Czy zwracane przez Spółkę na rzecz Jej pracowników wydatki za przejazdy taksówkami oraz opłaty (...)

20.12.2012

Czy zwracane przez Spółkę na rzecz Jej pracowników wydatki za przejazdy taksówkami oraz opłaty parkingowe, które są ponoszone przez pracowników w związku z podróżami służbowymi lub w trakcie wykonywania bieżących zadań powierzonych przez Spółkę, udokumentowane zaakceptowanym przez odpowiednie osoby drukiem rozliczenia kosztów z załączonymi paragonami, biletami i innymi dowodami zapłaty mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej przedstawione we wniosku z dnia 06 września 2012 r. (data wpływu 27 września 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie udokumentowania kosztów uzyskania przychodów ? jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 27 września 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie udokumentowania kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Głównym przedmiotem działalności gospodarczej Spółki (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest produkcja leków oraz wyrobów farmaceutycznych.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka ponosi szereg wydatków związanych ze zwrotem - na rzecz swoich pracowników - poniesionych przez nich kosztów przewozu taksówkami oraz opłat parkingowych. Wydatki te są ponoszone przede wszystkim w związku z odbywaniem podróży służbowych przez pracowników Spółki (zarówno na terytorium Polski, jak i poza granicami kraju), ale również w trakcie wykonywania przez pracowników Spółki bieżących zadań.

Wydatki poniesione na przejazd taksówkami są często potwierdzane jedynie paragonami fiskalnymi (lub - w przypadku poniesienia wydatku za granicą - zagranicznymi paragonami / innymi dokumentami potwierdzającymi zakup usług). Z kolei, ponosząc opłaty parkingowe pracownicy Spółki otrzymują paragony, bilety lub inne dokumenty potwierdzające transakcję. Pracownicy często nie są w stanie wyegzekwować udokumentowania takich wydatków fakturami VAT ani rachunkami.

Zgodnie z procedurą przyjętą przez Spółkę, każdy pracownik, który poniósł wydatki w związku wykonywaniem obowiązków służbowych jest obowiązany do dokonania ich rozliczenia w celu odzyskania zaangażowanych środków. Dokonanie rozliczenia wydatków związanych z podróżami służbowymi wymaga wypełnienia formularza w formie elektronicznej, w którym wskazywany jest w szczególności cel podróży, wysokość i rodzaj poniesionych kosztów, numer osobowy pracownika oraz numer podróży służbowej. Dokonanie rozliczenia wydatków związanych z wykonywaniem przez pracowników bieżących zadań wymaga wypełnienia formularza w formie elektronicznej, w którym wskazywana jest, między innymi, wysokość poniesionego kosztu, rodzaj wydatku, miejsce poniesienia kosztu oraz numer osobowy pracownika. Zasadność i celowość ponoszenia przez danego pracownika określonych wydatków jest każdorazowo weryfikowana przez odpowiednie osoby upoważnione do dokonywania akceptacji wydatków, zgodnie z procedurą obowiązującą w Spółce.

Zaakceptowany druk rozliczenia wydatków z załączonymi paragonami, biletami i innymi dowodami zapłaty stanowi podstawę do ujęcia zwrotu wydatków w księgach rachunkowych Spółki.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Zdaniem Wnioskodawcy, zwracane przez Spółkę wydatki, które są ponoszone przez pracowników w związku z odbywaniem podróży służbowych i realizacją bieżących zadań powierzonych przez Spółkę, a które są udokumentowane zaakceptowanym drukiem rozliczenia kosztów oraz paragonami, biletami i innymi dowodami zapłaty będą stanowiły koszty uzyskania przychodów Spółki w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Poniżej Wnioskodawca przedstawia uzasadnienie swojego stanowiska.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Aby zatem dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, muszą zostać spełnione następujące warunki:

wydatek musi zostać poniesiony przez podatnika (tj. musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika);
wydatek musi pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;
wydatek nie może być wymieniony w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Dodatkowym wymogiem dla zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest ich prawidłowe udokumentowanie. Dowody zgromadzone przez podatnika powinny potwierdzać zarówno sam fakt poniesienia danego wydatku, jak i jego związek z uzyskaniem przychodów (lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów). Każdy wydatek - aby stanowił koszt uzyskania przychodów - powinien być zatem odpowiednio udokumentowany.

Wnioskodawca pragnie zauważyć, iż w opisanym w niniejszym wniosku stanie faktycznym spełnione zostały wszystkie wymienione warunki.

Poniżej Spółka przedstawia szczegółowe uzasadnienie swojego stanowiska.

Fakt poniesienia wydatków.

Wszystkie opisane w niniejszym wniosku wydatki związane ze zwrotem przez Spółkę kosztów ponoszonych przez pracowników podczas odbywania podróży służbowych i wykonywania bieżących zadań pracowniczych są finansowane w całości ze środków Spółki.

Dlatego też, warunek poniesienia wydatków przez podatnika (z zasobów majątkowych podatnika) jest spełniony.

Cel poniesienia wydatków.

W opinii Wnioskodawcy, spełniony jest także drugi z wymienionych warunków, a więc istnienie związku ponoszonych wydatków z przychodami Spółki.

Należy bowiem zauważyć, iż ponoszone wydatki są ściśle związane z wykonywaniem przez pracowników ich obowiązków służbowych, tj. odbywaniem podróży służbowych oraz wykonywaniem bieżących zadań zleconych przez Spółkę. Pracownicy korzystają z usług przewozu taksówkami w celu dojazdu na miejsce spotkania, szkolenia czy też do załatwienia spraw administracyjnych. Korzystanie przez niektórych pracowników z samochodów służbowych pociąga z kolei konieczność ponoszenia opłat parkingowych. Opisane wydatki dokonywane przez pracowników są wydatkami pozostającymi w związku z działalnością Spółki i są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ponadto należy zauważyć, iż zasadność i celowość ponoszenia przez danego pracownika określonych wydatków jest każdorazowo weryfikowana przez odpowiednie osoby upoważnione do dokonywania akceptacji wydatków, zgodnie z procedurą obowiązującą w Spółce.

W świetle powyższego - zdaniem Spółki - bezspornym jest fakt, iż ponoszone przez Spółkę wydatki mają charakter kosztów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Ponoszone przez Spółkę koszty, związane ze zwrotem ? na rzecz pracowników ? wydatków związanych z podróżami służbowymi i wykonywaniem bieżących zadań pracowniczych nie zostały wymienione na ?negatywnej? liście wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów zawartej w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Dlatego też, powyższy warunek jest spełniony w przedstawionym stanie faktycznym.

Udokumentowanie wydatków.

Nie ulega wątpliwości, iż opisane w niniejszym wniosku wydatki są przez Spółkę prawidłowo udokumentowane. Dokumenty gromadzone przez Spółkę jednoznacznie potwierdzają bowiem zarówno sam fakt poniesienia wydatków, jak i związek tych wydatków z działalnością i przychodami Spółki.

Poniżej Spółka przedstawia bardziej szczegółowe uzasadnienie swojego stanowiska.

Regulacje ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Przepisy ww. ustawy nie zawierają szczegółowych regulacji dotyczących sposobu dokumentowania wydatków. Przepisem odnoszącym się - w sposób pośredni - do analizowanego zagadnienia jest art. 9 ust. 1 cyt. ustawy, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Mimo braku w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych szczegółowych regulacji dotyczących sposobu dokumentowania wydatków, w orzecznictwie sądów administracyjnych prezentowany jest pogląd, zgodnie z którym dany wydatek może zostać udokumentowany każdym dostępnym dowodem, który potwierdza w sposób niebudzący wątpliwości: (i) fakt poniesienia wydatku (w tym jego wysokość oraz to, na czyją rzecz został poniesiony) oraz (ii) związek tego wydatku z przychodami.

Stanowisko takie zostało w szczególności zaprezentowane w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 14 października 2010 r. (sygn. II FSK 980/09), w którym Sąd zwrócił uwagę, że: ?sama wadliwość dowodów księgowych nie przesądza jeszcze, iż opisany w nich wydatek nie został poniesiony, jednak wówczas, gdy stwierdzi się wadliwość dowodów księgowych, dla zaliczenia go do kosztu uzyskania przychodu niezbędne jest wykazanie faktu poniesienia wydatku, jego wysokości, stron uczestniczących w transakcji, związku wydatku z przychodem, a także tego, na czyją rzecz został on poniesiony?.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt niniejszej sprawy, Spółka pragnie zauważyć, iż dowody przez Nią gromadzone (tj. zaakceptowane przez odpowiednie osoby druki rozliczenia kosztów wraz z paragonami, biletami czy też innymi dowodami zapłaty) w sposób nie budzący wątpliwości potwierdzają zarówno:

fakt poniesienia wydatków, ich wysokość oraz strony uczestniczące w transakcji oraz
związek wydatków z przychodami Spółki, a także to, na czyją rzecz wydatek został poniesiony.

Dlatego też - w opinii Wnioskodawcy - opisane w niniejszym wniosku wydatki są przez Spółkę prawidłowo udokumentowane i mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Regulacje ustawy o rachunkowości.

Jak wskazano wcześniej, przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawierają szczegółowych regulacji dotyczących sposobu dokumentowania wydatków, lecz odwołują się - w zakresie zasad prowadzenia ewidencji rachunkowej - do odrębnych regulacji, tj. przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.; dalej: ustawa o rachunkowości).

Zgodnie z art. 20 ust. 1 tej ustawy, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Zgodnie natomiast z art. 20 ust. 2, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej ?dowodami źródłowymi?:

zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Jednocześnie jednak - zgodnie z treścią art. 21 ust. la ustawy o rachunkowości - można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. A zatem, dane wymienione w pkt 5 i 6 powyższego przepisu nie są niezbędne do uznania danego dokumentu za dowód księgowy.

Biorąc pod uwagę przedstawione regulacje ustawy o rachunkowości należy stwierdzić, iż ustawodawca nie określił w nich zamkniętego katalogu dopuszczalnych sposobów ani technik dokumentowania kosztów, a jedynie wskazał na elementy, które powinien zawierać dowód księgowy.

W opinii Wnioskodawcy - w przedstawionym stanie faktycznym - dokumenty gromadzone przez Spółkę zawierają wszelkie niezbędne elementy do uznania ich za dowód księgowy. Dokumenty posiadane przez Spółkę - tj. zaakceptowane przez odpowiednie osoby druki rozliczenia kosztów wraz paragonami, biletami czy też innymi dowodami zapłaty - zawierają bowiem:

określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
określenie stron dokonujących operacji gospodarczej;
opis operacji oraz jej wartość;
datę dokonania operacji / datę sporządzenia dowodu.

Natomiast - jak wskazano wcześniej - zgodnie z art. 21 ust. la ustawy o rachunkowości - zamieszczenie na dowodzie księgowym podpisu wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów oraz podpisu osoby stwierdzającej sprawdzenie i zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych nie jest konieczne, jeżeli wynika to z przyjętej techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Podsumowując, gromadzone przez Spółkę dokumenty będą zawierać wszystkie niezbędne składniki wymienione w art. 21 ust. 1 w zw. z ust. la ustawy o rachunkowości. W konsekwencji, opisany przez Spółkę system rozliczeń wydatków poniesionych przez pracowników w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych spełnia wymóg ich prawidłowej dokumentacji.

Stanowisko organów podatkowych.

Spółka pragnie zwrócić uwagę na fakt, iż stanowisko przedstawione w niniejszym wniosku znajduje uzasadnienie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez tutejszy organ podatkowy, tj. Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu. Przykładowo, Spółka pragnie zwrócić uwagę na:

interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 20 stycznia 2011 r. (sygn. ILPB3/423-824/10-4/KS), w której stwierdzono, że: ?wydatki związane z realizacją przez pracowników bieżących zadań służbowych, jak również wydatki związane z podróżami służbowymi (krajowymi i zagranicznymi) udokumentowane paragonami fiskalnymi i biletami parkingowymi - tj. w sposób wymagany przepisami o rachunkowości - mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki, na podstawie art. 15 ust. 1 ww. ustawy?;
interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 30 listopada 2010 r. (sygn. ILPB4/423-168/10-5/MC), w której stwierdzono, że: ?wydatki dokumentowane poprzez oświadczenie pracownika o poniesionych kosztach, kwit na okaziciela lub paragon fiskalny (zawierający informacje dotyczące podmiotu świadczącego usługę, jego NIP, datę i czas zawarcia transakcji, kwotę brutto, netto i podatku VAT, poświadczone przez pracownika i jego przełożonego), są wystarczającym dowodem do uznania tych wydatków przez Spółkę za koszt uzyskania przychodu?;
interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 2 czerwca 2009 r. (sygn. ILPB3/423-192/09-4/MC), w której zauważono, iż: ?W oparciu o obowiązujący stan prawny stwierdzić należy, iż paragony fiskalne na przejazdy taksówkami w sprawach służbowych oraz faktury lub rachunki wystawione imienne na pracownika, potwierdzające poniesienie wydatków związanych z działalnością Spółki (m.in. zakup karty na korzystanie z Internetu w Niemczech), uzupełnione o dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości mogą stanowić podstawę zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów?.

Podobne stanowisko jest prezentowane także przez inne organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych, a w szczególności przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 2 grudnia 2011 r. (sygn. IPPB5/423-1045/11-4/RS), 17 lutego 2011 r. (sygn. IPPB3/423-787/10-2/GJ) oraz w interpretacji z 12 maja 2010 r. (sygn. IPPB3/423-222/10-2/GJ).

Biorąc pod uwagę powyższe, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że zwracane przez Spółkę wydatki, które są ponoszone przez pracowników w związku z odbywaniem podróży służbowych i realizacją bieżących zadań powierzonych przez Spółkę, a które są udokumentowane zaakceptowanym drukiem rozliczenia kosztów oraz paragonami, biletami i innymi dowodami zapłaty będą stanowiły koszty uzyskania przychodów Spółki w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (?).

W myśl powyższego, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
został właściwie udokumentowany,
nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Ponoszone koszty należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Zaznaczyć należy, iż to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, w oparciu o zgromadzony przez tychże podatników materiał dowodowy. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy kosztami a przychodami Spółki.

Mając na uwadze przedstawiony przez Wnioskodawcę opis stanu faktycznego, stwierdzić należy, iż przedmiotowe wydatki, w ocenie tut. Organu mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ww. ustawy, o ile zostaną prawidłowo udokumentowane przez Podatnika.

Istotną wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów ustawodawca zawarł w art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a - 16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule, zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Z przepisów tej ustawy wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej ?dowodami źródłowymi? (art. 20 ust. 2 ustawy). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy).

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej ?dowodami źródłowymi?:

zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Jak stanowi art. 20 ust. 3 ww. ustawy, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
korygujące poprzednie zapisy;
zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 ust. 1a ww. ustawy).

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo - skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne wykonanie usługi, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Zwrócić przy tym należy uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie ?w szczególności? wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości, przedmiotowe dowody potwierdzające opisane przez Spółkę wydatki, stanowią dowody księgowe będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Odnosząc powyższe uregulowania do przedstawionego we wniosku opisu sprawy, należy stwierdzić, iż przedmiotowe wydatki ponoszone przez Spółkę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, udokumentowane w sposób wymagany przepisami o rachunkowości ? mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Jednocześnie nadmienia się, iż postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnych jest postępowaniem szczególnym i w tym sensie ograniczonym np. w stosunku do postępowania podatkowego i kontrolnego, że nie może obejmować postępowania dowodowego. Powyższe wynika wprost z unormowania zawartego w art. 14h ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), który stanowi, iż w sprawach dotyczących interpretacji indywidualnej stosuje się odpowiednio przepisy art. 120, art. 121 § 1, art. 125, art. 129, art. 130, art. 135-137, art. 140, art. 143, art. 165a, art. 168, art. 169 § 1-2, art. 170 i art. 171 oraz przepisy rozdziału 5, 6, 10 i 23 działu IV. W powołanym przepisie ustawodawca nie wymienia postępowania dowodowego, które regulują przepisy rozdziału 11 działu IV Ordynacji podatkowej.

W przedmiotowym wniosku, Spółka wnosi m.in. o potwierdzenie, że przy zastosowaniu opisanych procedur prawidłowe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków jakie Spółka ponosi w toku prowadzonej działalności, udokumentowanych w sposób określony w przedstawionym opisie sprawy. Pytanie Spółki dotyczy zatem m.in. potwierdzenia mocy dowodowej wymienionych kategorii dokumentów, do czego, jak wyżej wskazano, organ podatkowy w trybie wydawania interpretacji indywidualnych na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie jest ani zobowiązany, ani uprawniony.

Powyższe przesądza o tym, że odpowiedź tut. Organu na pytanie Spółki o prawidłowość dokumentowania wydatków z uwagi na wskazany charakter postępowania o wydanie interpretacji może mieć jedynie charakter ogólny, zaś ocena, czy dla uznania konkretnego wydatku za koszt uzyskania przychodów wystarczające jest jego udokumentowanie w sposób opisany we wniosku może być dokonana tylko przez organ podatkowy prowadzący postępowanie dowodowe, w którym organ ten sprawdzi spełnienie wszystkich przesłanek pozwalających na uznanie konkretnego wydatku za koszt podatkowy na gruncie odpowiednich przepisów, w szczególności ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), a także ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Jednocześnie należy wskazać, iż powołane w treści wniosku orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego nie może wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Nie negując tego orzeczenia, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego należy stwierdzić, iż zdaniem organu podatkowego, teza badanego rozstrzygnięcia nie ma zastosowania w przedmiotowym postępowaniu.

Natomiast w odniesieniu do powołanych przez Spółkę interpretacji indywidualnych, stwierdzić należy, iż są one rozstrzygnięciami wydanymi w konkretnych sprawach, osadzonych w określonym stanie faktycznym i tylko do nich się odnoszących, w związku z tym nie mają mocy powszechnie obowiązującego prawa.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.