Przechowywanie kopii faktur wysyłanych w formie elektronicznej.

11.5.2012

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 9 lutego 2012r. (data wpływu 14 lutego 2012r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur wysyłanych w formie elektronicznej ? jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 14 lutego 2012r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący zaistniały stan faktyczny:

Wnioskodawca jest producentem wędlin. Ze względu na dużą ilość odbiorców, którymi są zarówno duże podmioty typu T. jak również i drobne sklepy, sprzedaż jest dokumentowana fakturą, która jest drukowana w formie papierowej. Oryginał jest przekazywany odbiorcy a kopia pozostaje dowodem u sprzedawcy i w takiej formie te dokumenty są przechowywane przez okres wymagany odrębnymi przepisami. Wnioskodawca również dokonuje archiwizacji zbioru dokumentów w formie elektronicznej i przechowuje na elektronicznych nośnikach danych.

W 2012r., na wniosek jednego z odbiorców, Wnioskodawca podpisał umowę o przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury gwarantuje system do elektronicznej wymiany danych (EDI) spełniający warunki przewidziane w umowie w sprawie europejskiego modelu EDI, które zostały opisane w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994r., nr 1994/820/WE dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28 grudnia 1994r., str. 98). Wnioskodawca jest w posiadaniu pisemnej gwarancji realizatora usługi EDI o zgodności zastosowanych procedur z w/w przepisem.

Warunki do przesyłania faktury w formie elektronicznej, zgodnie z § 4 rozporządzenia MF, są spełnione. Natomiast Wnioskodawca podjął decyzję, że faktury te będą przechowywane w sposób tradycyjny, tak jak 99% pozostałych faktur czyli w wersji papierowej i dodatkowo na elektronicznych nośnikach danych zapisane z programu fakturowania w podziale na okresy rozliczeniowe. I w takiej formie będą udostępniane organom kontroli skarbowej bądź organom podatkowym na ich żądanie.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy sposób przechowywania faktur, wysłanych w formie elektronicznej przy zastosowaniu opisanego wyżej systemu elektronicznej wymiany danych (EDI) jest zgodny z Rozporządzeniem MF z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej?

Zdaniem Wnioskodawcy, ww. rozporządzenie nakłada na strony transakcji obowiązek zastosowania systemu elektronicznej wymiany danych gwarantującego zachowanie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. I ten obowiązek jest spełniony.

Natomiast w sprawie zasad przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu oraz organowi kontroli skarbowej § 6 w/w rozporządzenia mówi, że faktury są przechowywane w sposób dowolny zapewniający:

autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
łatwe ich odszukanie,
organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Dowolny, a więc wybrany przez Wnioskodawcę. Faktury przechowywane w formie papierowej, a dodatkowo archiwizowane na elektronicznym nośniku danych zapewniają warunki przewidziane w § 6 rozporządzenia, więc sposób ten należy uznać za prawidłowy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się prawidłowe.

W myśl z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust.1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zgodnie z art. 106 ust. 10. ww. ustawy Minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

W dniu 17 grudnia 2010r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Zgodnie z § 3 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Pojęcie autentyczności pochodzenia faktury ? w myśl § 2 ust. 1 pkt 1 cyt. rozporządzenia ? oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury ? w myśl § 2 ust. 1 pkt 2 cyt. rozporządzenia ? rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 cyt. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PD.

W myśl § 6 cyt. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
łatwe ich odszukanie;
organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zgodnie z § 9 cyt. rozporządzenia, akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów, zachowuje ważność na potrzeby stosowania § 3 ust. 1.

W myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórych podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Stosownie do § 19 ust. 2 powołanego wyżej rozporządzenia, przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Jednocześnie w myśl § 21 powołanego rozporządzenia:

Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
- autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
- łatwe ich odszukanie,
- organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Udostępniając fakturę poprzez pocztę elektroniczną, Zainteresowany niewątpliwie dokonuje elektronicznego przekazu treści tego dokumentu zapisanej w języku informatycznym.

W związku z tym, faktury takie muszą spełniać wymogi określone w cytowanym wyżej rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Z uwagi zaś na specyfikę tego rodzaju faktur, ustawodawca nakazał ? w przypadku ich wystawiania ? dochowanie wymogu autentyczności i integralności, które zostały również przewidziane regulacjami dotyczącymi faktur papierowych.

Zgodnie z cytowanymi przepisami faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zagwarantowania autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści.

W powołanym wyżej rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010r. brak jest wymogu aby faktury wystawione i przesłane w formie elektronicznej były wystawione i przesyłane tylko w tej formie zatem dopuszczalna jest forma mieszana wystawiania i przechowywania faktur VAT.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, iż ze względu na dużą ilość odbiorców, którymi są zarówno duże podmioty typu T. jak również i drobne sklepy, sprzedaż jest dokumentowana fakturą, która jest drukowana w formie papierowej. Oryginał jest przekazywany odbiorcy a kopia pozostaje dowodem u sprzedawcy i w takiej formie te dokumenty są przechowywane przez okres wymagany odrębnymi przepisami. Wnioskodawca również dokonuje archiwizacji zbioru dokumentów w formie elektronicznej i przechowuje na elektronicznych nośnikach danych. W 2012r. na wniosek jednego z odbiorców, Wnioskodawca podpisał umowę o przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury gwarantuje system do elektronicznej wymiany danych (EDI) spełniający warunki przewidziane w umowie w sprawie europejskiego modelu EDI, które zostały opisane w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994r., nr 1994/820/WE dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28 grudnia 1994r., str. 98). Wnioskodawca jest w posiadaniu pisemnej gwarancji realizatora usługi EDI o zgodności zastosowanych procedur z w/w przepisem. Warunki do przesyłania faktury w formie elektronicznej, zgodnie z § 4 rozporządzenia MF, są spełnione. Natomiast Wnioskodawca podjął decyzję, że faktury te będą przechowywane w sposób tradycyjny, tak jak 99% pozostałych faktur czyli w wersji papierowej i dodatkowo na elektronicznych nośnikach danych zapisane z programu fakturowania w podziale na okresy rozliczeniowe. I w takiej formie będą udostępniane organom kontroli skarbowej bądź organom podatkowym na ich żądanie.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony stan faktyczny należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania, w tym udostępniania, faktur w dowolnym w formacie elektronicznym. Ustawodawca w obowiązujących przepisach nie określił też formy przechowywania faktur VAT przesyłanych drogą elektroniczną, wprowadził natomiast dowolność sposobu przechowywania tych dokumentów. Tym samym sposób przechowywania faktur w formie papierowej, a dodatkowo archiwizowanie faktur na elektronicznym nośniku danych jest prawidłowe.

Wobec powyższego Stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.