Czy Wnioskodawca może dokonywać zwrotów wydatków poniesionych przez pracownika z tytułu noclegu (...)

10.8.2012

Czy Wnioskodawca może dokonywać zwrotów wydatków poniesionych przez pracownika z tytułu noclegu bez uznawania ich za przychód pracownika ze stosunku pracy oraz pobierania i odprowadzania z tego tytułu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012, poz. 749) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną, przedstawione we wniosku z dnia 2 maja 2012 r. (data wpływu10 maja 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych zwrotu pracownikowi kosztów noclegów ? jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 10 maja 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych zwrotu pracownikowi kosztów noclegów.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności świadczy usługi m. in. zarządcze na rzecz spółek z grupy kapitałowej, będących podmiotami prowadzącymi działalność w zakresie usług transportowych, spedycyjnych i logistycznych.

Na potrzeby prowadzonej działalności Zainteresowany zatrudnia na podstawie umowy o pracę pracowników, których zadania wiążą się z doradztwem, wspieraniem biznesu wiedzą, doświadczeniem, know-how, itp. Wnioskodawca nie posiada oddziałów - praca świadczona jest w siedzibie spółki, ewentualnie w innych miejscach, w trakcie podróży służbowych. Pozostałe spółki z grupy posiadają liczne oddziały na terytorium Polski.

W przyszłości Wnioskodawca zamierza zatrudnić na stanowisku menedżerskim pracownika, którego ?zwykłe? miejsce pracy (ze względu na miejsca zamieszkania) będzie znajdowało się poza siedzibą Zainteresowanego, w jednym z oddziałów spółki z grupy, oddalonym o ok. 150 km od siedziby Zainteresowanego.

W związku z faktem, że pracownik połowę swego czasu pracy spędzał będzie w siedzibie Wnioskodawcy, Zainteresowany chciałby wskazać w umowie pracę dwa miejsca świadczenia pracy:

siedzibę Wnioskodawcy oraz
biuro w oddziale spółki z grupy kapitałowej.

Wykonywana przez menedżera praca związana będzie zatem nieodłącznie ze stałymi przejazdami, wizytami i spotkaniami z obecnymi klientami, potencjalnymi klientami, a także dyrektorami pionów w siedzibie Wnioskodawcy i biurze oddziału spółki z grupy kapitałowej.

Ponieważ wspomniane wyjazdy będą odbywały się w ramach wskazanych w umowie o pracę miejsc pracy, Zainteresowany nie zamierza traktować ich jako podróży służbowych w rozumieniu Przepisów Kodeksu pracy (nie będzie wypłacać pracownikowi diet i innych świadczeń przysługujących pracownikom zgodnie z Kodeksem pracy oraz przepisami wykonawczymi w przypadku podróży służbowych).

Jeżeli pracownik wyjedzie służbowo poza wskazane w umowie miejsca wykonywania pracy, to będzie oczywiście w podróży służbowej.

W trakcie wykonywania pracy podczas pobytu w siedzibie Wnioskodawcy pracownik będzie ponosił koszty noclegu. Na potwierdzenie poniesionych wydatków będzie dostarczał faktury, rachunki lub paragony. Zainteresowany chciałby zwracać pracownikowi równowartość poniesionych wydatków na podstawie przedłożonych do rozliczenia dokumentów. Na fakturach i rachunkach, jako nabywca usługi będzie widniał Wnioskodawca.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Czy Wnioskodawca może dokonywać zwrotów wydatków poniesionych przez pracownika z tytułu noclegu bez uznawania ich za przychód pracownika ze stosunku pracy oraz pobierania i odprowadzania z tego tytułu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych?
Czy Wnioskodawca może traktować koszt poniesiony przez pracownika (faktura na spółkę) jako koszt uzyskania przychodu?

Tut. Organ informuje, iż przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie nr 1, natomiast w zakresie pytania nr 2 zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zdaniem Wnioskodawcy, zwrot wydatków poniesionych przez pracownika nie będzie korzystał ze zwolnienia z art. 21 ust 1 pkt 16 lit. a) Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (?Ustawa pdof), gdyż nie można w tym przypadku mówić w ogóle o przychodzie po stronie pracownika.

Uzasadnienie

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (?Ustawa pdof?) zwolnione z obowiązku opodatkowania są diety i inne należności z tytułu podróży służbowych.

Zgodnie z art. 77 ⁵ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, podróżą służbową jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Ponieważ pracownik docelowo będzie miał ustalone dwa miejsca wykonywania pracy, nie będzie przebywał w podróży służbowej w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy; nie można zatem zastosować art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) Ustawy pdof do zwolnienia zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów.

Art. 12 ust. 1 wspomnianej wyżej ustawy wskazuje, że przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zainteresowany stoi na stanowisku, że ponoszone przez pracownika podczas wizyty w siedzibie Wnioskodawcy koszty noclegu nie będą wydatkami na cele osobiste pracownika, ale wydatkami na cele związane z działalnością Zainteresowanego. Pracownik będzie zatem tylko finansować Wnioskodawcę, czyli w momencie zwrotu (oddania) poniesionych wydatków nie otrzymuje z tego tytułu żadnej korzyści finansowej - nie powstanie zatem przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 Ustawy pdof. Z istoty zwrotu kosztów wynika, iż co do zasady pracownik nie uzyskuje korzyści majątkowej, wobec czego zwroty te nie powinny być uznawane za przychody (ani opodatkowane ani zwolnione od podatku).

W związku z powyższym Wnioskodawca chciałby nie traktować zwrotu kosztów noclegu w związku ze świadczeniem pracy przez pracownika w siedzibie spółki jako przychodu ze stosunku pracy, a zatem nieopodatkować go podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Opodatkowanie oznaczałoby bowiem, że pracownik ponosiłby ciężar finansowy wynikający z opodatkowania zwróconych mu wydatków, do ponoszenia których jest zobowiązany podmiot prowadzący działalność gospodarczą (pracodawca) jako podmiot odnoszący bezpośrednią korzyść z tych wydatków.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają zatem wszelkie dochody osiągane przez podatnika, z wyjątkiem tych dochodów, które zostały enumeratywnie wymienione przez ustawodawcę jako zwolnione od podatku, bądź od których zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Dla celów podatkowych nieodpłatne świadczenie obejmuje działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności osób, których skutkiem jest nieodpłatne - to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu - przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Mając na uwadze wyżej przywołane uregulowania prawne należy zaznaczyć, że przepis art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wymienia jedynie przykładowo przychody ze stosunku pracy. Świadczy o tym użycie słowa ?w szczególności? co oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Oznacza to, że przychodami ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Stosownie do art. 31 cytowanej ustawy, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej "zakładami pracy", są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Zainteresowany zamierza zatrudnić na stanowisku menedżera pracownika, którego ?zwykle? miejsce pracy będzie znajdowało się poza siedzibą Wnioskodawcy, w jednym z oddziałów spółki z grupy. Ponieważ pracownik połowę swego czasu pracy spędzał będzie w siedzibie Wnioskodawcy, Zainteresowany chciałby wskazać w umowie pracę dwa miejsca świadczenia pracy:

siedzibę Wnioskodawcy oraz
biuro w oddziale spółki z grupy kapitałowej.

Wykonywana przez menedżera praca związana będzie zatem nieodłącznie ze stałymi przejazdami wizytami i spotkaniami z obecnymi klientami, potencjalnymi klientami, a także dyrektorami pionów w siedzibie Wnioskodawcy i biurze oddziału spółki z grupy kapitałowej.

Ponieważ wyjazdy te będą odbywały się w ramach wskazanych w umowie o pracę miejsc pracy, Wnioskodawca nie zamierza traktować ich jako podróży służbowych w rozumieniu Przepisów Kodeksu pracy.

Treść przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego wskazuje, że pracownik Wnioskodawcy (menedżer), który w umowie o pracę jako miejsce świadczenia pracy będzie miał wskazane dwa miejsca wykonywania pracy, nie będzie w podróży służbowej.

W związku z powyższym, Wnioskodawca prawidłowo wyjazdów menedżera związanych z wykonywaniem pracy na terenie wskazanym w umowie o pracę, w świetle przepisów Kodeksu pracy nie traktuje jako podróży służbowej.

Zasadą jest, że wszelkie świadczenia pozostające w związku ze stosunkiem pracy powinny być traktowane jako element wynagrodzenia za pracę i w ten sam sposób opodatkowane, tj. wraz z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym zostały pracownikowi przekazane, chyba, że korzystają one ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

podróży służbowej pracownika,
podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Powyższe zwolnienie obejmuje zatem diety i inne świadczenia otrzymane przez pracownika za czas podróży służbowej, do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Oznacza to, że zwolnienie przysługuje wyłącznie pod warunkiem, że pracownik odbywa podróż służbową w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową zobowiązany jest wypłacić pracownikowi dietę oraz inne należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. W przypadku, gdy pracownik nie jest w podróży służbowej pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty tychże należności.

Zatem zwrot kosztów noclegów stanowi wówczas nieodpłatne świadczenie ze strony pracodawcy na rzecz pracownika, które nie korzysta ze zwolnienia zawartego w wyżej cytowanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W związku z powyższym wartość świadczenia (noclegu) wynikająca z wystawionej faktury, rachunku ? ponoszona przez pracownika - niebędącego w podróży służbowej - i pokrywana przez Zainteresowanego stanowić będzie przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wartość świadczenia Wnioskodawca ma obowiązek doliczyć do wynagrodzenia wypłaconego w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy, według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy, zgodnie z przepisami art. 31, 32 i 38 ww. ustawy.

Reasumując, stwierdzić należy, iż wartość świadczenia (noclegu) ponoszonego przez menedżera, które będzie finansowane przez Wnioskodawcę, wynikającego z wystawionej na Spółkę faktury, rachunku stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, od którego Zainteresowany, jako płatnik zobowiązany jest pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy, łącznie z pozostałymi dochodami uzyskanymi przez pracownika w danym miesiącu.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.