Obowiązek przechowywania kopii faktur VAT w wersji papierowej?

UZASADNIENIE

W dniu 27 maja 2010r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia, czy kopie faktur VAT, dokumentujących dokonaną sprzedaż usług muszą być przechowywane w wersji papierowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca obecnie wystawia w ciągu miesiąca około 14 tysięcy faktur sprzedaży. Faktury wystawiane są w dwóch egzemplarzach w formie papierowej - na jednym egzemplarzu widnieje opis: ORYGINAŁ, a na drugim: KOPIA. System komputerowy z którego korzysta Wnioskodawca jest tak zaprogramowany, iż można wydrukować tylko jeden egzemplarz faktury oznaczony jako oryginał i jeden egzemplarz oznaczony jako kopia. Ze względu na ciągły wzrost swoich obrotów, Wnioskodawca zamierza odrukowywać z sytemu komputerowego tylko egzemplarz faktury, oznaczony jako ORYGINAŁ i przesyłać do kontrahentów, natomiast egzemplarz oznaczony KOPIA pozostawałby w systemie, przy czym w każdym czasie można go będzie wydrukować. Posiadany przez Wnioskodawcę system gwarantuje nienaruszalność treści/danych wystawionych faktur.

Narastająca ilość kopii faktur jakie przechowuje Wnioskodawca staje się dla niego bardzo poważnym utrudnieniem w prowadzeniu działalności gospodarczej. Z jednej strony Wnioskodawca ponosi ogromne koszty zakupu papieru i wydruku kopii, a z drugiej wynikające z przepisów prawa podatkowego koszty archiwizowania dokumentów księgowych. Obecnie Wnioskodawca jest zmuszony do korzystania z usług archiwum zewnętrznego, co znacznie podraża koszty jego działalności

Ponadto Wnioskodawca informuje, iż próbował wdrożyć system e-faktur, lecz niestety jego kontrahenci nie wyrazili zgody na otrzymywanie faktur w ten sposób.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy kopie faktur VAT wystawianych przez Wnioskodawcę, dokumentujących dokonaną sprzedaż, muszą być przechowywane w wersji papierowej...

Zdaniem Wnioskodawcy, art. 86 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) zobowiązuje podatników do przechowywania dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. (Dz. U. Nr 212, poz. 1337) w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia z podatku od towarów i usług mówi:

1. Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
   
   

Nie ma więc przepisu prawa, który zabraniałby przechowywania faktur w formie elektronicznej. Ponadto, żaden też przepis nie wymaga nośnika papierowego do ich przechowywania. W myśl art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług, oraz zgodnie z treścią cytowanego już wyżej rozporządzenia z 2008r., podpis wystawcy nie jest obligatoryjnym elementem faktury. Wydruk kopii faktury bez podpisu wystawcy nie różni się, więc niczym od kopii faktury przedstawiającej te same dane w formie elektronicznej. Zdaniem Wnioskodawcy, wystawienie i przechowywanie kopii faktury VAT w formie elektronicznej będzie zatem spełniało wymagania § 21 rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008r.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337, ze zm.).

Zgodnie z § 19 ust. 1 i 2 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuję sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ?ORYGINAŁ?, a kopia faktury i faktury korygującej ? wyraz ?KOPIA?.

Z powyższego przepisu wynika, iż faktury ?papierowe? powinny być wystawiane - w liczbie, co najmniej dwóch egzemplarzy - dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ?ORYGINAŁ?, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz ?KOPIA?.

Tak wystawione dokumenty w formie materialnej (oryginały i kopie faktur), w myśl § 21 ust. 1 tego rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na szczególną uwagę zasługuje przepis § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia, w którym wskazano, że dokumenty o których mowa w ust. 1 przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Zatem nie ma możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktury, którą przekazano kontrahentowi w formie papierowej. Powyższe przepisy nie przewidują, aby podatnicy mogli przechowywać dokumenty, kopie faktur sprzedaży wystawianych w formie papierowej, w postaci elektronicznej w systemie księgowym, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby w dowolnym czasie. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.

Ponadto wskazać należy, iż nie istnieje podstawa prawna do zastosowania takiego trybu mieszanego, w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie faktur byłyby przechowywane na zasadach właściwych dla faktur elektronicznych.

Z treści wniosku wynika, iż Wnioskodawca obecnie wystawia w ciągu miesiąca około 14 tysięcy faktur sprzedaży. Faktury wystawiane są w dwóch egzemplarzach w formie papierowej - na jednym egzemplarzu widnieje opis: ORYGINAŁ, a na drugim: KOPIA. System komputerowy, z którego korzysta Wnioskodawca, jest tak zaprogramowany, iż można wydrukować tylko jeden egzemplarz faktury oznaczony jako oryginał i jeden egzemplarz oznaczony jako kopia. Ze względu na ciągły wzrost swoich obrotów Wnioskodawca zamierza drukować z sytemu komputerowego tylko egzemplarz faktury oznaczony jako ORYGINAŁ i przesyłać do kontrahentów, natomiast egzemplarz oznaczony KOPIA pozostawałby w systemie, przy czym w każdym czasie można go będzie wydrukować. Posiadany przez Wnioskodawcę system gwarantuje nienaruszalność treści (danych) w wystawionych fakturach.

Mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz powołane wyżej przepisy, należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez drukowania wersji papierowej), nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, jeżeli oryginały faktur miały postać drukowaną (papierową). Wnioskodawca zobowiązany jest zatem do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci. Wyżej wskazane przepisy nakładają bowiem na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych faktur. Nie jest więc możliwe, ani wystawienie oryginału i kopii faktur w różnej formie, ani też wysyłanie i przechowywanie tych dokumentów w innej postaci niż ta, w której zostały wystawione. W świetle powołanych wyżej przepisów, należy stwierdzić, iż Wnioskodawca obowiązany będzie przechowywać faktury VAT w takiej postaci, w jakiej powstały.

Oznacza to, że w sytuacji gdy oryginały faktur miały postać drukowaną (papierową) i w takiej formie zostały przekazane kontrahentom, Wnioskodawca nie może przechowywać kopii faktur wyłącznie w formie elektronicznej, nawet jeżeli system komputerowy umożliwia w każdej chwili wydrukowanie dokumentu źródłowego.

Ponadto tut. organ informuje, że możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury, od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania, zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) ? nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Warto także wskazać, iż stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.), określanej dalej jako Dyrektywa 112, dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje). Na gruncie przepisów unijnych na każdym podatniku ciążą szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 112 każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych. (art. 245 in fine Dyrektywy 112). Na uwagę zasługuje także norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 zgodnie, z którą aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246 ww. Dyrektywy (zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności) państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

Powyższe przepisy wskazują wprost na możliwość wprowadzenia w przepisach krajowych przez państwa członkowskie własnych warunków dotyczących m.in. sposobu przechowywania faktur, które miałyby na celu zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności.

W związku z powyższym uznać należy, iż przepisy cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, wprowadzające obowiązek przechowywania kopii faktur w oryginalnej (papierowej) postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, nie są sprzeczne z normami wspólnotowymi, a wymóg przechowywania faktur ?papierowych? w oryginalnej postaci, zawarty w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów, znajduje uzasadnienie w prawie Unii Europejskiej.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy, iż wystawienie i przechowywanie kopii faktury VAT w formie elektronicznej będzie spełniało wymagania ww. § 21 rozporządzenia Ministra Finansów należy uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.