Na jakich zasadach mały podatnik może wybrać metodę kasową rozliczeń z VAT?

14.5.2006

Na czym polega metoda kasowa?

Mały podatnik może wybrać kasową metodę rozliczeń z fiskusem albo składanie deklaracji kwartalnych bez stosowania metody kasowej. Wprowadzenie do polskiego systemu podatku VAT instytucji małego podatnika i metody kasowej miało stanowić uwzględnienie postulatów przedsiębiorców o zmniejszenie obciążeń podatkowych poprzez uzależnienie obowiązku podatkowego od zapłaty należności przez kontrahenta. Ponieważ powstanie obowiązku podatkowego nie jest uzależnione od zapłaty należności przez nabywcę towaru lub usługi, podatnik był zobowiązany do zapłaty podatku pomimo tego, iż od tego nabywcy nie otrzymał zapłaty. W związku z tym ustawodawca postanowił wprowadzić metodę rozliczeń, która uzależnia moment powstania obowiązku podatkowego od chwili dokonania zapłaty przez kontrahenta oraz metodę tę udostępnić małym podatnikom.

Niestety, jak się okazuje w praktyce, nie jest to metoda kasowa w czystej postaci, gdyż w dalszym ciągu brak zapłaty należności nie zwalania podatnika z obowiązku zapłaty podatku – z tym że chwila powstania obowiązku podatkowego zostaje znacznie przesunięta. Z drugiej strony mały podatnik, który stosuje metodę kasową przy rozliczaniu podatku należnego, ma również obowiązek w specyficzny sposób rozliczać podatek naliczony.

Szczegółowe rozwiązania w zakresie rozliczania podatku VAT oraz obowiązków dokumentacyjnych i ewidencyjnych zostały opisane w dalszej części niniejszego artykułu oraz w innych artykułach z tej serii.

Wybór metody kasowej oznacza jednocześnie dla podatnika automatyczne przejście na kwartalny system rozliczeń (kwartalne składanie deklaracji).

Czy o wyborze metody kasowej należy zawiadomić urząd skarbowy?

W poprzednim artykule z tego tematu przedstawiliśmy warunki, jakie musi spełnić podatnik VAT, aby można było go uznać za małego podatnika. Jednocześnie zaznaczyliśmy, że podatnik takie nie ma obowiązku informowania naczelnika urzędu skarbowego o posiadaniu tego statusu. Jeśli jednak mały podatnik zamierza skorzystać z preferencji przewidzianych przez ustawę, w tym między innymi z wyboru metody kasowej, wówczas zawiadomienie organu podatkowego jest niezbędne.

Jaki jest termin złożenia oświadczenia o wyborze metody kasowej?

Stosowanie metody kasowej jest uzależnione od wcześniejszego zawiadomienia o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o VAT, mały podatnik może skorzystać z kasowej metody rozliczeń po uprzednim pisemnym zawiadomieniu naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który będzie stosował tę metodę.

Ustawa o VAT określa zatem maksymalny termin złożenia zawiadomienia, co oznacza, że podatnik zawiadomienia takiego nie musi składać w ostatniej chwili (np. w dniu 14 lutego podatnik może złożyć zawiadomienie o stosowaniu metody kasowej od II kwartału, nie czekając z tym zawiadomieniem do końca marca). Przepisy nie określają jednak żadnego wzoru zawiadomienia, poprzestając jedynie na określeniu formy pisemnej. Odpowiednią rubrykę można jednak znaleźć na formularzu VAT-R, który służy do rejestracji podatników oraz do aktualizacji danych. Jeśli podatnik wybiera stosowanie metody kasowej wraz z rozpoczęciem działalności, wówczas formularz ten będzie formularzem rejestracyjnym. Jeśli jednak wybór metody kasowej następuje w trakcie działalności, wtedy VAT-R składa się jako druk aktualizacyjny. W poz. 30 formularza przewidziano pole „Obowiązek podatkowy u małych podatników”. Wybierając metodę kasową, należy zaznaczyć pole 1 – „Podatnik wybiera (wybrał) metodę kasową”, zaś w poz. 31 należy podać kwartał oraz rok początku stosowania metody kasowej. Dodatkowo należy zaznaczyć pole 2 w poz. 36 oraz pole 37.

W praktyce niektórych urzędów skarbowych można spotkać się z żądaniem wypełnienia dodatkowego oświadczenia na piśmie, w którym podatnik deklaruje, iż będzie stosował metodę kasową. Naszym zdaniem wypełnienie powyższych pól formularza VAT-R jest jednoznaczne z wyborem metody kasowej, zaś wymóg złożenia dodatkowego pisma należy uznać za zbędną biurokrację. Niemniej jednak uważamy, iż złożenie takiego dodatkowego zawiadomienia (jeśli jest ono praktykowane w danym urzędzie) nie powinno sprawić podatnikowi zbyt dużych kłopotów i powinien je złożyć.

Terminowe złożenie zawiadomienia o wyborze metody kasowej oznacza, iż podatnik może ją stosować od początku wybranego kwartału. Nie jest do tego potrzebna dodatkowa zgoda naczelnika urzędu skarbowego.

Warto na marginesie wspomnieć, iż podatnik powinien zadbać o zachowanie kopii formularza VAT-R, poświadczonej przez organ podatkowy (oraz ewentualnie kopii dodatkowego pisma), aby móc wykazać, iż rzeczywiście złożył zawiadomienie we właściwym terminie.

Czy istnieje możliwość przywrócenia terminu w razie spóźnionego oświadczenia?

Może się zdarzyć, iż podatnik spóźni się ze złożeniem zawiadomienia o wyborze metody kasowej. Powstaje wówczas pytanie, czy termin do złożenia zawiadomienia może zostać przez organ podatkowy przywrócony? Zgodnie z art. 162 § 1 Ordynacji podatkowej, w razie uchybienia terminu należy przywrócić termin na wniosek zainteresowanego, jeżeli uprawdopodobni, że uchybienie nastąpiło bez jego winy. Jednakże instytucja przywrócenia terminu przewidziana jest tylko dla terminów procesowych (np. terminu do złożenia odwołania, zażalenia, itp.). Tymczasem termin na złożenie zawiadomienia o wyborze metody kasowej jest tzw. terminem prawa materialnego, a terminy tego rodzaju nie podlegają przywróceniu.

Złożenie oświadczenia o wyborze metody kasowej po terminie będzie zatem bezskuteczne (tzn. nie wywoła zamierzonego skutku).

Przykład:

Podatnik złożył zawiadomienie o wyborze metody kasowej od II kwartału 2006 r. w dniu 3 kwietnia 2006 r. Niestety oświadczenie takie nie będzie skuteczne i podatnik musi rozliczać się tak, jak dotychczas.

Należy jednak zauważyć, iż podatek VAT nie jest podatkiem rozliczanym rocznie, lecz miesięcznie lub kwartalnie. Dlatego też w razie spóźnienia ze złożeniem oświadczenia podatnik musi poczekać 3 miesiące i może złożyć zawiadomienie, wybierając metodę kasową od kolejnego kwartału.

Przykład:

Podatnik złożył zawiadomienie o wyborze metody kasowej od II kwartału 2006 r. w dniu 3 kwietnia 2006 r. Ponieważ zostało ono złożone po terminie, w II kwartale metoda kasowa nie może być stosowana. Podatnik może jednak stosować tę metodę począwszy od III kwartału, pod warunkiem złożenia nowego zawiadomienia (poprzednie nie oznacza bowiem automatycznie przesunięcia okresu wyboru metody, gdyż dotyczyło innego okresu). Podatnik może więc złożyć stosowne zawiadomienie do końca czerwca 2006 r.

Czy metoda kasowa musi obowiązywać od początku kwartału?

Wybór metody kasowej przez małego podatnika oznacza jednocześnie przejście na kwartalny system rozliczeń w podatku VAT. Należy przy tym zaznaczyć, iż mowa jest o kwartałach kalendarzowych, obejmujących 3 kolejne grupy miesięcy: styczeń-marzec, kwiecień-czerwiec, lipiec-wrzesień oraz październik-grudzień. Kwartał nie oznacza zatem trzech dowolnie wybranych miesięcy, następujących kolejno po sobie.

W praktyce może pojawić się problem, czy jest dopuszczalne rozpoczęcie stosowania metody kasowej nie od początku kwartału, lecz w jego trakcie.

Przykład:

Podatnik rozpoczyna prowadzenie działalności gospodarczej w dniu 1 września 2005 r. i chciałby się rozliczać jako mały podatnik. Podatnik składając formularz VAT-R w dniu 28 sierpnia 2005 r. chce więc zaznaczyć, iż wybiera metodę kasową oraz stosuje rozliczenie podatku VAT wg tej metody, począwszy od III kwartału 2005 r. Podatnik ma jednak wątpliwości, czy takie rozwiązanie jest poprawne, skoro w tym kwartale pozostał już tylko jeden miesiąc.

Naszym zdaniem rozwiązanie przedstawione w przykładzie nie jest poprawne. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o VAT, mały podatnik może wybrać metodę kasową, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który będzie stosował tę metodę. Okres ten to niewątpliwie kwartał obejmujący 3 miesiące kalendarzowe, a zatem zawiadomienie o wyborze metody kasowej powinno nastąpić do końca miesiąca poprzedzającego kwartał (w powyższym przykładzie miesiącem takim z pewnością nie jest sierpień, gdyż nie poprzedza on kwartału). Brzmienie omawianego przepisu nie jest jednak do końca jasne, jak chociażby brzmienie przepisu art. 99 ust. 3 ustawy o VAT, który dotyczy kwartalnych rozliczeń bez stosowania metody kasowej (zob. punkt 3.1.2. w rozdziale 3). Zauważmy chociażby, że mały podatnik ma obowiązek stosować metodę kasową co najmniej 12 miesięcy, co w praktyce uznaje się za stosowanie jej przez 4 kwartały. Tymczasem przyjęcie rozwiązania opisanego w przykładzie będzie oznaczało, że chociaż podatnik rozliczy się za 4 kwartały, to tak naprawdę rozliczy się tylko za 10 miesięcy.

Pomimo tego, że niektóre urzędy skarbowe dopuszczają możliwość rozpoczęcia stosowania metody kasowej w trakcie kwartału, uważamy iż nie jest to praktyka prawidłowa. Podatnik musi bowiem pamiętać, iż w razie kłopotów z fiskusem to on poniesie odpowiedzialność za błędną decyzję (a uznanie, iż podatnik w rzeczywistości nie miał prawa do stosowania metody kasowej ze względu na błędny wybór okresu może pociągnąć za sobą poważne konsekwencje).

Dlatego też uważamy, iż podatnik rozpoczynający działalność w trakcie kwartału kalendarzowego, jeśli chce korzystać z metody kasowej, powinien dla własnego bezpieczeństwa finansowego oraz uniknięcia kłopotliwych sytuacji wybrać tę metodę od następnego pełnego kwartału kalendarzowego.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 r., Nr 54, poz. 535, ze zm.);
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. 2005 r., Nr 8, poz. 60, ze zm.)