Negocjacje z ogłoszeniem - tryb udzielania zamówień publicznych (stan prawny obowiązujący do dnia 24 maja 2006 r.)

Negocjacje z ogłoszeniem podobnie jak każdy tryb, inny niż przetarg nieograniczony lub przetarg ograniczony może być stosowany jeżeli zostaną spełnione ustawowe przesłanki zastosowania trybu. Może on być stosowany w sytuacjach wyjątkowych, głównie z uwagi na charakter i specyfikę przedmiotu zamówienia. Ma to miejsce przede wszystkim w sytuacjach, gdy rozpoczynając postępowanie zamawiający nie jest w stanie dokładnie określić przedmiotu zamówienia lub innych parametrów odnoszących się do przedmiotu zamówienia, np. technologii, stosowanych rozwiązań. I tak zamawiający może udzielić zamówienia w trybie negocjacji z ogłoszeniem, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z okoliczności:

1. w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione;

2. w wyjątkowych sytuacjach, gdy przedmiotem zamówienia są roboty budowlane lub usługi, których charakter lub związane z nimi ryzyko uniemożliwia wcześniejsze dokonanie ich wyceny;

3. nie można z góry określić szczegółowych cech zamawianych usług w taki sposób, aby umożliwić wybór najkorzystniejszej oferty;

4. przedmiotem zamówienia są roboty budowlane prowadzone wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych, a nie w celu zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów badań lub rozwoju;

5. wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60 000 euro.

Jak przebiega tryb negocjacji z ogłoszeniem?

W trybie negocjacji z ogłoszeniem można wyróżnić trzy etapy - kwalifikację wykonawców, negocjacje oraz składanie ofert. W pierwszym etapie negocjacji z ogłoszeniem można wyróżnić następujące elementy:

1. Ogłoszenie o zamówieniu

2. Składanie wniosków o dopuszczenie do udziału w w negocjacjach z ogłoszeniem.

3. Zaproszenie do negocjacji.

ad. 1 .Tryb negocjacji z ogłoszeniem formalnie rozpoczyna się w dniu publikacji ogłoszenia. Dniem, w którym formalnie następuje wszczęcie postępowania jest dzień publikacji ogłoszenia o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego oraz na stronie internetowej. Więcej na temat tego co powinno zawierać ogłoszenie możesz dowiedzieć się po przeczytaniu porady: Ogłoszenia w zamówieniach publicznych - warunek ważnego postępowania

ad. 2. Wykonawcy, którzy zapoznali się z treścią ogłoszenia o zamówieniu składają wnioski o dopuszczenie do udziału w negocjacjach z ogłoszeniem. Termin składania wniosków wyznacza zamawiający. Nie ma on jednak pełnej swobody w tym zakresie, ponieważ ustawa określa minimalne długości terminów składania wniosków, które uzależnione są od wartości zamówienia. I tak, jeżeli wartość zamówienia:

• nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 60.000 euro zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu wyznacza termin składania wniosków z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie wymaganych dokumentów, z tym że termin ten nie może być krótszy niż 15 dni od dnia ogłoszenia.

• przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 euro, termin składania wniosków nie może być krótszy niż 37 dni od dnia przekazania ogłoszenia Prezesowi Urzędu,

• dla robót budowlanych przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 5 000 000 euro, a dla dostaw lub usług - 130 000 euro, termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w negocjacjach z ogłoszeniem nie może być krótszy niż 37 dni od dnia przekazania Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich ogłoszenia o zamówieniu.

Wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w przetargu ograniczonym wykonawca składa oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, a jeżeli zamawiający żąda dokumentów potwierdzających spełnianie warunków, również te dokumenty.

Kwalifikacja do negocjacji w trybie negocjacji z ogłoszeniem odbywa się właśnie na podstawie warunków udziału w postępowaniu i dołączonych przez wykonawców dokumentów i oświadczeń. Zamawiający zaprasza do negocjacji wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu. Jednak zamawiający nie może zaprosić do negocjacji większej liczby wykonawców niż określoną w ogłoszeniu. Jeżeli liczba wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu jest większa od liczby określonej przez zamawiającego w ogłoszeniu, zamawiający przygotowuje swoistego rodzaju ranking wykonawców. W takiej sytuacji zamawiający zaprasza do składania ofert wykonawców, którzy otrzymali najwyższą ocenę spełniania tych warunków. Jeżeli zaś liczba wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu jest mniejsza od liczby określonej w ogłoszeniu, zamawiający zaprasza negocjacji wszystkich wykonawców, którzy spełniają warunki udziału.

Ad 3. Jeżeli zostaną już wyłonieni wykonawcy, którzy mają zostać zaproszeni do negocjacji, zamawiający wysyła do nich zaproszenie do negocjacji. Wraz z tym zaproszeniem zamawiający przekazuje specyfikację istotnych warunków zamówienia.

Negocjacje

Zaproszenie do negocjacji kończy pierwszy etap postępowania. Drugim etapem są negocjacje. Mają one charakter poufny. Żadna ze stron nie może bez zgody drugiej strony ujawnić informacji technicznych i handlowych związanych z negocjacjami.

W trakcie prowadzonych negocjacji, zamawiający może przekazywać wykonawcom różnego rodzaju dokumenty, wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia, informacje związane z negocjacjami. Pamiętać wszak należy, iż wszelkie wymagania dokumenty itp. powinny być przekazywane wykonawcom na równych zasadach. Nie jest zatem dozwolone, aby określone wymagania czy dokumenty otrzymali tylko niektórzy wykonawcy, a inny zostali pominięci, przez co wykonawcy ci znaleźliby się w gorszej sytuacji. Takie zachowanie zamawiającego należałoby zakwalifikować jako naruszające zasadę równości i uczciwej konkurencji.

Przedmiotem negocjacji mogą być wszelkie postanowienia przyszłej umowy, a także odnoszące się do przedmiotu zamówienia. Zamawiający może natomiast przed zaproszeniem do składania ofert dokonać zmiany będących przedmiotem negocjacji wymagań technicznych i jakościowych dotyczących przedmiotu zamówienia oraz warunków umowy w sprawie zamówienia publicznego określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a także zmienić kryteria oceny ofert oraz ich znaczenie. Wyliczenie to ma charakter zamknięty, co oznacza, że zamawiający nie może dokonać zmiany innych warunków postępowania.

Składanie ofert

Zamawiający ma obowiązek zaprosić do składania ofert wszystkich wykonawców, z którymi prowadził negocjacji. W zaproszeniu do składania ofert zamawiający informuje wykonawców o:

1. dniu i miejscu opublikowania ogłoszenia o zamówieniu,

2. dokonanych zmianach specyfikacji istotnych warunków zamówienia;

3. miejscu i terminie składania oraz otwarcia ofert;

4. obowiązku wniesienia wadium;

5. terminie związania ofertą.

Zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie oferty, z tym że termin ten nie może być krótszy niż 10 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert.

Dalsza część postępowania przetargowego przebiega tak samo jak w przetargu nieograniczonym. Oferty ostateczne nie mogą być przedmiotem jakichkolwiek negocjacji między zamawiającym a oferentami. Zamawiający może jedynie zwracać do wykonawców o udzielenie wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert.

Pamiętaj, że:

• Zamawiający obowiązany jest wskazać w ogłoszeniu liczbę wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do skladania ofert. Liczba ta nie może być mniejsza niz 5, a jeżeli wartość zamówienia na roboty budowlane przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 10 000 000 euro, a na dostawy lub usługi - 5 000 000 euro, nie mniejsza niż 7.

• Jeżeli wartość zamówienia na roboty budowlane przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 10 000 000 euro, a na dostawy lub usługi - 5 000 000 euro, zastosowanie trybu negocjacji z ogłoszeniem wymaga uprzedniej zgody Prezesa Urzędu, wyrażonej w drodze decyzji administracyjnej.

• Celem negocjacji jest uzyskanie jak największej wiedzy na temat przedmiotu zamówienia a nie wyłonienie najkorzystniejszej oferty,

• Jeżeli wartość zamówienia przekracza równowartość 60.000 euro, zamawiający ma obowiązek żądać od wykonawców wniesienia wadium. Jeżeli wartość zamówienia nie przekracza tej kwoty, zamawiający może żądać od wykonawców wniesienia wadium.

• Tryb negocjacji z ogłoszeniem mogą również stosować niezależnie od zaistnienia ustawowych przesłanek podmioty działające w tzw. sektorach użyteczności publicznej.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. 2004 r., Nr 19, poz. 177).