Czy wydatki poniesione na zakup biletów lotniczych, opłatę pobytu w hotelu oraz wejście do płatnych (...)

Czy wydatki poniesione na zakup biletów lotniczych, opłatę pobytu w hotelu oraz wejście do płatnych pomieszczeń na lotnisku będzie można w całości zakwalifikować jako koszty uzyskania przychodu zgodnie z ustawą z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych /tekst jednolity: Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm./ w przypadku nie posiadania faktur za te czynności (bilety lotnicze i miejsca hotelowe zostały zarezerwowane i opłacone drogą internetową przy pomocy karty kredytowej, a opłata za wejście do pomieszczeń Executive Lounge automatycznie ściągnięta w momencie okazania karty biznesowej w momencie wejścia do nich)?

STAN FAKTYCZNY
Z przedstawionego w piśmie stanu faktycznego wynika, iż Firma .....i prowadzi działalność na zasadach ogólnych w formie ksiąg rachunkowych i w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą wysłała na delegację służbową zagraniczną pracowników firmy. Podróż do miejsca docelowego odbyła się samolotem jako środkiem transportu. Na miejscu pracownicy mieli zapewniony pobyt w hotelu na koszt pracodawcy. W drodze powrotnej, również odbytej samolotem, w związku z opóźnieniem lotu weszli do specjalnych płatnych pomieszczeń dla posiadaczy karty VISA Business Card (karta należy do firmy ...) zwanych ' Executive Lounge', gdzie znajdowało się połączenie z internetem, telefony, a także kawiarnia z miejscem na odpoczynek.
W tak przedstawionym stanie faktycznym pytanie Pana brzmi: czy wydatki poniesione na zakup biletów lotniczych, opłatę pobytu w hotelu oraz wejście do płatnych pomieszczeń na lotnisku będzie można w całości zakwalifikować jako koszty uzyskania przychodu zgodnie z ustawą z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych /tekst jednolity: Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm./ w przypadku nie posiadania faktur za te czynności (bilety lotnicze i miejsca hotelowe zostały zarezerwowane i opłacone drogą internetową przy pomocy karty kredytowej, a opłata za wejście do pomieszczeń Executive Lounge automatycznie ściągnięta w momencie okazania karty biznesowej w momencie wejścia do nich)?

Porady prawne

STANOWISKO PODATNIKA
'Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych /t.jedn.: Dz.U.z 2000r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm./, kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Niewątpliwie koszty poniesione na zakup usługi przewozu lotniczego oraz usług hotelowych w celu odbycia delegacji służbowej, a także wejście do strefy lotniskowej, na której istniała możliwość kontaktu pracownik - firma w trakcie delegacji służbowej służą osiągnięciu przychodów i nie są wymienione w art. 23. W myśl § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów poza fakturami, dokumentami celnymi, rachunkami, fakturami korygującymi i natami korygującymi, podstawą zapisów w księdze są inne dowody stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a/ wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron /nazwę i adresy/ uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b/ datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
c/ przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d/ podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.
Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej:
1)zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2)zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3)wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych oraz zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, tzn.:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.


Ustawa o rachunkowości dopuszcza w pewnych sytuacjach pominięcie niektórych z ww. pozycji, tzn.:
1)można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych - (por. art. 21 ust. 1a),
2)wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem (por. art.21 ust. 2),
3)podpisy osób, o których mowa w art 21 ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób, jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym (por. art. 21 ust. 4).
Ponadto, w świetle art. 21 ust. 3 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamiesza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.
Firma .... posiada wydruki ze stron internetowych potwierdzające rezerwację biletów lotniczych i miejsc hotelowych, na których wyszczególniono opis operacji i jej wartość w walucie obcej, datę dokonania operacji, określenie sprzedawcy, w określeniu nabywcy: nazwiska delegowanych pracowników bez nazwy firmy i jej adresu, numer identyfikacyjny rezerwacji czy też potwierdzenia, brak podpisów. Natomiast wejście do specjalnych pomieszczeń na lotnisku jest potwierdzone tylko informacją na zestawieniu operacji kartą kredytową wystawioną przez wystawcę karty, gdzie wymieniona jest wartość w walucie obcej i w walucie polskiej, opis operacji i datę dokonania operacji. Pozostałe elementy dowodu księgowego zostały uzupełnione przez służby księgowe.
Posiłkując sie pismem Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu z dnia 22 czerwca 2005r., sygn. ZD/406-78/CIT/05,który wyjaśnił: '(...) postanowienia ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają wprost zasad i sposobu dokumentowania wydatków. Artykuł 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nawiązuje do odrębnych przepisów, zgodnie z którymi podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, na podstawie której będzie możliwe prawidłowe określenie wysokości dochodu, podstawy opodatkowania i należnego podatku za rok podatkowy. Ustawa odwołuje się więc do norm prawa bilansowego, co oznacza, iż księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i terminowo, a transakcje udokumentowane w sposób wskazany w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który to artykuł enumeratywnie określa jakie elementy winny znajdować sie na dowodzie księgowym.
Ustawodawca nie narzuca więc żadnych technicznych rozwiązań co do sposobu dokumentowania kosztów, podkreśla natomiast, że prowadzona ewidencja rachunkowa ma zapewnić określenie dochodu i podstawy opodatkowania oraz należnego podatku. Jednocześnie, regulacje ustawy - -Ordynacja podatkowa nakazują dla ustalenia stanu faktycznego oprzeć się na wszystkich dowodach oczywiście nie pozostających w sprzeczności z prawem.
W zakresie ponoszonych przez Spółkę wydatków, dla zakwalifikowania ich do kosztów uzyskania przychodów, najważniejsze jest, aby spełnić wymagania ustawy. Należy więc ustalić, za pomocą wszystkich możliwych dowodów, istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wydatkami a przychodami. Niezbędne jest bowiem, aby wydatek zaliczony do kosztów uzyskania przychodów poniesiony był w celu osiągnięcia przychodów.Spółka informuje, iż na posiadanym przez nią paragonie zostanie opisany (przez uprawnioną osobę) charakter wydatków, ich przeznaczenie, potwierdzone zostanie także sprawdzenie pod kątem formalnym i rachunkowym oraz przeliczenie waluty obcej na krajową.

W tej sytuacji, tak uzupełniony paragon stanowić może podstawę kwalifikowania wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Zaznaczyć należy, iż paragon dodatkowo opisany przez Spółkę winien znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym, na przykład dokumentującym podróże służbowe, ich cel i związek z funkcjonowaniem Podmiotu (...).'
Firma ... na podstawie przedstawionych wyżej wyjaśnień może stwierdzić, iż dokument będący wydrukiem internetowym oraz wydruk operacji bankową kartą kredytową uzupełniony o dane wymagane art. 21 ust. 2 ustawy o rachunkowości może stanowić podstawę kwalifikowania wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Konkluzja firma ..... może w całości zakwalifikować jako koszty uzyskania przychodu wszystkie wydatki związane z wykonaniem delegacji służbowej posiadając dokumentację wymienioną w pytaniu.

OCENA PRAWNA STANOWISKA PYTAJĄCEGO Z PRZYTOCZENIEM PRZEPISÓW PRAWA
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych /tekst jednolity: Dz.U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm./ kosztem uzyskania przychodów z poszczególnego źródła, są wszelkie koszty ponoszone w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.
Możliwość zaliczenia wydatku do podatkowej kategorii kosztów uzyskania przychodów istnieje wówczas, gdy spełnione są łącznie następujące warunki, tj. wydatek:
1.pozostaje w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i jest poniesiony w celu osiągnięcia przychodu,
2.nie znajduje się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy,
3. został właściwie udokumentowany.
Zatem, wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami. Są nimi koszty bezpośrednio jak i pośrednio związane z uzyskiwanym przychodem oraz koszty dotyczące całokształtu działalności podatnika, czyli związane z funkcjonowaniem firmy. Podatnik ma zatem możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich kosztów, pod warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.
Zaliczanie przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z podróżami służbowymi pracowników odbywa się zgodnie z ogólną zasadą, która została określona w cytowanym wyżej art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Tym samym, jeżeli podróż służbowa odbywana przez pracowników ma związek z prowadzoną przez jego pracodawcę działalnością gospodarczą, nie ma przeszkód, aby wydatki związane z podróżą służbową pracowników zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Istotnym zagadnieniem dla celów podatkowych jest prawidłowe dokumentowanie kosztów uzyskania przychodów. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa sposobów dokumentowania poniesionych wydatków. Odsyła zaś do odrębnych przepisów, zgodnie bowiem z art. 24a ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej 'księgą', z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu /straty/, podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a - 22o.


Tym odrębnym przepisem w odniesieniu do ksiąg rachunkowych jest ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
Przepis art. 20 tejże ustawy określa, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej 'dowodami źródłowymi':
1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Przepis art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości stanowi: w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
Dowód księgowy powinien spełniać wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tj. zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych - art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości.
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych.
Wydatki faktycznie poczynione, a jedynie wadliwie czy też w sposób niepełny udokumentowane, nie mogą być tylko z tego powodu w całości pominięte przy określaniu podstawy opodatkowania, jeżeli mogą być udowodnione dowodami zasługującymi na wiarę.
W przedmiotowej sprawie firma posiada wydruki ze stron internetowych potwierdzające rezerwację biletów lotniczych i miejsc hotelowych, na których wyszczególniono opis operacji i jej wartość w walucie obcej, datę dokonania operacji, określenie sprzedawcy, w określeniu nabywcy: nazwiska delegowanych pracowników bez nazwy firmy i jej adresu, numer identyfikacyjny rezerwacji czy też potwierdzenia, brak jest podpisów. Natomiast wejście do specjalnych pomieszczeń na lotnisku jest potwierdzone tylko informacją na zestawieniu operacji kartą kredytową wystawioną przez wystawcę karty, gdzie wymieniona jest wartość w walucie obcej i w walucie polskiej, opis operacji i datę dokonania operacji. Pozostałe elementy dowodu księgowego zostały uzupełnione przez służby księgowe firmy.
Zatem, odnosząc się do stanu faktycznego w przedmiotowej sprawie, należy stwierdzić, iż dokument będący wydrukiem internetowym oraz wydruk operacji bankową kartą kredytową, po uzupełnieniu o brakujące dane zawarte w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, stanowić może podstawę kwalifikowania przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, pod warunkiem zaistnienia związku przyczynowo- skutkowego z uzyskanym przychodem . Ponadto wydatki te winny znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym, na przykład dokumentującym podróże służbowe, ich cel i związek z funkcjonowaniem firmy.
W związku z powyższym Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku stwierdza, iż stanowisko przedstawione w przedmiotowej sprawie jest prawidłowe.
Jednocześnie, tut. organ podatkowy informuje, iż w przedmiotowej sprawie nie mają zastosowania przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.


Masz inne pytanie do prawnika?

Potrzebujesz pomocy prawnej?

Zapytaj prawnika