Jak prawidłowo udokumentować koszty związane z przychodami Spółki a ponoszone w związku z działalnością (...)
Jak prawidłowo udokumentować koszty związane z przychodami Spółki a ponoszone w związku z działalnością przedstawicielstwa w Moskwie
- uznając, że zażalenie nie zasługuje na uwzględnienie utrzymuje się w mocy postanowienie organu pierwszej instancji.
Uzasadnienie
Pismem z dnia 26 kwietnia 2007r. Podatnik zwrócił się do Naczelnika Urzędu Skarbowego o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego.
Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Podatnik powołał przedstawicielstwo w Moskwie w celu jego reprezentowania oraz prowadzenia działalności marketingowej i promocyjnej na jego rzecz, a także zbierania informacji dotyczących analizy sytuacji ekonomicznej w interesujących go sektorach gospodarczych pod kątem rozważanych potencjalnych inwestycji w Rosji. Przedstawicielstwo będzie zasilane przez niego w środki na pokrycie kosztów niezbędnych do realizacji postawionych zadań. Koszty te związane są z przychodami Podatnika i w zdecydowanej większości będą kosztami uzyskania przychodów. Zgodnie z przepisami prawa Federacji Rosyjskiej przedstawicielstwo jest zobowiązane do przechowywania oryginałów wszystkich dokumentów dotyczących wydatków ponoszonych przez przedstawicielstwo i prowadzenia ewidencji księgowej zgodnie z przepisami prawa rosyjskiego obowiązującego w tym zakresie.
W związku z tym powstała wątpliwość, jak prawidłowo udokumentować koszty związane z przychodami Podatnika a ponoszone w związku z działalnością przedstawicielstwa w Moskwie.
Zdaniem Podatnika zgodnie z orzecznictwem sądów administracyjnych podatnik ma możliwość wszelkimi dostępnymi dowodami wykazać, że określony wydatek ? będący kosztem ? został faktycznie poniesiony. Wystarczającym i prawidłowym w przedmiotowej sprawie będzie udokumentowanie faktu poniesienia wydatku na rzecz przedstawicielstwa przelewami bankowymi, natomiast sposobu wydatkowania tych środków przez przedstawicielstwo zestawieniami kosztów sporządzonymi przez przedstawicielstwo i zweryfikowanymi w siedzibie firmy w zakresie związku z przychodami Podatnika na podstawie kopii dokumentów źródłowych. Oryginały dowodów księgowych dotyczących działalności przedstawicielstwa przechowywane będą w przedstawicielstwie (zgodnie z wymogami prawa miejscowego). W przypadku konieczności okazania oryginałów dowodów źródłowych polskim organom podatkowym, Podatnik sprowadzi je do siedziby i okaże w rozsądnym możliwym do zachowania terminie, co najmniej 14-stu dni.
Postanowieniem z dnia 24 lipca 2007r. nr DP/423-0076/07/AK Naczelnik Urzędu Skarbowego stwierdził, że stanowisko przedstawione we wniosku nie jest prawidłowe. W uzasadnieniu przedmiotowego postanowienia wskazał, że do wszystkich kosztów, w tym również ponoszonych poza granicami kraju w związku z funkcjonowaniem zagranicznego przedstawicielstwa podatnik stosuje polskie regulacje prawne.
W konsekwencji operacje gospodarcze, z których podatnik wywodzi skutki w postaci zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów muszą mieć potwierdzenie we właściwych dowodach. Polskie przepisy podatkowe nie przewidują możliwości realizacji uprawnienia polegającego na zaliczeniu wydatku do kosztów uzyskania przychodów na podstawie dowodów jedynie uprawdopodabniających fakt nabycia usług bądź towarów, w tym w oparciu o kserokopie faktur. Zatem koszty związane z przychodami Podatnika a ponoszone w związku z działalnością przedstawicielstwa w Moskwie należy udokumentować oryginałami zewnętrznych dowodów źródłowych, bowiem kserokopiom faktur dokumentujących nabycie towarów i usług nie można nadać przymiotu dowodów dokumentujących fakt poniesienia kosztów dla celów podatkowych.
Podatnik korzystając z przysługującego prawa wniósł zażalenie, w którym podniósł, że w przedmiotowej sprawie istota nie polega na tym, że wydatki ponoszone na przedstawicielstwo nie będą dokumentowane oryginałami dowodów źródłowych, ale na tym, iż Podatnik nie ma faktycznej możliwości przechowywania tych dokumentów w jej siedzibie z uwagi na przepisy prawa miejsca położenia przedstawicielstwa. W jego ocenie ? mając na uwadze treść art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnym wystarczającym i prawidłowym jest w przedmiotowej sprawie udokumentowanie faktu poniesienia wydatku na rzecz przedstawicielstwa przelewami bankowymi, natomiast sposobu wydatkowania tych środków przez przedstawicielstwo zestawieniami kosztów sporządzonymi przez przedstawicielstwo i zweryfikowanymi w siedzibie firmy w zakresie związku z przychodami Podatnika na podstawie kopii dokumentów źródłowych.
Dyrektor Izby Skarbowej w Gdańsku po rozpatrzeniu zażalenia stwierdza, co następuje:
Zgodnie z art.15 ust.1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
W myśl postanowień art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992r. ? podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
Odrębne przepisy zostały zawarte w ustawie z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Stosownie do postanowień art. 20 ust. 2 tej ustawy podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej 'dowodami źródłowymi':
- zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
- zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
- wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Jeżeli zagraniczne przedstawicielstwo polskiego podatnika nie stanowi zakładu zgodnie z treścią stosownej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania to koszty związane z jego funkcjonowaniem winny być rozliczane zgodnie z polskimi regulacjami podatkowymi.
Biorąc pod uwagę przywołane regulacje a także przedstawiony we wniosku stan faktyczny - Dyrektor Izby Skarbowej za nieprawidłowe uznaje stanowisko Podatnika wyrażone we wniosku.
Przelew bankowy nie jest bowiem dowodem poniesienia wydatku na rzecz przedstawicielstwa.
W pierwszej kolejności należy stwierdzić, że z tytułu powołania przedstawicielstwa Podatnik może ponosić wydatki związane z jego funkcjonowaniem a nie na jego rzecz. Przedstawicielstwo nie jest bowiem na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych odrębnym od Podatnika podmiotem.
Ponadto przelew bankowy jest wyłącznie dyspozycją przemieszczenia środków pieniężnych pomiędzy dwoma rachunkami (w tym przypadku tego samego podmiotu). Środki te mogą pozostawać na rachunku, na który zostały przelane, mogą być podjęte do kasy lub zostać przelane na rachunki innych podmiotów celem uregulowania zobowiązań.
W tym zakresie Dyrektor Izby Skarbowej podziela stanowisko Naczelnika Urzędu Skarbowego wyrażone w uzasadnieniu postanowienia z dnia 24.07.2007r., że koszty związane z przychodami Podatnika a ponoszone w związku z działalnością przedstawicielstwa w Moskwie należy udokumentować oryginałami zewnętrznych dowodów źródłowych.
Jednocześnie zauważa, że Podatnik na udokumentowanie poniesionych w związku z funkcjonowaniem przedstawicielstwa kosztów posiada oryginały zewnętrznych dowodów źródłowych, co wynika ze stanu faktycznego przedstawionego we wniosku.
W złożonym zażaleniu Podatnik podniósł, że w przedmiotowej sprawie istota nie polega na tym, że wydatki ponoszone na przedstawicielstwo nie będą dokumentowane oryginałami dowodów źródłowych, ale na tym, iż Podatnik nie ma faktycznej możliwości przechowywania tych dokumentów w jej siedzibie z uwagi na przepisy prawa miejsca położenia przedstawicielstwa.
Zgodnie z art. 14b § 5 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. ? Ordynacja podatkowa ( Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm. ) ? w stanie prawnym obowiązującym do 30.06.2007r. - organ odwoławczy w drodze decyzji zmienia albo uchyla postanowienie, o którym mowa w art. 14a § 4 jeżeli uzna, że zażalenie wniesione przez podatnika zasługuje na uwzględnienie. Rolą organu odwoławczego jest więc ocena zgodności z przepisami prawa podatkowego postanowienia Naczelnika Urzędu Skarbowego wydanego podatnikowi w jego indywidualnej sprawie, przy czym zakres tej oceny ograniczony jest do stanu faktycznego przedstawionego w złożonym przez podatnika wniosku.
Z treści zapytania oraz stanowiska Podatnika wyrażonego we wniosku wynika , że jego wątpliwości budził sposób udokumentowania poniesionych na funkcjonowanie przedstawicielstwa wydatków, a nie miejsce przechowywania dokumentacji księgowej.
W postanowieniu z dnia 24.05.2007r. Naczelnik Urzędu Skarbowego odniósł się do kwestii sposobu udokumentowania wydatków nie rozstrzygając o kwestii miejsca przechowywania dokumentacji.
Dyrektor Izby Skarbowej rozpatrując zażalenie Podatnika nie może odnieść się do kwestii miejsca przechowywania dokumentacji ponieważ nie było to przedmiotem rozstrzygnięcia w postanowieniu z dnia 24.05.2007r.
Powołanie się w złożonym zażaleniu na fakt, że istota sprawy dotyczy miejsca przechowywania dokumentacji jest innym niż wynikającym z wniosku zapytaniem. Ocena stanowiska Podatnika związana z nowym zapytaniem może być dokonana przez organ podatkowy (od 01.07.2007r ? Minister Finansów) pod warunkiem, że będzie on przedmiotem odrębnego wniosku o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego
W tym stanie faktycznym i prawnym argumenty Podatnika zawarte w zażaleniu pozostają bez wpływu na stanowisko zajęte przez organ I instancji.