Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej straty (...)

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pani K., przedstawione we wniosku z dnia 23 października 2008 r. (data wpływu do tut. Biura 29 października 2008 r.), uzupełnionym w dniu 7 stycznia 2009 r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej straty w środkach pieniężnych spowodowanej ich kradzieżą przez pracownika - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 29 października 2008 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej straty w środkach pieniężnych spowodowanej ich kradzieżą przez pracownika.

Wniosek powyższy nie spełniał wymogów formalnych. Dlatego też pismem z dnia 17 grudnia 2008 r. wezwano do jego uzupełnienia. W dniu 7 stycznia 2009 r. do tut. Biura wpłynął uzupełniony wniosek.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawczyni w okresie od 1 listopada 2000 r. do 1 czerwca 2001 r. zatrudniała pracownika na umowę o pracę. Do zakresu jego obowiązków należał rozwóz pieczywa samochodem wnioskodawczyni dla firmy, z którą miała podpisaną umowę. Ponadto pracownik miał obowiązek pobierać pieniądze za dostarczony towar od odbiorców indywidualnych i wpłacać je do kasy firmy, z którą wnioskodawczyni podpisała umowę. Od pewnego momentu pracownik przestał wpłacać pobraną gotówkę do kasy tej firmy i przywłaszczał ją.

Aby firma, z którą wnioskodawczyni podpisała umowę, nie wystąpiła przeciwko niej na drogę sądową, uregulowała brakującą kwotę, tj. 9.408,53 zł.

Wnioskodawczyni zgłosiła sprawę na Policję, a jej wynik rozstrzygnął się w sądzie i orzeczono wyrok dla jej pracownika - 10 miesięcy pozbawienia wolności w zawieszeniu na 3 lata i zobowiązano go do naprawienia szkody, z czego się nie wywiązał. W styczniu 2005 r. wnioskodawczyni zgłosiła sprawę firmie windykacyjnej. Po okresie kolejnych 3 lat nie dokonano ściągnięcia wierzytelności i odesłano jej dokumenty z adnotacją o umorzeniu oraz tytuł wykonawczy pozwalający zaliczyć wierzytelność w poczet kosztów uzyskania przychodów.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy powyższą wierzytelność można zaliczyć w poczet kosztów uzyskania przychodów...

Zdaniem wnioskodawczyni, w całej zaistniałej sytuacji jej firma pokryła koszty kradzieży. Nie uregulowanie tego długu przyczyniłoby się do nieprzedłużenia umów na przewóz z firmą, z którą miała podpisaną umowę.

W myśl przepisów koszty poniesione związane z działalnością firmy ? zaliczane są w koszty uzyskania przychodów. W tym przypadku poniosła ona koszty związane z myślą o dalszej działalności firmy lub jej kondycji finansowej (tj. spłata kredytu za samochód zakupiony w celu świadczenia usług przewozowych oraz niemożność dalszej współpracy).

Zdaniem wnioskodawczyni, zrobiła wszystko dla odzyskania poniesionych kosztów to jest ? wyrok sądowy i oddanie sprawy firmie windykacyjnej i komornikowi.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ww. ustawy.

Konstrukcja powyższego przepisu daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (nie wymienionych w art. 23 ust. 1 ww. ustawy) pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wysokość osiągniętego przychodu bądź zachowanie źródła przychodu. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie przychodu lub zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 23 ust. 1 ww. ustawy.

Wśród wymienionych w tzw. negatywnym katalogu kosztów ujętym w art. 23 ww. ustawy nie wyszczególniono strat w środkach obrotowych. Oznacza to, iż co do zasady straty te, jako związane z prowadzoną działalnością, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Zaliczenie strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów powinno być jednak każdorazowo oceniane w aspekcie:

• całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności,
• okoliczności, które spowodowały powstanie straty,
• udokumentowania straty,
• podjętych przez podatnika działań zabezpieczających.
  
  

Zatem możliwość uznania straty za koszt uzyskania przychodów wynikać musi z generalnej zasady zawartej w art. 22 ust. 1 ww. ustawy, tj. związku z przychodem, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

W niektórych przypadkach, strata powstała na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot, może stanowić koszt uzyskania przychodów. Jednakże musi być to strata rzeczywista i prawidłowo udokumentowana. Ponadto istotnym warunkiem jest aby strata nie powstała z winy podatnika, jako wynik jego niedbalstwa lub naruszenia przepisów albo braku nadzoru nad pracownikiem.

Ważnym aspektem dla przedmiotowej sprawy będzie również sposób określenia odpowiedzialności pracownika za powierzone mienie. Obowiązek prawidłowej organizacji pracy oraz podjęcia działań organizacyjnych mających na celu wyeliminowanie sytuacji sprzyjających powstaniu szkody w mieniu obciąża przede wszystkim wnioskodawczynię, ponieważ to ona ponosi ryzyko swojej działalności gospodarczej. Wnioskodawczyni, zatrudniając pracownika, była zobowiązana do zachowania należytej staranności w celu uchronienia się od negatywnych zachowań pracownika, przejawiającej się przede wszystkim w zastosowaniu odpowiednich dla danej sytuacji środków ostrożności służących przeciwdziałaniu możliwości dokonania przywłaszczenia powierzonych pracownikowi środków pieniężnych.

W przypadku gdy pracodawca poniósł stratę w środkach pieniężnych na skutek ich przywłaszczenia - kradzieży dokonanej przez pracownika pracodawca ma możliwość dochodzenia naprawienia wyrządzonej szkody na zasadach określonych w dziale V (art. 114 do 127) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). W przypadku rezygnacji z tej możliwości nie przysługuje mu prawo zaliczenia poniesionej straty do kosztów uzyskania przychodów.

Jak wynika z opisanego we wniosku stanu faktycznego wnioskodawczyni, aby odzyskać należne jej środki pieniężne od pracownika zgłosiła sprawę na Policję, a następnie skierowała ją do Sądu, który wydał wyrok uznający pracownika za winnego popełnienia zarzucanego mu czynu i zobowiązał go do naprawienia wyrządzonej szkody, z czego jednak się nie wywiązał. Ponadto przekazała sprawę firmie windykacyjnej, w celu ściągnięcia należnej jej wierzytelności. Działanie to również zakończyło się niepowodzeniem i w dalszym ciągu nie odzyskała należnych jej środków pieniężnych, a sprawę umorzono.

Zauważyć należy, iż straty w majątku obrotowym, w tym dotyczące pieniędzy mogą stanowić element kosztowy w prowadzonej działalności gospodarczej, przy czym każdy przypadek obciążania kosztów stratami powinien być rozpatrywany indywidualnie. Dlatego też, jeżeli strata nie powstała w wyniku niedbalstwa albo braku nadzoru nad pracownikiem, wnioskodawczyni podjęła dochodzenie roszczenia od pracownika przed terminem jego przedawnienia w świetle przepisów prawa cywilnego i dysponuje dokumentami stwierdzającymi bezskuteczność jego dochodzenia, to może zaliczyć powstałą stratę w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Do wniosku wnioskodawczyni dołączyła plik dokumentów. Należy jednak zauważyć, że wydając interpretacje w trybie art. 14b Ordynacji podatkowej Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów nie przeprowadza postępowania dowodowego w związku z czym nie jest obowiązany, ani uprawniony do ich oceny; jest związany wyłącznie opisem stanu faktycznego przedstawionym przez wnioskodawczynię i jej stanowiskiem.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).
Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.