Szczególne tryby postępowania - negocjacje, zapytanie o cenę a zamówienie z wolnej ręki (stan prawny obowiązujący do 1 marca 2004 r.)

To samo dotyczy wszelkich wymagań, wyjaśnień i informacji niezbędnych do przygotowania oferty.

Po przeprowadzonych i zakończonych negocjacjach zamawiający zwraca się z zaproszeniem do składania ofert. Zaproszenie musi być skierowane do wszystkich dostawców i wykonawców, z którymi prowadzone były negocjacje. Dlatego fakt prowadzenia negocjacji powinien być należycie udokumentowany, aby stwierdzić, że zamawiający nie naruszył ustawy nie zwracając się do jakiegoś dostawcy lub wykonawcy.

Zamawiający zapraszając do składania ofert ma prawo dokonać zmian w zakresie wymagań technicznych i jakościowych określonych wcześniej oraz dokonać zmiany kryteriów oceny ofert. Zamawiający powinien również w zaproszeniu określić miejsce i termin składania ofert.

Dalsza część postępowania przebiega podobnie jak w przetargu nieograniczonym. Dostawcy lub wykonawcy składają oferty, a po upływie terminu składania ofert, zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą.

Jak przebiega postępowanie prowadzone w trybie zapytania o cenę?

Zapytanie o ocenę jest najprostszym konkurencyjnym trybem udzielania zamówienia publicznego. Może być stosowane, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawcy rzeczy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych. Tryb ten został pomyślany tak, aby najprostsze zamówienia mogły być udzielane w najprostszym postępowaniu. Przedmiotem zamówienia w tym trybie mogą być wyłącznie dostawy rzeczy lub usługi o ustalonych standardach jakościowych. Chodzi tu o powszechnie świadczone usługi, których standardy zostały w obrocie ustalone i zamawiający nie musi ich szczegółowo określać. Oferowane przed dostawców lub wykonawców rzeczy lub usługi muszą być ze sobą porównywalne, tak aby jedynym różnicującym je czynnikiem mogła być cena. Nie może być natomiast przedmiotem zapytania dostawa praw. Ponadto zapytanie o cenę nie może być stosowane, jeżeli wartość przedmiotu zamówienia przekracza 130.000 euro.

Zapytanie o cenę polega na skierowaniu do dostawców lub wykonawców pytania o cenę zamawianych dostaw lub usług. Należy jednak zwrócić uwagę na to, że liczba dostawców (wykonawców), do których zamawiający zwróci się z pytaniem musi zapewnić konkurencję i nie może być mniejsza od czterech.

Z drugiej jednak strony zamawiający wybierając kontrahentów musi czuwać, aby ich liczba nie wpływała na sprawny przebieg postępowania.

Zamawiający rozpoczyna postępowanie kierując do dostawców lub wykonawców zapytanie o cenę usług lub będących przedmiotem zamówienia dostaw rzeczy. Jeżeli wartość zamówienia przekracza równowartość kwoty 30.000 euro, zapytanie o cenę powinno zawierać:

1) określenie przedmiotu zamówienia, łącznie z wyszczególnieniem wszelkich dodatkowych usług, które mają być wykonane w ramach umowy,
2) informację o dokumentach, jakie mają dostarczyć dostawcy i wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia wymaganych warunków,
3) określenie terminu wykonania umowy,
4) opis odpowiednich części zamówienia, jeżeli dopuszczalne jest składanie ofert częściowych,
5) określenie miejsca i terminu składania ofert,
6) wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli zamawiający wymaga jego wniesienia.

Na podstawie otrzymanych zapytań o cenę dostawcy lub wykonawcy przedkładają zamawiającemu odpowiedź określającą cenę, która jest jednocześnie wiążącą ofertą. Każdy z dostawców lub wykonawców może zaproponować wyłącznie jedną cenę. Ponieważ w trybie tym zabronione są jakiekolwiek negocjacje w sprawie ceny, zaproponowanie więcej niż jednej ceny skutkować będzie odrzuceniem oferty. Jeżeli dwie lub więcej ofert będzie proponować taką samą cenę, nie ma możliwości wybrania oferty najkorzystniejszej. W takiej sytuacji zamawiający ma obowiązek zwrócić się do oferentów, którzy oferty o jednakowej cenie, aby złożyli oferty dodatkowe. Jeżeli i to nie przyniesie skutku, zamawiający powinien unieważnić postępowanie.

W trybie zapytania o cenę jedynym kryterium oceny ofert może być cena. Dlatego za ofertę najkorzystniejszą może być wybrana jedynie oferta o najniższej cenie. Jeżeli wartość szacunkowa zamówienia przekracza równowartość kwoty 30.000 euro, zamawiający zawiadamia niezwłocznie o wyborze oferty pozostałych oferentów, wskazując nazwę i siedzibę tego, którego ofertę wybrano, oraz cenę najkorzystniejszej oferty.

Jak toczy się postępowanie prowadzone w trybie zamówienia z wolnej ręki?

Zamówienie z wolnej ręki jest szczególnym trybem udzielania zamówienia publicznego, w którym zamawiający udziela zamówienia po rokowaniach tylko z jednym dostawcą lub wykonawcą.

Użyty w definicji zwrot „rokowania” należy interpretować zgodnie z jego znaczeniem obowiązującym na gruncie prawa cywilnego (obecnie - negocjacje). Jednak odmiennie niż to jest na gruncie prawa cywilnego umowa nie zostaje zawarta z chwilą gdy strony dojdą do porozumienia co do wszystkich postanowień umowy, które były objęte rokowaniami. Na gruncie zamówień publicznych umowa zostaje zawarta z chwilą wyrażenia woli zawarcia umowy na piśmie, a więc z chwilą podpisania jej przez obie strony.

Zamówienie z wolnej ręki jest jedynym niekonkurencyjnym trybem, w którym może być udzielone zamówienie publiczne. Z tego powodu zamawiający może skorzystać z trybu zamówienia z wolnej ręki jedynie w przypadkach wskazanych w ustawie. Jako wyjątek od zasady udzielania zamówień w trybach konkurencyjnych, przesłanki wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki powinny być interpretowane w sposób ścisły i zabroniona jest ich interpretacja rozszerzająca.

W przypadku zastosowania zamówienia z wolnej ręki możliwe jest w określonych przypadkach odstąpienie od stosowania niektórych przepisów. Otóż możliwe to jest w jednej z sytuacji uzasadniającej zastosowanie zamówienia z wolnej ręki, a więc jeżeli z przyczyn technicznych lub także z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów dostawę lub usługę można uzyskać tylko od jednego dostawcy lub wykonawcy, a przedmiotem zamówienia są:

1) dostawy energii elektrycznej, cieplnej, wody lub gazu,
2) usługi odbioru ścieków,
3) powszechne usługi pocztowe,
4) usługi przewozu kolejowego,
5) zakup nieruchomości na realizację celów publicznych ujętych w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego

W takich przypadkach zamawiający nie stosuje przepisów o obowiązkowych przesłankach wykluczenia oferentów, o obowiązku składania oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków podmiotowych. W takich przypadkach zamawiający nie ma również obowiązku uzyskiwania zatwierdzenia wyboru trybu, jeżeli wartość zamówienia publicznego przekracza równowartość 30.000 euro.

Pamiętaj, że:

• wybór trybu postępowania jest decyzją zamawiającego i nie podlega kwestionowaniu przez dostawców i wykonawców, którzy nie mogą na tę czynność wnieść protestu,
• liczba ofert złożonych w trybie negocjacji z zachowaniem konkurencji może być mniejsza niż liczba dostawców lub wykonawców, z którymi prowadzone były negocjacje.

  Jednak do ważności postępowania liczba ofert niepodlegających odrzuceniu nie może być mniejsza niż dwie.

• zamawiający dokonując wyboru trybu innego niż przetarg nieograniczony obowiązany jest uzyskać zatwierdzenie wyboru trybu, które wydawane jest przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, jeżeli wartość przedmiotu zamówienia przekracza równowartość kwoty 200.000 euro (a w przypadku wyboru zamówienia z wolnej ręki 30.000 euro).
• w trybie zamówienia z wolnej ręki nie może równocześnie prowadzić rokowań z dwoma lub więcej oferentami.
• W dniu 2 marca 2004 r. ustawa z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych utraciła moc, na skutek wejścia w życie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych ( Dz. U. z 2002 r. Nr 72 poz. 664 ze zm.).