Czy wypłacone pracownikom zwroty poniesionych wydatków w związku z podróżami służbowymi będą (...)

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 7 stycznia 2010 r. (data wpływu do tut. Biura 11 stycznia 2010 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych m.in. w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wartości diet i innych należności z tytułu podróży służbowych pracowników (kierowców) - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 11 stycznia 2010 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych m.in. w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wartości diet i innych należności z tytułu podróży służbowych pracowników (kierowców).

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług transportowych. Obszar działania Jego firmy obejmuje zarówno teren kraju jak i zagranicy. Na podstawie umów o pracę zatrudnia kierowców, którym wypłaca diety z tytułu podróży służbowych. Wysokość wypłacanych diet nie przekracza wielkości określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytuły podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. u. nr 236, poz. 1990, ze zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytuły podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. u. nr 236, poz. 1991, ze zm.). Wskazanym w umowach o pracę miejscem wykonywania pracy jest siedziba firmy. Pracownicy wykonują zadania służbowe określone przez Wnioskodawcę poza miejscowością, w której znajduje się ww. siedziba.

W związku z powyższym zadano m. in. następujące pytanie:

Czy pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, na stanowisku kierowcy, należą się diety z tytułu podróży służbowych i czy ich wartość jest kosztem uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej ...

(pytanie oznaczone we wniosku nr 1)

Zdaniem Wnioskodawcy, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje podróży służbowej. Zgodnie z wykładnią językową definiję podróży służbowej można wywieść z treści art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. 1998 r. nr 21, poz. 94, ze zm.), który stanowi, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodowcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Miejscem pracy kierowców jest siedziba firmy. Pracownicy wykonują pracę polegającą na stałych wyjazdach krajowych i zagranicznych, dlatego też z tytułu odbytych wyjazdów służbowych przysługują im diety i inne należności z tytułu podróży słyżbowych na obszarze kraju lub poza granicami kraju.

Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 16 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176, ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wysyłanie pracowników - kierowców poza siedzibę firmy w celu wykonania polecenia służbowego, a co za tym idzie wypłacanie stosownych należności pracownikom jest jego kosztem uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 22 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. z 2000 r. Dz. U. Nr 14, poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Kosztami uzyskania przychodu są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów albo zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów, należy zatem ocenić jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu, w okresie ponoszenia kosztów lub w przyszłości, bądź też zmierza do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. W związku z tym, kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim. Dla zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, określony wydatek nie może być również wyszczególniony w katalogu negatywnym wydatków nie stanowiących koszty uzyskania przychodów, ujętym w art. 23 ww. ustawy oraz musi być należycie udokumentowany.

W katalogu ujętym w art. 23 ust. 1 ww. ustawy, nie zawarto ani zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów:

• wartości diet z tytułu krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników,
• zwróconych pracownikom wydatków poniesionych przez nich w związku ze świadczeniem usług transportowych, odbywanych w ramach podróży służbowych.
  
  

Wskazać przy tym należy, iż zgodnie § 2 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.), z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety;
2. zwrot kosztów:
   1. przejazdów i dojazdów,
   2. noclegów,
   3. innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
   
   

W myśl natomiast § 3 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1. przejazdów;
2. noclegów;
3. dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
4. innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
   

Mając na względzie powyższe przepisy, stwierdzić należy, iż wskazane we wniosku diety i inne należności, o ile związane są z krajowymi lub zagranicznymi podróżami służbowymi (w rozumieniu odrębnych przepisów) pracowników (kierowców), mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej przez Wnioskodawcę pozarolniczej działalności gospodarczej, pod warunkiem należytego ich udokumentowania, stosownie do rodzaju prowadzonej księgi podatkowej.

Zwraca się jednak uwagę, że niniejsza interpretacja indywidualna nie może być traktowana jako wykładnia przepisów Prawa pracy oraz pojęć w nim zawartych. Zgodnie bowiem art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej, minister właściwy do spraw finansów publicznych, na pisemny wniosek zainteresowanego, wydaje, w jego indywidualnej sprawie, pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną).

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Informuje się również, iż w zakresie określenia, czy pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, na stanowisku kierowcy, należą się diety z tytułu podróży służbowych oraz możliwości zwolnienia ich z opodatkowania, zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.