Kwestia ewidencjonowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zakupu materiałów biurowych, (...)

UZASADNIENIE

Pismem z dnia 29.06.2007 roku zwróciła się Pani do tut. Organu podatkowego z wnioskiem w sprawie udzielenia pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, w której nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że prowadzi Pani działalność gospodarcza w zakresie usług księgowych, korzysta z opodatkowania w formie zasad ogólnych i prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Wątpliwości Pani dotyczą ewidencjonowania w podatkowej księgi przychodów i rozchodów zakupu materiałów biurowych, książek tematycznych.

W związku z tym zwróciła się Pani z pytaniem czy prawidłowo, przedmiotowe zakupy księgowane są przez biuro w kolumnie 14 ( stary wzór) podatkowej księgi przychodów i rozchodów jako pozostałe wydatki.

Zdaniem Pani wydatki na zakup materiałów biurowych, tuszu, tonerów, papieru do drukarek, segregatorów należy zaewidencjonować w kolumnie 14 ( stary wzór księgi ) przychodów i rozchodów jako pozostałe koszty. W ocenie Pani materiały biurowe nie są materiałami pomocniczymi w rozumienie § 3 pkt 1 lit c rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów ponieważ nie oddają wykonanej usłudze swoich właściwości, a dodatkowym argumentem jest brak możliwości zinwentaryzowania ich ilościowo i wartościowo np. zużytego papieru czy tonera do drukarki.

Ustosunkowując się do przedstawionego stanu faktycznego tut. Organ informuje:

Stosownie do treści art. 24a ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych ( Dz. U. Nr 14, poz. 176 z 2000 r. z późn. zm. ) podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą, obowiązani do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, winni dokonywać w nich zapisów zgodnie z odrębnymi przepisami. W takim przypadku ma zastosowanie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów ( Dz. U. Nr 152 poz. 1475 z późn. zm. ), ostatnia zmiana ( Dz. U. z 2007 r. Nr 36, poz. 229 ). Zgodnie z wprowadzonymi uregulowaniami kolumna 13 przeznaczona jest do wpisywania pozostałych kosztów ( poza wymienionymi w kolumnach 10-12), przed zmianą była to kolumna 14 księgi przychodów i rozchodów.

Na podstawie unormowań zawartych w § 12 ust. 3 w/w rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi oprócz faktur VAT, dokumentów celnych, rachunków oraz faktur korygujących, odpowiadającym warunkom określonym w odrębnych przepisach, mogą być inne dowody wymienione w § 13 i 14 (dowody wewnętrzne), stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej, zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.

Wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów został określony w załączniku nr 1 do w/w rozporządzenia. W księdze, kolumny od 10 do 13 służą do ewidencjonowania operacji gospodarczych związanych z ponoszonymi kosztami. Zgodnie z pkt 10 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów kolumna 10 przeznaczona jest do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu. Definicja w/w pojęć została określona w § 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Za towary handlowe, materiały podstawowe i materiały pomocnicze stosownie do § 3 ww. rozporządzenia uważa się odpowiednio:
- towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym;
- materiałami / surowcami / podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu;
- materiałami pomocniczymi są materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości.

Z kolei pkt 13 wyżej cytowanych objaśnień stanowi, iż kolumna 13 przeznaczona jest do wpisywania pozostałych kosztów ( poza wymienionymi w kolumnach 10-12 ), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia. Jest to przykładowy katalog wydatków podlegających ujęciu o czym świadczy zapis 'w szczególności takie wydatki'.

W świetle powyższych przepisów materiały biurowe zużywane przy świadczeniu usług księgowych nie stanowią materiałów pomocniczych w rozumieniu § 3 pkt 1 lit. c w/w rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W ocenie tut. Organu wydatki związane z zakupem materiałów biurowych przy świadczeniu usług księgowych winny być ewidencjonowane w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów jako pozostałe wydatki.

Ponadto zgodnie z zapisem zawartym w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Zwrot 'w celu osiągnięcia przychodów' oznacza, że aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, to między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek tego typu, że poniesienie wydatku ma lub, zakładając racjonalnie, może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu bądź na funkcjonowanie źródła przychodu. Ciężar udowodnienia, że poniesiony wydatek ma związek z prowadzoną działalnością i został poniesiony w celu uzyskania przychodu - spoczywa na podatniku.

Biorąc powyższe pod uwagę postanowiono jak w sentencji.

Informuje się, że w myśl art. 14a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa powyższa informacja dotyczy przedstawionego w zapytaniu stanu faktycznego i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia. Interpretacja zgodnie z art. 14b § 1 i § 2 ustawy Ordynacja podatkowa nie jest wiążąca dla podatnika, płatnika lub inkasenta, wiąże natomiast organ podatkowy i organ kontroli skarbowej ? do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Od niniejszego postanowienia przysługuje prawo wniesienia zażalenia do Dyrektora Izby Skarbowej w Lublinie za pośrednictwem Naczelnika tut. Urzędu w terminie 7 dni od dnia doręczenia (art. 236 § 2 pkt 1 Ordynacji podatkowej).