Czy zwrot za przejechane podczas podróży służbowej kilometry prywatnym samochodem obejmuje wszystkie (...)

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 23 grudnia 2008r. (data wpływu do tut. Biura ? 29 grudnia 2008r.) uzupełnionym w dniu 06 lutego 2009r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania zwrotu pracownikowi z tytułu podróży służbowej kosztów przejazdu prywatnym samochodem - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 29 grudnia 2008r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania zwrotu pracownikowi z tytułu podróży służbowej kosztów przejazdu prywatnym samochodem.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, dlatego pismem z dnia 03 lutego 2009r. Znak: IBPB II/1/415-164/08/HK i IBPB I/2/423-1233/08/AP wezwano o jego uzupełnienie. W dniu 11 lutego 2009r. wpłynęło uzupełnienie wniosku.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca w celach służbowych deleguje pracowników do wyjazdów poza miejscowość będącą siedzibą wnioskodawcy. Z delegacjami tymi wiążą się prawa pracowników do zwrotu kosztów podróży i koszty te rzeczywiście są im zwracane. W przypadku niektórych podróży służbowych pracownicy korzystają ze środków transportu będących ich prywatną własnością, co powoduje że wnioskodawca zwraca im koszty użycia tych środków według aktualnie obowiązującej stawki. Pracownicy korzystający z własnych środków transportowych oprócz paliwa ponoszą także inne koszty związane z tym korzystaniem - jak np. opłaty za parkingi, opłaty za przejazd autostradą - płatne w trakcie podróży służbowej. W rozliczeniu delegacji poza wykazaniem kosztów za przejechane kilometry według urzędowej stawki obowiązującej za 1 km pracownicy wykazują także te inne koszty, a wnioskodawca dokonuje zwrotu wszystkich objętych rozliczeniem delegacji kosztów.

W związku z powyższym zadano m. in. następujące pytanie:

Czy zwrot za przejechane podczas podróży służbowej kilometry prywatnym samochodem obejmuje wszystkie koszty (w tym np. opłaty parkingowe, za przejazd autostradą), tzn. czy stawka za 1 km użycia prywatnego samochodu obejmuje wszelkie koszty tego użycia, czy też koszty inne niż paliwo stanowią odrębny tytuł do rozliczenia kosztów podróży, a zwrot tych kosztów jest niezależny od kosztów za przejechane kilometry... Czy dodatkowe koszty użycia są dla pracownika zwolnione z opodatkowania...

Wątpliwości wnioskodawcy powoduje zakres znaczeniowy pojęcia ?koszty przebiegu pojazdu?, a zwłaszcza to czy do eksploatacji pojazdu wlicza się wydatki wprost z tą eksploatacją nie związane, jak np. opłaty parkingowe, postojowe, za przejazd autostradą itp. Nawet posiłkowe posłużenie się wytycznymi do ?ewidencji przebiegu pojazdu? wątpliwości wnioskodawcy nie wyjaśnia. Zdaniem wnioskodawcy mimo wszystko dodatkowe wydatki niedotyczące wprost eksploatacji samochodu prywatnego pracownika nie mieszczą się w rozliczeniu przejechanych kilometrów. W tej sytuacji, w ocenie wnioskodawcy, należy je zakwalifikować jako ?inne udokumentowane wydatki ?? ? w rozumieniu § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. jak wyżej, odrębnie od kosztów przejazdu pojazdem własnym pracownika - § 5 ust. 3 tegoż rozporządzenia. Jako inne wydatki zaliczane są do należności z tytułu podróży służbowej, a w takim razie korzystają ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli ich zwrot pracownikowi nie powoduje dla niego obowiązku podatkowego z tego faktu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika ? do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Definicję podróży służbowej zawiera art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). Wynika z niego, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Nie można zatem uznać za podróż służbową:

• podróży do i w obrębie miejscowości, w której pracownik ma stałe miejsce pracy,

• podróży do i w obrębie miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę jeżeli pracownik w umowie o pracę ma wyznaczone jako miejsce pracy siedzibę firmy.
  
  

Z treści przytoczonego przepisu Kodeksu pracy wynika zatem, iż podróż służbową odbywa ten pracownik, który wyjeżdża w celu wykonania zadania służbowego poleconego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejscem jej wykonywania.

Zasady rozliczania krajowych podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.)

Zgadnie z przepisem § 3 ww. rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1. przejazdów;
2. noclegów;
3. dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
4. innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
   
   

Natomiast zasady rozliczania zagranicznych podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002r. Nr 236, poz. 1991).

Zgodnie z przepisem § 2 powyższego rozporządzenia z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety,
2. zwrot kosztów:
   a) przejazdów i dojazdów,
   b) noclegów,
   c) innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
   
   

Powyższe przepisy nie zawierają wykazu ?innych udokumentowanych wydatków? ani ?innych wydatków?, nie ograniczają również ich wysokości pozostawiając to w gestii pracodawcy. To pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, które nie są limitowane i które muszą mieć związek z wykonaną podróżą, a ponadto być prawidłowo udokumentowane.

W ww. przepisach § 8a ust. 3 powołanego rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju - stwierdzono bowiem, iż do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Jednocześnie w § 13 ust. 4 cytowanego rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Zgodnie z § 5 ust. 3 powołanego rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2004r. Nr 204, poz. 2088, z późn. zm.).

Na podstawie § 8 ust. 3 i 4 cytowanego rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Za przejazd w podróży, o której mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ww. ustawy o transporcie drogowym.

Z treści wniosku wynika, że pracownicy odbywają podróże służbowe własnymi samochodami, a wnioskodawca będący pracodawcą wypłaca im należności związane z odbywaniem tych podróży. Zatem na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych jest zarówno zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę na jeden kilometr ustaloną zgodnie z powołanymi rozporządzeniami jak i zwrot innych wydatków (właściwie udokumentowanych) ponoszonych przez pracownika (np. opłata za przejazd płatną autostradą, opłata za parking).

Powyższe oznacza, że w przedmiotowej sprawie stanowisko wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-100 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.