Czy istnieje obowiązek dokonania zgłoszenia NIP-2.

UZASADNIENIE

W dniu 29 czerwca 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej zasad ewidencji i identyfikacji podatników i płatników w zakresie braku obowiązku dokonania zgłoszenia aktualizacyjnego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

(?) S.A. (dalej: ?Spółka?) rozważa potencjalną zmianę sposobu prowadzenia swoich ksiąg rachunkowych w Polsce poprzez zlecenie dokonywania księgowań na zewnątrz ? do centrum usług wspólnych, zlokalizowanego prawdopodobnie poza terytorium Polski.

W ramach rozważanej potencjalnej struktury, oryginały i kopie faktur, drukowane księgi rachunkowe oraz inna niezbędna dokumentacja księgowa będzie fizycznie przechowywana i dostępna dla celów kontroli w siedzibie Spółki w Polsce.

Natomiast elektroniczne (zeskanowane) wersje tych dokumentów będą wysyłane do centrum usług wspólnych zlokalizowanego za granicą, gdzie na ich podstawie będą wpisywane dane do systemu finansowego Spółki. Elektroniczne wersje dokumentów księgowych oraz oprogramowanie księgowe będą przechowywane na serwerach zlokalizowanych poza Polską. Jednakże, będzie możliwość uzyskania dostępu z terytorium Polski do wszystkich dokumentów księgowych oraz danych z systemu księgowego. Ponadto, Spółka wyznaczy spośród swoich pracowników osobę, która będzie odpowiedzialna za sprawdzanie i zatwierdzanie księgowań dokonanych przez centrum usług wspólnych - co najmniej raz w miesiącu. Dopiero po zatwierdzeniu księgowań przez osobę odpowiedzialną, proces księgowania będzie można uznać za zakończony.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wskutek fizycznego dokonywania księgowań w systemie księgowym przez centrum usług wspólnych z siedzibą za granicą, Spółka będzie zobowiązana do złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego na formularzu NIP-2...

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t. j. Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 ze zm.), jeżeli jakakolwiek informacja ujęta w zgłoszeniu identyfikacyjnym ulegnie zmianie, podatnicy mają obowiązek aktualizowania tych danych przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego (na formularzu NIP-2) do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w określonym w ustawie terminie (zależnym od tego, do jakiej kategorii podatnik należy).

W części B.10, pole 56 zgłoszenia aktualizacyjnego NIP-2, podatnik jest zobowiązany poinformować urząd skarbowy, czy dokumentacja rachunkowa jest prowadzona we własnym zakresie, czy przez zewnętrzny podmiot. Ponadto, w części B.10.2. zgłoszenia, podatnik jest zobowiązany podać pełen adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej.

W ramach rozważanej potencjalnej struktury prowadzenia ksiąg rachunkowych, oryginały i kopie faktur, drukowane księgi rachunkowe oraz inna niezbędna dokumentacja księgowa będzie fizycznie przechowywana w siedzibie Spółki w Polsce. Natomiast elektroniczne (zeskanowane) wersje tych dokumentów będą wysyłane do centrum usług wspólnych zlokalizowanego za granicą gdzie na ich podstawie będą wpisywane dane do systemu finansowego Spółki.

Zdaniem Spółki, samo zlecenie przez Spółkę fizycznego wprowadzania danych do systemu księgowego zagranicznemu centrum usług wspólnych nie powoduje samo w sobie zmiany miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych - z uwagi na fakt, że oryginały i kopie faktur, drukowane księgi rachunkowe oraz inna niezbędna dokumentacja księgowa będą nadal fizycznie przechowywane w siedzibie Spółki w Polsce. Ponadto, techniczne księgowania wprowadzone przez centrum usług wspólnych będą musiały co najmniej raz w miesiącu zostać zweryfikowane i potwierdzone przez wyznaczoną przez Spółkę osobę. Dopiero po zatwierdzeniu księgowań przez tę osobę, proces księgowania będzie można uznać za zakończony.

W związku z tym, zdaniem Spółki, wskutek zmiany struktury prowadzenia ksiąg, nie zmieni się ani podmiot prowadzący księgi (będzie nim nadal sama Spółka), ani miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej (pełna dokumentacja w formie papierowych wydruków będzie nadal przechowywana w siedzibie Spółki). W konsekwencji, w ocenie Spółki w przypadku wprowadzenia rozważanej struktury prowadzenia ksiąg, nie będzie ona zobowiązana do złożenia do urzędu skarbowego zgłoszenia aktualizacyjnego na formularzu NIP-2.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Stosownie do art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t. j. Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 ze zm.), podatnicy obowiązani są do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego; zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.

Stosownie do art. 5 ust.

3 ww. ustawy, zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi zawiera w szczególności pełną i skróconą nazwę (firmę), formę organizacyjno-prawną, adres siedziby, numer identyfikacyjny REGON, organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ, wykaz rachunków bankowych, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych, a ponadto:

1. w przypadku zakładów (oddziałów) osób prawnych oraz innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych będących podatnikami - NIP oraz inne dane dotyczące jednostki macierzystej;
2. w przypadku spółek cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych oraz komandytowo-akcyjnych - dane dotyczące wspólników, w tym również NIP nadany poszczególnym wspólnikom;
3. w przypadku podatkowych grup kapitałowych - dane dotyczące spółek wchodzących w skład grupy, w tym również NIP nadane tym spółkom.

Informacje dotyczące aktualizacji danych, zawarte zostały w art. 9 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ww. ustawy, podatnicy mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego określonego w art. 4, z zastrzeżeniem ust. 1c:

1. wymienieni w art. 6 ust. 1 - nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych;
2. wymienieni w art. 6 ust. 2-7 - nie później niż w terminie 30 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych, z zastrzeżeniem ust. 1a;
3. wymienieni w art. 6 ust. 8 - wraz ze złożeniem pierwszej w roku podatkowym deklaracji podatkowej lub w terminie dokonania pierwszej w roku podatkowym wpłaty podatku.

Ponadto należy zauważyć, iż na podstawie delegacji ustawowej wynikającej z art. 5 ust. 5 powołanej wyżej ustawy, zostało wydane rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 listopada 2003 r. w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych (Dz. U. Nr 202, poz. 1959 ze zm.). Zgłoszenie identyfikacyjne/zgłoszenie aktualizacyjne osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, będącej podatnikiem lub płatnikiem stanowi załącznik Nr 2 do niniejszego rozporządzenia (NIP-2).

Obowiązek złożenia druków aktualizacyjnych następuje wyłącznie w przypadku zaistnienia zmian w zgłoszeniu dotychczasowym.

Z sytuacji przedstawionej we wniosku wynika, że Spółka rozważa potencjalną zmianę sposobu prowadzenia swoich ksiąg rachunkowych w Polsce poprzez zlecenie dokonywania księgowań na zewnątrz ? do centrum usług wspólnych, zlokalizowanego prawdopodobnie poza terytorium Polski. W ramach rozważanej struktury, oryginały i kopie faktur, drukowane księgi rachunkowe oraz inna niezbędna dokumentacja księgowa będzie fizycznie przechowywana i dostępna dla celów kontroli w siedzibie Spółki w Polsce. Natomiast elektroniczne (zeskanowane) wersje tych dokumentów będą wysyłane do centrum usług wspólnych zlokalizowanego za granicą, gdzie na ich podstawie będą wpisywane dane do systemu finansowego Spółki.

Elektroniczne wersje dokumentów księgowych oraz oprogramowanie księgowe będą przechowywane na serwerach zlokalizowanych poza Polską.

W świetle powołanych wyżej regulacji prawnych należy stwierdzić, że w sytuacji wprowadzenia zmiany sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych w Polsce poprzez zlecenie dokonywania księgowań w systemie księgowym przez centrum usług wspólnych z siedzibą za granicą, Spółka nie będzie zobowiązana do złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego na formularzu NIP-2. Formularz ten bowiem nie przewiduje dokonywania tego rodzaju zmian danych.

Jednocześnie zaznacza się, że tut. Organ w niniejszej interpretacji nie rozstrzygał, czy rozważany sposób prowadzenia ksiąg jest możliwy, ponieważ kwestia ta nie jest objęta zakresem przedmiotowym niniejszej interpretacji.

Ponadto informuje się, że w niniejszej interpretacji załatwiono wniosek w części dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie braku obowiązku dokonania zgłoszenia aktualizacyjnego. Natomiast, kwestia dotycząca podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, została załatwiona postanowieniem o odmowie wszczęcia postępowania nr ILPB3/423-483/09-2/EK w dniu 22 września 2009 r.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.