Czy jeżeli Spółka wypłaci wskazane opłaty dodatkowe pracownikowi, który je poniósł będąc w (...)

UZASADNIENIE

W dniu 19 marca 2010r. do tut. Biura wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej m. in. podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych zwrotu pracownikowi dodatkowych opłat z tytułu podróży służbowej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

W dniu 4 marca br. pracownik rozpoczął podróż służbową na dwudniową konferencję tematyczną. Podróż odbywała się samochodem prywatnym pracownika na podstawie umowy regulującej wykorzystywanie prywatnego pojazdu do celów służbowych. Pracownik poniósł, oprócz oczywistych wydatków wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 16a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, także wydatki dodatkowe, obejmujące opłatę za parking i opłatę za przejazd autostradą. Poniesione wydatki są udokumentowane. Pracownik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu zgodnie z dyspozycją art. 23 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy opłata parkingowa i opłaty za przejazd autostradą mieszczą się w limicie wynikającym z tzw. kilometrówki, czy są z limitu wyłączone...
2. Czy jeżeli Spółka wypłaci wskazane opłaty dodatkowe, czy będzie je mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu...
3. Czy jeżeli Spółka wypłaci wskazane opłaty dodatkowe pracownikowi, który je poniósł będąc w podróży służbowej, czy będzie to dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu...
   
   

Zdaniem wnioskodawcy, pracownik w podróży służbowej realizuje konkretne zadanie zlecone mu przez pracodawcę. W związku z wykonywanym zadaniem poniósł koszty dodatkowe, min. opłatę parkingową (parking strzeżony) i opłaty z tytułu przejazdów autostradą płatną; wszystkie wydatki udokumentowane prawidłowo. Te same wydatki pracownik poniósłby, gdyby podróżował samochodem firmowym, wówczas byłyby one w naturalny sposób zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Poniesione koszty w sposób pośredni związane są z przychodami Spółki, co oznacza, że może mieć zastosowanie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, natomiast wyklucza zastosowanie art. 16 ust. 1 pkt 30a tejże ustawy.

Co do pracownika, to art. 21 ust. 1 pkt 16 oraz pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwalnia od podatku dochodowego diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika oraz koszty poniesione przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy w jazdach zamiejscowych. Zdaniem Spółki, pracownik otrzymujący zwrot poniesionych kosztów nie uzyskuje żadnego przysporzenia majątkowego, żadnego przychodu podatkowego, o którym mowa w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a zatem zwrot opłat udokumentowanych, poniesionych przez pracownika w związku z realizacją celów służbowych, w ogóle nie powinien być oceniany w kontekście przychodów pracownika.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam co następuje:

Niniejsza interpretacja indywidualna stanowi pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych w kwestii dotyczącej zwolnienia z opodatkowania zwrotu pracownikowi dodatkowych opłat z tytułu podróży służbowej. W kwestii dotyczącej składek na ubezpieczenie społeczne (?oskładkowania? przychodu) oraz w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wydano inne rozstrzygnięcia.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010r. Nr 51, poz. 307), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika ? do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Powyższe zwolnienie od podatku obejmuje zatem diety i inne świadczenia otrzymane przez pracownika za czas podróży służbowej, do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są m.in. przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.)

Definicja podróży służbowej została zawarta w art. 775 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), który stanowi, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zasady ustalania należności z tytułu podróży służbowych dla pracowników sfery budżetowej regulują przepisy powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002r. Natomiast przepis art. 775 § 3 Kodeksu pracy daje pozostałym pracodawcom działającym w sferze pozabudżetowej możliwość dowolnego ustalania wysokości należności z tytułu podróży służbowych pracowników (w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania).

W myśl art. 775 § 5 Kodeksu pracy w przypadku braku uregulowania przez pracodawcę kwestii zwrotu należności z tytułu podróży służbowej pracowników w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania, umowie o pracę pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży w wysokości przewidzianej dla pracowników sfery budżetowej.

Zgodnie z § 3 pkt 4 powołanego wyżej rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002r.

w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Stosownie do § 8a ust. 3 ww. rozporządzenia do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

W myśl § 5 ust. 3 tego rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2004r. Nr 204, poz. 2088 ze zm.).

Powyższe przepisy nie zawierają wykazu ?innych udokumentowanych wydatków? ani ?innych wydatków?, nie ograniczają również ich wysokości pozostawiając to w gestii pracodawcy. To pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, które nie są limitowane i które muszą mieć związek z wykonaną podróżą, a ponadto być prawidłowo udokumentowane.

Z treści wniosku wynika, iż pracownik rozpoczął podróż służbową samochodem prywatnym i poniósł, oprócz oczywistych wydatków wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, także wydatki dodatkowe, obejmujące opłatę za parking i opłatę za przejazd autostradą.

Mając na uwadze powyższe stwierdzić należy, iż zwrot pracownikowi ww. wydatków, odpowiednio udokumentowanych, korzysta ze zwolnienia z opodatkowania na zasadach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Natomiast wskazany przez wnioskodawcę przepis art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ma zastosowanie wówczas, gdy obowiązek ponoszenia przez zakład pracy kosztów z tytułu używania przez pracownika własnego pojazdu w jazdach lokalnych albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Podkreślenia wymaga, iż niniejsza interpretacja, zgodnie ze złożonym wnioskiem, dotyczy podróży służbowych.

Reasumując, zwrot ponoszonych przez pracownika w trakcie podróży służbowej wydatków (opłata za przejazd autostradą i opłata za parking), związanych z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych jest przychodem pracownika w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który jest zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, co oznacza, że zwrot tych wydatków nie powoduje powstania obowiązku podatkowego.

W świetle powyższego stanowisko wnioskodawcy, iż zwrot opłat udokumentowanych, poniesionych przez pracownika w związku z realizacją celów służbowych, w ogóle nie powinien być oceniany w kontekście przychodów pracownika należało uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-100 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.