wyrobom), ale też koszty poÅ›rednie, które nie sÄ… zwiÄ…zane z danÄ… transakcjÄ…, ale bezpoÅ›rednio wpÅ‚ywajÄ… na jej cenÄ™. Elementy te również majÄ… wpÅ‚yw na wysokość ceny, jakÄ… ustaliÅ‚yby pomiÄ™dzy sobÄ… podmioty niezależne.  

Przepisy nakazujÄ… przy tym zamieszczenie w dokumentacji wszystkich przewidywanych kosztów zwiÄ…zanych z transakcjÄ…. Dlatego też nie ma obowiÄ…zku wykazywania rzeczywiÅ›cie poniesionych kosztów transakcji, chyba że podatnik mógÅ‚ je przewidzieć. 

Poniżej przedstawiamy przykÅ‚adowe koszty, które mogÄ… znaleźć siÄ™ w opisywanym punkcie: 

  • cena towarów,
  • koszty transportu,
  • koszty organizacji odpraw celnych,
  • koszty magazynu. 

W dokumentacji powinien zostać opisany także sposób i termin zapÅ‚aty.  

Strony mogÄ… regulować zwoje zobowiÄ…zania poprzez: 

  • pÅ‚atność na raty,
  • kompensatÄ™,
  • weksel,
  • przelew,
  • zapÅ‚atÄ™" gotówkÄ….    

Metoda i sposób kalkulacji zysków oraz okreÅ›lenie ceny przedmiotu transakcji  

Przedstawienie metody i sposoby okreÅ›lania zysków majÄ… wskazywać przedstawicielom fiskusa, jak podatnik kalkuje swój zysk z transakcji. Sama metoda kalkulacji ceny w transakcji z podmiotem powiÄ…zanym musi być czytelna dla kontrolujÄ…cego i Å‚atwa do zastosowania w praktyce. Przeprowadzenie przez organy skarbowe kontroli ma przede wszystkim na celu stwierdzenie, czy wielkość zadeklarowanych przez podatnika dochodów wynika ze stosowania w transakcjach z podmiotami powiÄ…zanymi cen rynkowych, czy też zastosowano ceny transferujÄ…ce dochód do podmiotu powiÄ…zanego. 

Przepisy ustawy o CIT określają metody szacowania cen w transakcjach z podmiotami powiązanymi.

SÄ… to tzw. metody tradycyjne i metody zysku transakcyjnego, które dokÅ‚adniej okreÅ›la rozporzÄ…dzenie Ministra Finansów. Przepisy nie zobowiÄ…zujÄ… podatnika do użycia jednej z metod tradycyjnych przy ustalaniu ceny transakcji z podmiotem powiÄ…zanym, jednak ze wzglÄ™du na to, że rozporzÄ…dzenie obliguje wÅ‚adze podatkowe, by przy szacowaniu cen transakcyjnych stosowaÅ‚y metody tradycyjne przyjÄ™te przez podatnika, wskazane jest zastosowanie jednej z metod tradycyjnych.  

Strategia gospodarcza

  

Wskazanie na strategiÄ™ gospodarczÄ… jest opcjonalnym elementem dokumentacji. StrategiÄ™ gospodarczÄ… okreÅ›la siÄ™, jeżeli w jej wyniku cena transakcji odbiega od ceny, która byÅ‚aby ustalona w przypadku gdy podmiot takiej strategii nie przyjÄ…Å‚. OkreÅ›lenie strategii jest ważne, ponieważ przedsiÄ™biorcy czasem ustalajÄ… cenÄ™ nieprzynoszÄ…cÄ… dochodu w krótkim okresie czasu, co zwiÄ…zane jest wÅ‚aÅ›nie z prowadzonÄ… strategiÄ…. 

Przykładowo często przywoływanymi celami strategicznymi są:

  • stosowanie cen promocyjnych przy wchodzeniu na dany rynek,
  • czasowÄ… obniżkÄ… zysków w zamian za wyższe zyski dÅ‚ugoterminowÄ…,
  • zwiÄ™kszenie zapewnienia sobie wiÄ™kszego udziaÅ‚u w rynku czy też wyeliminowanie konkurencji,
  • ponoszenie wyższych kosztów przez pewien okres dziaÅ‚alnoÅ›ci w celu utrzymania siÄ™ na rynku lub zdobycia nowego. 

PrzyjÄ™ta strategia gospodarcza musi być jednak realizowana i tylko wyjÄ…tkowe, niezależne od podatnika czynniki mogÄ… stanowić przesÅ‚ankÄ™ uzasadniajÄ…cÄ… odstÄ…pienie od przyjÄ™tej strategii. 

PodkreÅ›lić należy, iż brak okreÅ›lenia strategii gospodarczej nie bÄ™dzie wadÄ… w dokumentacji w sytuacji, gdy przyjÄ™ta strategia nie miaÅ‚a wpÅ‚ywu na wartość transakcji. W takiej sytuacji nie ma potrzeby zamieszczania opisu strategii w dokumentacji podatkowej. 

Inne czynniki wpływające na wartość wynagrodzenia

   

W dokumentacji konieczne jest także wskazanie innych czynników, w przypadku gdy w celu okreÅ›lenia wartoÅ›ci przedmiotu transakcji czynniki te zostaÅ‚y uwzglÄ™dnione przez jej strony. 

PrzykÅ‚adowo mogÄ… to być: 

  • warunki gospodarcze i ekonomiczne;
  • struktura rynku odbiorców,
  • struktura rynku dostawców
  • dziaÅ‚alność konkurencji,
  • inflacja,
  • dziaÅ‚alność konkurencji.

Oczekiwane korzyÅ›ci z transakcji 

Podmiot sporzÄ…dzajÄ…cy dokumentacjÄ™ do transakcji zwiÄ…zanych z uzyskaniem Å›wiadczeÅ„ o charakterze niematerialnym (w tym usÅ‚ug), zobowiÄ…zany jest przedstawić oczekiwane w zwiÄ…zku z ich zakupem wymierne korzyÅ›ci ekonomiczne. Element ten nie jest zaÅ› konieczny w przypadku gdy podatnik uzyskuje Å›wiadczenia o charakterze materialnym.  

Przykładowe korzyści:

  • ograniczenie kosztów,
  • zwiÄ™kszenie efektywnoÅ›ci dziaÅ‚aÅ„,
  • pozyskanie nowych klientów,
  • zwiÄ™kszenie rynku zbytu;
  • zdobycie nowych obszarów rynku zbytu. 

Podstawa prawna:

  • Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst pierwotny: Dz. U. 1992 r., Nr 21, poz. 86; tekst jednolity: Dz. U. 2000 r. Nr 54 poz. 654, ze zmianami)

A.J.
Zespół e-prawnik.pl

Skomentuj artykuł - Twoje zdanie jest ważne

Czy uważasz, że artykuł zawiera wszystkie istotne informacje? Czy jest coś, co powinniśmy uzupełnić? A może masz własne doświadczenia związane z tematem artykułu?


Masz inne pytanie do prawnika?

 

Komentarze

  • Paulina 2016-12-04 15:40:59

    Dzień dobry bardzo szczegółowy i wartościowy artykuł. Z pewnością przyda się podczas tworzenia pierwszej dokumentacji podatkowej. :)


Potrzebujesz pomocy prawnej?

Zapytaj prawnika