1. Czy mogę wliczać w koszty działalności gospodarczej, polegającej na kierowaniu pojazdem powierzonym (...)

• Czy mogę wliczać w koszty działalności gospodarczej, polegającej na kierowaniu pojazdem powierzonym (samochód ciężarowy) - diety na terenie kraju i za granicą i do jakiej kwoty?
• Do jakiej kwoty mogę wliczać paliwo używane w samochodzie osobowym, prywatnym (poj. 0,8 cm³), którym to muszę dojechać do miejsca pracy?
  
  

Zdaniem podatnika w powyższej kwestii zaliczenie w koszty:

• diet krajowych i zagranicznych,
• paliwa używanego w samochodzie osobowym prywatnym,stanowią one w całości koszty uzyskania przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej.
  
  

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że Pan Tomasz T. prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych wg:

• PKD 7450B - działalność jednoosobowych podmiotów gospodarczych prowadzących działalność gospodarczą wyłącznie na rzecz jednego podmiotu
• wpisu do Ewidencji Działalności Gospodarczej - transport powierzonym środkiem transportu (samochód ciężarowy).
  
  

Mając powyższe na uwadze tutejszy organ podatkowy uprzejmie informuje:

AD. 1
W ustawie z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych(Dz. U. z 2000 r. Nr 14. poz. 176 z późn. zm.) ustawodawca dopuszcza możliwość zaliczenia dokosztów uzyskania przychodów wartości diet.W myśl przepisów art. 23 ust. 1 pkt 52 w/w ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodówwartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób znimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom.określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowych określa, wydane napodstawie art. 77,5 § 2 Kodeksu pracy, rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia19 grudnia 2002 r.:

• W przypadku podróży krajowej - w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.)
• W przypadku podróży zagranicznej - w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju {Dz. U. Nr 236. poz. 1991 z późn. zm.).
  
  

Definicję podróży służbowej zawiera art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy.Zgodnie z przepisami w/w artykułu, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Z tytułu podróży służbowej przysługują pracownikowi należności takie jak:

• diety,
• zwrot kosztów:

? przejazdów,
? noclegów,
? dojazdów środkami komunikacji miejskiej,
? innych udokumentowanych wydatków.

Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej.

Zgodnie z art. 3 Kodeksu pracy - pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników.

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w zakresie - świadczeniausług transportu samochodowego, który stanowi istotę tej działalności, brak jestuzasadnienia dla przyjęcia, iż wykonywanie przez te osoby zadań poza miejscowością podanąw zgłoszeniu o dokonanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, wiąże się z odbyciempodróży służbowej.

Mając na uwadze powyższe, świadczenie usług transportowych w ramach wykonywanej przezprzedsiębiorcę działalności gospodarczej, stanowi przedmiot działalności gospodarczej, usługi takienie są podróżą służbowa, brak jest bowiem stałego miejsca wykonywania działalności.W konsekwencji, jeżeli przedsiębiorca nie odbywa podróży służbowej, nie można mówić o dietach.W związku z tym nie przysługuje prawo zaliczenia w koszty uzyskania przychodów wartości diet.

Do osób tych nie ma też zastosowania w/w rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r., gdyż dotyczy ono pracowników, a osoba prowadząca działalność gospodarczą nie jest pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy.

Natomiast pozostałe wydatki związane z wyjazdami na terenie kraju lub poza jego granicami faktycznie poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, np. opłata za pobyt w hotelu udokumentowana fakturą lub rachunkiem, zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejskiej mogą być bezpośrednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w oparciu o art. 22 ust. 1 wyżej cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Podatnik świadczący usługi transportowe musi uprawdopodobnić celowość wydatków związanych z tym wyjazdem, stosownie bowiem do art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, pod warunkiem, że będą one odpowiednio udokumentowane, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 23 ust. 1 wyżej powołanej ustawy, które nie stanowią takich kosztów.

Reasumując powyższe, świadczenie przez Pana usług transportowych jako kierowca samochodowy powierzonym samochodem ciężarowym na terenie kraju lub poza jego granicami w ramach działalności gospodarczej prowadzonej na własny rachunek bez zatrudnienia pracowników, ze względu na specyfikę prowadzonej działalności gospodarczej - czynności związane z realizacją tychże usług i wiążące się z nimi wyjazdy krajowe i zagraniczne - należą do istoty prowadzonej działalności gospodarczej we własnym imieniu i nie mogą być traktowane jako podróże służbowe, a w związku z tym nie przysługuje prawo zaliczenia w koszty uzyskania przychodów diet z tytułu prowadzonej tego rodzaju działalności gospodarczej.

AD. 2
Zgodnie z regulacją zawartą w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. opodatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) osobaprowadząca działalność gospodarczą, będąca właścicielem samochodu osobowego, niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodówponiesione wydatki z tytułu używania takiego samochodu do celów prowadzonej działalnościjedynie do wysokości wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegupojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przezwłaściwego ministra. Stawki za 1 km przebiegu pojazdu ustalane sana podstawie rozporządzenia z dnia 25.03.2002 r. Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych i motocykli nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn.zm.).

Stawki dla samochodów osobowych od 1 marca 2004 r. wynoszą:

Stawka za 1 km przebiegu samochodu osobowego:

• o poj. skok. silnika do 900 cm³ 0,4894 zł,
• o poj. skok. silnika pow. 900 cm ³ 0,7846 zł.
  
  

W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu, podatnik jest obowiązany do prowadzeniaewidencji przebiegu pojazdu, zgodnie z dyspozycją art. 23 ust. 5 w/w ustawy.Stosownie do art. 23 ust. 5 ustawy , prowadzenie ewidencji jest warunkiem koniecznym zaliczeniawydatków związanych z eksploatacją samochodu niestanowiącego środka trwałego do kosztówuzyskania przychodów, a brak tej ewidencji pozbawia podatnika tejmożliwości.

W art. 23 ust. 7 ustawy określony jest zakres informacji, które ewidencja przebiegu pojazdupowinna zawierać, są to:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu.
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 km przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
  
  

Ewidencja przebiegu pojazdu służy wyłącznie do ustalenia limitu wydatków związanych z używaniem w działalności gospodarczej prywatnego samochodu osobowego, powyżej którego przedmiotowe wydatki nie stanowią już kosztów uzyskania przychodów. Wymieniona ewidencja nie stanowi natomiast dowodu faktycznego poniesienia wydatków na paliwo, oleje, smary, bieżące naprawy lub inne wydatki związane z bieżącą eksploatacją pojazdu. Dowodem poniesienia przedmiotowych wydatków, związanych z używaniem w działalności gospodarczej samochodu osobowego, są w tym wypadku faktury, rachunki, dowody zapłaty ubezpieczenia , bilety parkingowe itp..

Zasady dokumentowania wydatków zaliczanych w ciężar kosztów uzyskania przychodów (w przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów) określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 zpóźn. zm.).

Zgodnie z § 12 ust. 3 w/w rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są:

• faktury (odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach) lub
• inne dowody wymienione w § 13 i § 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.
  
  

Kwota wynikająca z ewidencji, ustalona w oparciu o iloczyn przejechanych kilometrów w danymmiesiącu i odpowiedniej stawki za kilometr przebiegu, wyznacza limit wydatków, które możnazaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Do kosztów można zaliczyć tylko faktycznieponiesione i właściwie udokumentowane wydatki w związku z używaniem do działalnościgospodarczej prywatnego samochodu osobowego.Aby wydatek poniesiony na eksploatację samochodu mógł być uznany za koszt uzyskaniaprzychodu, musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy tym wydatkiem a osiągniętymprzychodem.
Przykładowymi wydatkami, które mogą spełnić ten warunek, są wydatki na zakup paliwa, wymianęoleju, ubezpieczenie pojazdu, opłaty parkingowe.

Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.Zgodnie z ust. 14 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów (stanowiących wraz ze wzorem tej księgi załącznik nr 1 do w/w rozporządzenia) wydatki z tytułu używania prywatnego samochodu, stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika, należy wpisywać w kolumnie 14 po zakończeniu miesiąca , na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu.

Reasumując powyższe, należy stwierdzić, iż wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu osobowego podatnika dla potrzeb działalności gospodarczej prowadzonej przy użyciu powierzonego pojazdu (samochód ciężarowy), mogą stanowić koszty uzyskania przychodów z tej działalności - podlegające zaewidencjonowaniu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, przy spełnieniu następujących warunków:

• Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca; w razie braku tej ewidencji, przedmiotowe wydatki nie stanowią kosztu uzyskania przychodu, zgodnie z art. 23 ust. 5 w/w ustawy.
• Posiadanie faktur dokumentujących faktyczne poniesienie wydatków przez podatnika w związku z zakupem paliwa. Faktury powinny zawierać numer rejestracyjny pojazdu.
  Sporządzanie miesięcznych zestawień poniesionych wydatków wynikających z w/w faktur.
  
  

Wobec powyższego stwierdzić należy, iż stanowisko wyrażone przez Pana, w piśmie z dnia 08.08.2005 r. jest nieprawidłowe.

Udzielona interpretacja dotyczy stanu faktycznego, przedstawionego przez wnioskodawcę i stanuprawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.Interpretacja niniejsza nie jest wiążąca dla wnioskodawcy, natomiast wiąże właściwe organypodatkowe oraz organy kontroli skarbowej - do czasu jego zmiany lub uchylenia (art. 14b § 1 i § 2ustawy - Ordynacja podatkowa).Interpretacja traci moc prawną w momencie zmiany obowiązującego stanu prawnego.Na niniejsze postanowienie służy zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Olsztynie, zapośrednictwem Naczelnika Urzędu Skarbowego w Działdowie w terminie 7 dni od daty jegodoręczenia (art. 14a § 4, art. 236 oraz art. 239 Ordynacji podatkowej).Zażalenie na postanowienie powinno zawierać elementy wskazane w art. 222 Ordynacja podatkowatj. zarzuty przeciw postanowieniu, określać istotę i zakres żądania będącego przedmiotem zażaleniaoraz wskazać dowody uzasadniające to żądanie (art. 239 ustawy - Ordynacja podatkowa).