Czy w sytuacji, gdy Spółka zwróci pracownikowi faktycznie poniesione koszty noclegu w hotelu na podstawie (...)

Czy w sytuacji, gdy Spółka zwróci pracownikowi faktycznie poniesione koszty noclegu w hotelu na podstawie przedstawionej faktury lub rachunku, które są wyższe niż limity przewidziane w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej, to czy zwrócona nadwyżka ponad limit jest dla pracownika przychodem podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 7 grudnia 2010 r. (data wpływu 10 grudnia 2010 r.), uzupełnionym w dniu 7 marca 2011 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie źródeł przychodów ? jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 10 grudnia 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie źródeł przychodów.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, o których mowa w art. 14b § 1, art. 14f § 1 oraz 14f § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, w związku z czym pismem z dnia 21 lutego 2011 r. znak ILPB1/415-1417/10-2/AMN, ILPB4/423-339/10-2/MC na podstawie art. 169 § 1 tej ustawy wezwano Wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 25 lutego 2011 r., a w dniu 7 marca 2011 r. wniosek uzupełniono (nadano w polskiej placówce pocztowej w dniu 3 marca 2011 r.).

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca jest producentem oraz dostawcą różnego rodzaju produktów do spawania i cięcia. W związku z prowadzoną działalnością, pracownicy Spółki odbywają bardzo często podróże zagraniczne w celach służbowych. Podczas odbywania takich podróży służbowych, zdarzają się sytuacje, w których koszt noclegu stwierdzony rachunkiem przekracza limit diety hotelowej dla danego państwa, określony w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2002 r., w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju.

Sytuacje takie pojawiają się gdy niemożliwe jest znalezienie noclegu w cenie nieprzekraczjącej limitu hotelowego, w szczególności w Moskwie, nie ma możliwości zdobycia tańszego noclegu.

Zakwaterowanie w danym hotelu umożliwia sprawne i właściwe wykonanie zadań służbowych, eliminując dodatkowe koszty związane z dojazdem z tańszego hotelu, ale położonego w innej miejscowości często sporo oddalonej od miejsca docelowego podróży służbowej.

Spółka zwraca pracownikowi koszty noclegu w wysokości wynikającej z przedłożonego rachunku, zatwierdzonego przez Dyrektora, po uprzednim pisemnym wyjaśnieniu przez pracownika przyczyn powodujących przekroczenie limitu hotelowego. Dla Spółki koszty noclegu w pełnej wysokości stanowią koszty uzyskania przychodu, a kwotę przekraczającą limit, Spółka dolicza do przychodów pracownika podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych.

Czy w sytuacji, gdy Spółka zwróci pracownikowi faktycznie poniesione koszty noclegu w hotelu na podstawie przedstawionej faktury lub rachunku, które są wyższe niż przewidziane w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej limity, to czy zwrócona nadwyżka ponad limit jest dla pracownika przychodem podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych... (Spółka jest w tym przypadku płatnikiem pobranego podatku dochodowego od osób fizycznych).

Zdaniem Wnioskodawcy, zwrócone pracownikowi wydatki za hotel na podstawie przedłożonego rachunku lub faktury, poniesione w związku z zagraniczną podróżą służbową, w wysokości przekraczającej limit hotelowy określony w ww. rozporządzeniu, nie stanowią dla pracownika przychodu do opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 UPDOF ?? wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez właściwego ministra...?

Paragraf 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej mówi, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu na podstawie faktury lub rachunku, w wysokości przekraczającej limit.

Podobnego zdania jest Świętokrzyski Urząd Skarbowy, który w piśmie z dnia 18 sierpnia 2004 r. RO/436/166/2004 mówi, że ?przekroczenie limitu hotelowego podczas podróży służbowej pracownika poza granicami kraju nie będzie stanowiło przychodu pracownika i nie będzie podlegało opodatkowaniu, jeżeli w uzasadnionych przypadkach nie było możliwości skorzystania przez pracownika z noclegu mieszczącego się w limicie określonym w ww. rozporządzeniu, a pracodawca wyraził zgodę na zwrot kosztów w wysokości przekraczającej kwotę limitu.?

Podobne stanowiska prezentują:

  • Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie - interpretacja indywidualna z dnia 2 października 2008 r. IPPB2/415-1034/08-4/SP,
  • Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu - interpretacja indywidualna z dnia 20 stycznia 2009 r. lLPB1/415-883/08-6/AMN.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W art. 10 ust. 1 ww. ustawy zostały określone źródła przychodów, gdzie między innymi wymienia się: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Przepis art. 12 ust. 1 cyt. ustawy stanowi iż, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

A zatem ustawodawca ograniczył wysokość zwolnienia od podatku wyłącznie do diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, określonych w przepisach ustaw bądź wydanych przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej rozporządzeń z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, ze zm.) oraz poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991, ze zm.).

Z informacji zawartych we wniosku wynika, że pracownicy Wnioskodawcy odbywają bardzo często podróże zagraniczne w celach służbowych. Podczas odbywania podróży służbowych, zdarzają się sytuacje, w których koszt noclegu stwierdzony rachunkiem przekracza limit diety hotelowej dla danego państwa, określony w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju. Spółka zwraca pracownikowi koszty noclegu w wysokości wynikającej z przedłożonego rachunku, zatwierdzonego przez Dyrektora, po uprzednim pisemnym wyjaśnieniu przez pracownika przyczyn powodujących przekroczenie limitu hotelowego.

Diety przysługujące pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej, w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę oraz zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego na podstawie ww. art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej.

W przypadku podróży służbowej wykonywanej poza granicami Polski limitem będą wielkości wynikające z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

  1. przejazdów i dojazdów,
  2. noclegów,
  3. innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.


Stosownie do § 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej poza granicami kraju za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. Natomiast ust. 3 tego paragrafu stanowi, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 ww. rozporządzenia.

Zatem, jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na zwrot kosztów noclegu, stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit określony w cytowanym rozporządzeniu, uznając taki przypadek jako uzasadniony, wówczas otrzymany zwrot ww. kosztów, będzie wolny od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z powyższym zwrot kosztów noclegów w hotelu (udokumentowany rachunkiem) w czasie zagranicznej podróży służbowej dokonany przez Wnioskodawcę na rzecz pracownika korzysta ze zwolnienia pod warunkiem, że zgoda na zwrot kosztów w powyższej kwocie podyktowana była uzasadnionym przypadkiem.

Reasumując, w sytuacji gdy Spółka zwróci pracownikowi - który odbył podróż służbową - faktycznie poniesione koszty noclegu w hotelu na podstawie przedstawionej faktury lub rachunku, które są wyższe niż przewidziane w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej limity, to zwrócona nadwyżka ponad limit jest dla pracownika przychodem zwolnionym z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Rozstrzygnięcie przedstawionego we wniosku pytania dotyczącego:

  • podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zdarzenia przyszłego, zawarto w interpretacji indywidualnej z dnia 23 marca 2011 r. nr ILPB1/415-1417/10-5/AMN,
  • podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie stanu faktycznego, zawarto w interpretacji indywidualnej z dnia 10 marca 2011 r. nr ILPB4/423-339/10-4/MC,
  • podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zdarzenia przyszłego, zawarto w interpretacji indywidualnej z dnia 10 marca 2011 r. nr ILPB4/423-339/10-5/MC.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.


Referencje

ILPB1/415-1417/10-5/AMN, interpretacja indywidualna

ILPB1/415-883/08-6/AMN, interpretacja indywidualna

ILPB4/423-339/10-4/MC, interpretacja indywidualna

ILPB4/423-339/10-5/MC, interpretacja indywidualna

IPPB2/415-1034/08-4/SP , interpretacja indywidualna

Masz inne pytanie do prawnika?

Potrzebujesz pomocy prawnej?

Zapytaj prawnika