Jak rozliczyć czas pracy pracowników?

Rozliczanie czasu pracy pracownika

Jeśli w okresie rozliczeniowym pracownik pracował dodatkowo, poza normalnym czasem pracy, to konieczne jest rozliczenie czasu pracy pracownika w celu ustalenia rekompensaty dodatkowo przepracowanych godzin.

Przypomnieć należy, że ustalanie i rozliczanie pracownikom czasu pracy należy do kompetencji pracodawcy, który jednak musi w tym zakresie stosować przepisy ochronne, zawarte w dziale szóstym Kodeksu pracy zatytułowanym „Czas pracy”. 

Jaką ewidencję czasu pracy trzeba prowadzić?

Rekompensata winna zostać ustalona na podstawie prowadzonej przez pracodawcę ewidencji czasu pracy. Pracodawca ma obowiązek prowadzić taką ewidencję w celu prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą. 

Karta ewidencji czasu pracy ma być prowadzona odrębnie dla każdego pracownika w zakresie obejmującym pracę w poszczególnych dobach, w tym: 

• pracę w niedziele i święta, 
• pracę w porze nocnej, 
• pracę w godzinach nadliczbowych, 
• pracę w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, 
• dyżury, 
• urlopy, 
• zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. 

W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji również czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. 

Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych. 

Jak rekompensuje się pracę nadliczbową?

Dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia za pracę przysługuje pracownikowi za pracę w godzinach nadliczbowych na dobę przypadających: 

• w nocy, 
• w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, 
• w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, 

  b)  dodatek 50% 

Dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia za pracę przysługuje pracownikowi za pracę w godzinach nadliczbowych na dobę przypadających w dni będące dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (w tym „robocze” niedziele i święta), z wyjątkiem pracy nadliczbowej w porze nocnej (za którą przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia). 
Dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia przysługuje również za pracę nadliczbową na dobę przypadającą w dzień wolny od pracy wynikający z rozkładu czasu pracy w 
przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy oraz w dni wolne od pracy równoważące podwyższenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin (w systemie równoważnego czasu pracy). 

Za pracę w godzinach nadliczbowych przekraczających jednocześnie normę dobową i tygodniową przysługuje tylko jeden dodatek do wynagrodzenia. 

  c)  czas wolny na wniosek pracownika 

Jeśli czas wolny jest udzielany na pisemny wniosek pracownika, to jest on udzielany w tym samym wymiarze co liczba przepracowanych godzin. W takiej sytuacji czas wolny może zostać udzielony także poza okresem rozliczeniowym, w którym wystąpiła praca w godzinach nadliczbowych. 

  d)  czas wolny bez wniosku pracownika 

Jeżeli czas wolny jest udzielany bez wniosku pracownika, to jest on udzielany w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin. W takiej sytuacji czas wolny musi zostać udzielony najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego. 

  e)  ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych 

W stosunku do pracowników wykonujących pracę stale pracę poza zakładem pracy dopuszczalne jest zastąpienie wynagrodzenia, wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych, ryczałtem. Wysokość tego ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi czasu pracy w godzinach nadliczbowych. 

Jak rozliczyć pracę w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy?

Dzień wolny rekompensuje pracownikowi pracę w tym dniu tylko w granicach dobowej normy czasu pracy, a więc do 8 godzin. Praca w tym dniu powyżej 8 godzin jest pracą w godzinach nadliczbowych na dobę i dlatego powinna zostać pracownikowi zrekompensowana jako praca w godzinach nadliczbowych, czyli dodatkiem do wynagrodzenia albo czasem wolnym od pracy. Dodatek do płacy za pracę nadliczbową na dobę w takim dniu wynosi 50% wynagrodzenia (jeśli jednak praca ta przypada w nocy, to pracownikowi przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia). 

Kodeks pracy nie określa szczególnych zasad rekompensowania pracy w dzień wolny od pracy wynikający z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, jeśli pracownikowi nie zostanie w zamian za pracę w tym dniu udzielony inny dzień wolny. Stąd też, jeżeli do tego dojdzie, to należy stosować ogólne reguły wynikające z przepisów o czasie pracy. Gdy nieudzielenie dnia wolnego w zamian za pracę w dzień wolny od pracy wynikający z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy spowoduje przekroczenie przeciętnej 40-godzinnej średniotygodniowej normy czasu pracy w okresie rozliczeniowym, to praca taka stanowi pracę nadliczbową. W takim przypadku pracownikowi przysługiwał będzie, oprócz normalnego wynagrodzenia za pracę, dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia. 

Jeśli zaś nieudzielenie dnia wolnego nie spowoduje przekroczenia przeciętnej 40-godzinnej tygodniowej normy czasu pracy, to pracownikowi przysługiwało będzie za pracę w tym dniu tylko normalne wynagrodzenie, bez dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. 

Jak należy rozliczyć pracę w niedziele i święta?

Pracownikowi wykonującemu pracę w niedzielę pracodawca jest obowiązany zapewnić w zamian inny dzień wolny od pracy w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli. Jeśli nie jest możliwe wykorzystanie dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w niedzielę w tym terminie - pracownikowi przysługuje dzień wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego.

Natomiast pracownikowi wykonującemu pracę w święto pracodawca jest obowiązany zapewnić w zamian inny dzień wolny od pracy w ciągu okresu rozliczeniowego. Jeżeli wykorzystanie dnia wolnego w tym terminie nie jest możliwe, to pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100% za każdą godzinę pracy w święto.

Dzień wolny rekompensuje pracownikowi pracę w tym dniu w granicach dobowej normy czasu pracy, a więc do 8 godzin. Praca w tym dniu powyżej 8 godzin jest pracą w godzinach nadliczbowych na dobę i dlatego powinna zostać pracownikowi zrekompensowana jako praca w godzinach nadliczbowych, czyli dodatkiem do wynagrodzenia albo czasem wolnym od pracy. Dodatek za pracę nadliczbową na dobę w wolną niedzielę i święto wynosi 100% wynagrodzenia. 

W przypadku braku możliwości udzielenia dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w niedzielę do końca okresu rozliczeniowego – pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100% za każdą godzinę pracy w niedzielę. Również gdy wykorzystanie dnia wolnego w zamian za pracę w święto nie jest możliwe do końca okresu rozliczeniowego - pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100% za każdą godzinę pracy w święto. 

Powyższe zasady stosuje się niezależnie od tego, czy praca w niedzielę bądź święto wynika z rozkładu czasu pracy pracownika, ani od tego, czy była to praca z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy albo konieczności prowadzenia akcji ratowniczej lub usunięcia awarii. 

Do pracy w święto przypadające w niedzielę stosuje się przepisy dotyczące pracy w niedzielę. 

Jak rekompensuje się dyżury?

Za czas dyżuru pracownikowi przysługuje w pierwszej kolejności czas wolny od pracy w wymiarze odpowiadającym długości dyżuru. Dopiero w razie braku możliwości udzielenia czasu wolnego - wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną (a jeśli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia). 

Jednak rekompensata za czas dyżuru nie przysługuje: 

• jeśli dyżur był pełniony w domu, 
• pracownikom zarządzającym w imieniu pracodawcy zakładem pracy – niezależnie od miejsca pełnienia dyżuru. 

Jak rekompensuje się pracę nadliczbową kadry kierowniczej?

Za "pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy" uznaje się pracowników kierujących jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępców lub pracowników wchodzących w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy oraz głównych księgowych. Szczególne regulacje w zakresie rekompensowania pracy nadliczbowej dotyczą także kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych. 

Pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy i kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych wykonują, w razie konieczności, pracę poza normalnymi godzinami pracy - bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. 

Jednak kierownikom wyodrębnionych komórek organizacyjnych za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w niedzielę i święto przysługuje prawo do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych, jeśli w zamian za pracę w takim dniu nie otrzymali innego dnia wolnego od pracy. 

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 1666, z późn. zm.) - art. 149 § 1, art. 151[1] i art. 151[2], art. 151[3], art. 151[4], art. 151[11] i art. 151[12] oraz art. 151[5] § 3 i 4. 
• rozporządzenie MPiPS z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) - § 8 pkt 1;
• ustawa z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz.U. Nr 4, poz. 28,  z późn. zm.).

A.J.
Zespół e-prawnik.pl