Czy wydatki poniesione na wynajem samochodu za granicą w związku z podróżą służbową pracowników (...)

UZASADNIENIE

W dniu 28 kwietnia 2008 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na wynajęcie samochodu za granicą.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Pracownicy Spółki podczas zagranicznych podróży służbowych, w celu odbycia dalszej podróży, najmują samochody osobowe od przedsiębiorców zagranicznych zajmujących się wynajmem pojazdów. Usługa wynajęcia samochodu jest potwierdzona fakturą wystawioną na Spółkę. Za usługę wynajmu wynikającą z faktury pracownicy płacą ze środków otrzymanych od Spółki na czas odbywania podróży służbowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wydatki poniesione na wynajem samochodu za granicą w związku z podróżą służbową pracowników poza granicami kraju Spółka może w pełnej wysokości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, bez prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu...

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki poniesione na wynajem samochodu za granicą w związku z podróżą służbową pracowników poza granicami kraju może w pełnej wysokości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, bez prowadzenia ewidencji pojazdu. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Natomiast zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Należność wynikająca z faktury została zapłacona przez pracownika z środków jakimi dysponował od pracodawcy w chwili odbywania podróży. Zdaniem Wnioskodawcy jest to zatem wydatek do poniesienia przez Spółkę, a nie zwrot należności przysługujących pracownikowi odbywającemu podróż służbową. Tak więc przepis art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o PDOP, stanowiący, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) ? w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, do opisanego stanu faktycznego zdaniem Wnioskodawcy nie ma zastosowania. Koszty te nie są bowiem wydatkami na rzecz pracownika z tytułu używania przez niego samochodu, lecz są zwrotem środków jakie pracownik, w trakcie trwania podróży służbowej wydatkował w imieniu Spółki. Ponieważ podróż służbowa pracownika związana jest z uzyskaniem przychodów przez Spółkę, to wydatki na wynajem samochodu poza granicami kraju są kosztem uzyskania przychodów w pełnej wysokości, bez konieczności prowadzenia ewidencji pojazdu, stosowanie do treści art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP. Potwierdzeniem stanowiska Wnioskodawcy jest interpretacja Naczelnika Urzędu Skarbowego w Łodzi z dnia 29 czerwca 2007 roku (sygn. ŁUS-II-2-423/109/07/AT).

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam co następuje:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm. ? zwanej dalej - updop) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tejże ustawy.

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo ? skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Przy czym kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

Stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 51 updop nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

W myśl przepisu art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Sposób prowadzenia ewidencji ? w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika ? został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 updop. Zgodnie z tym przepisem, przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 updop, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd ? dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Warunkiem zaliczenia przypadającej kwoty wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie przez podatnika, według obowiązującego wzoru, ewidencji przebiegu pojazdu. Brak ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej według ustalonego wzoru lub prowadzenie tej ewidencji w sposób nie pozwalający na stwierdzenie ww. warunków powoduje, iż wydatek poniesiony z tytułu używania samochodu osobowego, na podstawie zawartej umowy najmu, nie stanowiącego jednocześnie składnika majątku podatnika, nie może zostać zaliczony w poczet kosztów uzyskania przychodów.

Reasumując, w przypadku najmu samochodów osobowych za granicą stanowiących składniki majątkowe wynajmującego, Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu użytkowania samochodu ? pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, jednak do wysokości nie wyższej niż kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Ograniczenie określone w art. 16 ust. 1 pkt 51 updop dotyczy również czynszów związanych z samochodami używanymi na podstawie umowy najmu.

Stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 23 kwietnia 2008 r., iż wydatki poniesione na wynajem samochodu za granicą w związku z podróżą służbową pracowników poza granicami kraju może w pełnej wysokości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, bez prowadzenia ewidencji pojazdu jest zatem nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.