Dotyczy zaliczenia w koszty uzyskania przychodu działalności gospodarczej diety oraz ryczałt za nocleg (...)

UZASADNIENIE

Wnioskiem z dnia 26 czerwca 2007 roku wystąpił Pan o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu stosowania prawa podatkowego w kwestii dotyczącej zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą diet oraz ryczałtu za nocleg przysługujących pracownikom z tytułu przebywania w podróży służbowej krajowej oraz zagranicznej właściciciela firmy a także faktury za hotel w związku z przebywaniem poza miejscowością zamieszkania.

Na podstawie przedstawionego stanu faktycznego stwierdzono, że prowadzi Pan pozarolniczą działalność gospodarczą w zakresie wykonywania usług transportu drogowego na terenie kraju oraz poza jego granicami. W zależności od zleceń wyjeżdża Pan w podróże trwające dłużej niż jeden dzień.

Wg Pana właściciel firmy przebywający w podróży służbowej krajowej lub zagranicznej może zaliczyć w koszty działalności gospodarczej kwoty diety i ryczałtu za nocleg w części nieprzekraczającej wysokości diety i ryczałtu za nocleg jaka przysługuje pracownikom z tytułu odbywania przez nich podróży służbowych. W koszty działalności gospodarczej zaliczyć może faktury za hotel.

Ustosunkowując się do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego należy zauważyć, że żadne przepisy prawa nie określają definicji podróży służbowej osoby prowadzącej działalność gospodarczą. W związku z powyższym organy podatkowe odnoszą się do pojęcia podróży służbowej pracowników zdefiniowanego w przepisach art. 775 § 1 Kodeksu pracy, jako wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Skoro w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w sposób zorganizowany Przedsiębiorca przemieszcza się w celu wykonywania działalności gospodarczej, to jego podróż jest podróżą służbową, w trakcie której może ponosić wydatki na podstawie faktur VAT.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowymod osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Z przytoczonej definicji wynikają następujące zasady, którymi powinien kierować się podatnik prowadzący działalność gospodarczą zaliczając wydatki z tytułu wyjazdu w ciężar kosztów:1. wydatek musi być związany z prowadzoną działalnością gospodarczą;2.wydatek musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu;3.wydatek nie może zaliczać się do grupy kosztów ustawowo nie uznanych za koszty uzyskania przychodu;4.wydatek został zaliczony do kosztów działalności w wysokości nie przekraczającej ustalonych limitów, o ile takie ustalone zostały dla danej grupy kosztów.Ciężar wykazania, iż poniesiony wydatek ma związek z prowadzoną działalnością, a także że został poniesiony w celu uzyskania przychodu spoczywa w podatniku.

Wyjątki od tej zasady wymienione są w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W ust. 1 pkt 52 tego artykułu wskazano, iż do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących ? w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Dla podróży krajowych jest to w rozporządzenie Ministra Pracy i PolitykiSpołecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.) a dla podróży zagranicznej to rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.)

Biorąc powyższe pod uwagę, skoro w ramach prowadzonej działalności gospodarczej przemieszcza się Pan jako kierowca w celu dostarczenia towaru (w kraju lub za granicą), to podróż Pana jest podróżą służbową i przysługuje Panu możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet w części nie przekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom jak i zwrot wydatków w formie ryczałtów za nocleg. Wydatki poniesione w ramach podróży służbowej dotyczące zakwaterowania w hotelach udokumentowane fakturą VAT także stanowią koszty uzyskania przychodu.

Z powyższego wynika, iż obie formy zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków poniesionych w ramach podróży służbowych na zakwaterowanie w hotelu są prawidłowe, jednakże nie mogą być stosowane jednocześnie. Właściciel firmy ponosząc takie wydatki winien wybrać i stosować tylko jedną z tych form rozliczania kosztów.

W związku z powyższym postanowiono jak w sentencji.