1. Czy obciążanie klienta kosztami ryczałtowymi za wysłanie listem poleconym wezwania do zapłaty (...)

UZASADNIENIE

W dniu 26 kwietnia 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu dokumentowania czynności obciążania kosztami ryczałtowymi za wysyłanie listem poleconym wezwania do zapłaty.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca - Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Spółka zajmuje się m. in. wynajmem kontenerów biurowo-socjalnych i magazynowych, które są wykorzystywane przede wszystkim przez klientów Spółki jako zaplecze socjalne na budowach. W przypadku transakcji wynajmu, Wnioskodawca podpisuje z klientem umowę wynajmu wraz z ?ogólnymi warunkami wynajmu kontenerów? - zwanych dalej owwk. Zgodnie z postanowieniami umowy Spółka za każdy miesiąc wystawia fakturę VAT za usługę wynajmu kontenerów. Zarówno w umowie, jak i na fakturze VAT wpisywany jest termin zapłaty za świadczone usługi. Niestety często zdarza się, że klienci nie płacą za faktury VAT. W takiej sytuacji Spółka wysyła do klientów wezwanie do zapłaty listem poleconym. Zgodnie z postanowieniami owwk, Spółka ma prawo obciążyć swojego klienta kosztami ryczałtowymi w wysokości 30 zł w przypadku wysłania do tego klienta wezwania do zapłaty listem poleconym, jeżeli klient spóźnia się z płatnością.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy obciążanie klienta kosztami ryczałtowymi za wysłanie listem poleconym wezwania do zapłaty - w przypadku, gdy klient spóźnia się z płatnością - powinno być udokumentowane notą obciążeniową bez naliczania podatku VAT?
2. Czy powinno być udokumentowane fakturą VAT i czy powinien być naliczony podatek VAT ze stawką 23%?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy, jeżeli Spółka wysyła do swojego klienta wezwanie do zapłaty listem poleconym, gdy klient spóźnia się z płatnością, to zgodnie z postanowieniami owwk, Spółka ma prawo obciążyć klienta ryczałtowymi kosztami w wysokości 30 zł.

Zdaniem Spółki, wysłanie wezwania do zapłaty i obciążenie kosztami ryczałtowymi nie jest świadczeniem usług, ani też nie wchodzi w zakres usługi wynajmu, którą świadczy Spółka na rzecz swojego klienta. Z tego powodu Wnioskodawca uważa, że obciążenie klienta kosztami ryczałtowymi jest pewnego rodzaju karą, a nie świadczeniem usług i nie należy od tej czynności naliczać podatku VAT. Czynność ta nie podlega pod przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Czynność ta powinna być udokumentowana notą obciążeniową bez VAT-u.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy, rozumie się zasadniczo przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel, w tym również czynności wymienione w tym przepisie (art. 7 ust. 1 ustawy).

Natomiast stosownie do przepisu art. 8 ust. 1 ustawy, przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7, w tym również:

1. przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;
2. zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;
3. świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.
   
   

Należy wyjaśnić, iż pod pojęciem usługi (świadczenia) należy rozumieć każde zachowanie, na które składać się może zarówno działanie (uczynienie, wykonanie czegoś na rzecz innej osoby), jak i zaniechanie (nieczynienie bądź też tolerowanie). Przy ocenie charakteru świadczenia jako usługi należy mieć na względzie, że ustawa zalicza do grona usług każde świadczenie, które nie jest dostawą w myśl art. 7 ustawy. Zauważyć jednak należy, iż usługą będzie tylko takie świadczenie, w przypadku którego istnieje bezpośredni konsument, odbiorca świadczenia odnoszący korzyść o charakterze majątkowym. W związku z powyższym czynność podlega opodatkowaniu jedynie wówczas, gdy wykonywana jest w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta tej czynności, przy czym związek pomiędzy otrzymywaną płatnością a świadczeniem na rzecz dokonującego płatności musi mieć charakter bezpośredni i na tyle wyraźny, aby można powiedzieć, że płatność następuje w zamian za to świadczenie.

Przez sprzedaż, w myśl art. 2 pkt 22 ustawy, rozumie się odpłatną dostawę towarów, i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Z kolei, zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Z opisanego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Spółka zajmuje się m. in. wynajmem kontenerów biurowo-socjalnych i magazynowych, które są wykorzystywane przede wszystkim przez klientów Spółki jako zaplecze socjalne na budowach. W przypadku transakcji wynajmu Wnioskodawca podpisuje z klientem umowę wynajmu wraz z ?ogólnymi warunkami wynajmu kontenerów? (owwk). Zgodnie z postanowieniami umowy Spółka za każdy miesiąc wystawia fakturę VAT za usługę wynajmu kontenerów. Zarówno w umowie, jak i na fakturze VAT wpisywany jest termin zapłaty za świadczone usługi. Niestety często zdarza się, że klienci nie płacą za faktury VAT. W takiej sytuacji Spółka wysyła do klientów wezwanie do zapłaty listem poleconym. Zgodnie z postanowieniami owwk, Spółka ma prawo obciążyć swojego klienta kosztami ryczałtowymi w wysokości 30 złotych w przypadku wysłania do tego klienta wezwania do zapłaty listem poleconym, jeżeli klient spóźnia się z płatnością.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii sposobu dokumentowania obciążania klienta kosztami ryczałtowymi za wysłanie listem poleconym wezwania do zapłaty - w przypadku, gdy klient spóźnia się z płatnością.

Odnosząc się do powołanych przepisów prawa podatkowego w kontekście opisanego zdarzenia przyszłego stwierdzić należy, iż zobowiązanie do uiszczenia kosztów ryczałtowych, ponoszonych przez Wnioskodawcę w związku z wysłaniem wezwania do uregulowania zaległości w opłatach, nie dotyczy świadczenia mającego charakter usługi, lecz jest świadczeniem pieniężnym mającym postać zwrotu ustalonych kosztów ryczałtowych. Pomiędzy Wnioskodawcą a klientami Spółki zwracającymi ww. koszty nie istnieje świadczenie wzajemne, gdyż Wnioskodawca w zamian za wpłaconą kwotę stanowiącą zwrot kosztów ryczałtowych nie wykonuje na rzecz wskazanych osób żadnego świadczenia.

W konsekwencji stwierdzić należy, iż obciążanie kosztami ryczałtowymi za wysłanie listem poleconym wezwania do zapłaty - w przypadku, gdy klient spóźnia się z płatnością - nie stanowi ani dostawy towarów w rozumieniu art. 7 ust. 1 ustawy, ani świadczenia usług w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy. A zatem zwrot kosztów nie stanowi czynności podlegającej opodatkowaniu, określonej w art. 5 ust. 1 ustawy, którą należałoby udokumentować fakturą VAT. W związku z tym Wnioskodawca może wystawić w przedmiotowej sprawie notę obciążeniową.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.