Czy dokonywany na rzecz pracownika w związku z podróżą służbową jego prywatnym samochodem zwrot (...)

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 08 lipca 2009r. (data wpływu do tut. Biura 15 lipca 2009r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie:

• możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poza limitem wynikającym z ewidencji przebiegu pojazdu zwróconych pracownikom w związku z wykonywanymi przez nich podróżami służbowymi wydatków dotyczących opłat za przejazdy autostradą oraz opłaty parkingowe - jest nieprawidłowe,
• uznania za koszty uzyskania przychodów zwróconych pracownikom w związku w wykonywanymi przez nich podróżami służbowymi wydatków dotyczących opłat za przejazdy autostradą oraz opłaty parkingowe jako spełniających przesłanki wskazane w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych - jest prawidłowe.
  
  

UZASADNIENIE

W dniu 15 lipca 2009r. wpłynął do tut. Biura wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie:

• możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poza limitem wynikającym z ewidencji przebiegu pojazdu zwróconych pracownikom w związku z wykonywanymi przez nich podróżami służbowymi wydatków dotyczących opłat za przejazdy autostradą oraz opłaty parkingowe,
• uznania za koszty uzyskania przychodów zwróconych pracownikom w związku w wykonywanymi przez nich podróżami służbowymi wydatków dotyczących opłat za przejazdy autostradą oraz opłaty parkingowe jako spełniających przesłanki wskazane w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
  
  

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka w celach służbowych deleguje pracowników do wyjazdów poza miejscowość będącą jej siedzibą. W przypadkach niektórych podróży służbowych pracownicy korzystają ze środków transportu będących ich prywatną własnością co powoduje, że Spółka zwraca pracownikom koszty użycia pojazdu, wyliczone na podstawie załączonych do delegacji arkuszy ewidencji przebiegu pojazdu, w wysokości wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów Spółki oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach. Pracownicy korzystający z własnych środków transportu oprócz kosztów zakupu paliwa ponoszą także inne koszty związane z tą podróżą służbową, w szczególności opłaty parkingowe, opłaty za przejazdy autostradami płatnymi itp. Te dodatkowe koszty nie są obecnie zwracane pracownikom.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy dokonywany na rzecz pracownika w związku z podróżą służbową jego prywatnym samochodem zwrot za przejechane podczas tej podroży służbowej kilometry (liczony jako wynik przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów Spółki oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach) obejmuje swym zakresem także koszty opłat parkingowych oraz opłat za przejazd autostradami płatnymi, czy też wydatki te stanowią odrębny tytuł do rozliczenia kosztów podróży służbowej, a ich zwrot jest niezależny od kosztów za przejechane kilometry (tzw. kilometrówki) i powinien być dokonany w wysokości faktycznie poniesionych, prawidłowo udokumentowanych wydatków...
2. Czy zwrot poniesionych przez pracownika w związku z wykonywaną prywatnym samochodem podróżą służbową wydatków w postaci opłat parkingowych oraz opłat za przejazd autostradami płatnymi, stanowi dla Spółki koszt uzyskania przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych...
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych, dalej: , kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 uPDOP. Wszystkie poniesione wydatki, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 uPDOP stanowić mogą koszt uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Przy czym kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z funkcjonowaniem Spółki, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia funkcjonowania źródła przychodów.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 uPDOP, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych nie stanowiących składników majątku podatnika ? w części przekraczającej kwotę wynikającą z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów Spółki oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach. W myśl przepisu art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) uPDOP nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika (Spółki) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach.

Zdaniem Spółki, ograniczenie wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) uPDOP odnosi się wyłącznie do wysokości zwrotu kosztów przejazdu i nie ma zastosowania do innych udokumentowanych wydatków, związanych z podróżą służbową (w tym w szczególności do opłat parkingowych i opłat za przejazd autostradą). Spółka podziela stanowisko wyrażone przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach działającego w imieniu Ministra Finansów w interpretacji indywidualnej IBPB3/423-877/08/BG z dnia 2 grudnia 2008r.

Reasumując:

Ad. 1

Zwrot wydatków związanych z używaniem przez pracownika samochodu prywatnego dla odbycia podroży służbowej wyliczany przy użyciu tzw. ?kilometrówki' nie obejmuje innych udokumentowanych wydatków związanych z podróżą służbową, w szczególności nie obejmuje wydatków związanych z opłatami parkingowymi oraz opłatami za przejazd autostradami płatnymi. Wydatki te winny być zwracane pracownikowi w nominalnej wysokości, niezależnie od zwrotu kosztów użycia samochodu prywatnego, liczonych zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) uPDOP.

Ad. 2

Opisane w przedstawionym stanie faktycznym wydatki, w świetle przywołanych przepisów stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 uPDOP.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam, co następuje:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm. ? zwanej dalej - updop), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo ? skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Przy czym kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z jego funkcjonowaniem, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

W myśl przepisu art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) updop nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Sposób prowadzenia ewidencji ? w przypadku wykorzystywania dla potrzeb działalności podatnika ? podmiotu gospodarczego samochodów osobowych nienależących do składników jego majątku ? został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 updop. Zgodnie z tym przepisem, przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 updop powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd ? dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Tylko prowadzenie ewidencji w powyższy sposób umożliwi sprawdzenie czy wykazane na jej podstawie wydatki spełniają przesłankę, o której stanowi art. 15 ust. 1 updop. Brak ewidencji przebiegu pojazdu lub prowadzenie tej ewidencji w sposób nie pozwalający na stwierdzenie ww. warunków powoduje, iż wydatek poniesiony z tytułu używania samochodu osobowego, nie stanowiącego składnika majątku podatnika, nie może zostać zaliczony w poczet kosztów uzyskania przychodów.

Powołane wyżej przepisy nie precyzują co należy rozumieć pod pojęciem ?kosztów używania? samochodu osobowego nie stanowiącego składnika majątku podatnika dla potrzeb prowadzonej przez niego działalności. Dlatego też przyjąć należy potoczne rozumienie tego pojęcia, czyli za koszty te należy uznać wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania tego samochodu dla potrzeb podatnika takie jak: zakup paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczenia OC i AC, kosztów drobnych napraw i części zamiennych, przeglądów technicznych, opłat parkingowych oraz za przejazd autostradą, pod warunkiem ich zgodnego z przepisami udokumentowania. Oznacza to konieczność podwójnego udokumentowania:

• ewidencją przebiegu,
• dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki,

a zasadą jest, że do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć można kwotę niższą.

Reasumując, Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom udokumentowane wydatki, związane z użytkowaniem samochodu dla jej potrzeb, poniesione w czasie podróży służbowej, w tym opłaty za przejazd autostradą i parkowanie ? pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i w granicach wynikającego z niej limitu.

Kwestia wysokości zwrotu pracownikom kwoty wydatków dotyczących opłat za przejazdy autostradą oraz opłaty parkingowe w związku z wykonywanymi przez nich podróżami służbowymi powinna zostać uregulowana wewnętrznymi ustaleniami między pracodawcą, a pracownikami.

W świetle powyższego:

• wydatki za parkowanie i przejazd autostradą zwrócone pracownikowi odbywającemu podróż służbową prywatnym samochodem osobowym stanowią koszty uzyskania przychodów w świetle przesłanek wskazanych w art. 15 ust. 1 updop ? zatem stanowisko Spółki w tym zakresie uznano za prawidłowe,
• wydatki te podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów uzyskania przychodów w ramach limitu wynikającego z prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu, jako związane z używaniem samochodu osobowego ? zatem stanowisko Spółki w tym zakresie uznano za nieprawidłowe.
  
  

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.