Czy w przypadku wystawiania faktur dokumentujących dostawę towarów i świadczenie usług możliwe (...)

Czy w przypadku wystawiania faktur dokumentujących dostawę towarów i świadczenie usług możliwe jest przechowywanie w systemie księgowym kopii faktur w postaci elektronicznej, bez możliwości modyfikacji ich treści ograniczając ich wydruk do sytuacji przedłożenia ich żądanie ewentualnej kontroli?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA


Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 13 kwietnia 2010 r. (data wpływu 19 kwietnia 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej ? jest nieprawidłowe.

Porady prawne


UZASADNIENIE


W dniu 19 kwietnia 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej.


W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Podstawową działalnością Spółki jest produkcja i sprzedaż cukru. Miesięcznie Spółka wystawia około 5.000-6.000 faktur sprzedaży oraz faktur korygujących. Każda transakcja lub korekta sprzedaży (dostawy towarów lub świadczenia usług) podlegająca podatkowi VAT ujmowana jest w komputerowym systemie księgowym (ERP), w którym prowadzony jest także rejestr sprzedaży VAT. Po wystawieniu faktury dla kontrahenta system księgowy stale przechowuje dane (obraz) kopii faktury. W każdym momencie użytkownik systemu ma możliwość wydrukowania kopii faktury, tj. dokumentu o wyglądzie identycznym, jak wydrukowany dla kontrahenta, lecz z adnotacją ?kopia?.

Posiadany przez Spółkę system księgowy X uniemożliwia modyfikację treści faktury po jej wystawieniu i zaksięgowaniu.

Obecnie Spółka drukuje faktury dla kontrahentów i jednocześnie kopie faktur, które trafiają do dokumentacji księgowej. Konsekwencją takiego postępowania jest konieczność magazynowania znacznej ilości dokumentów (kopii faktur). Dla Spółki oznacza to dodatkowe koszty. W celu oszczędności, Spółka zamierza zrezygnować z regularnego drukowania kopii faktur sprzedaży, przechowywać je w formie elektronicznej i drukować jedynie na żądanie kontroli podatkowej lub skarbowej.


W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w przypadku wystawiania faktur dokumentujących dostawę towarów i świadczenie usług możliwe jest przechowywanie w systemie księgowym kopii faktur w postaci elektronicznej, bez możliwości modyfikacji ich treści ograniczając ich wydruk do sytuacji przedłożenia ich na żądanie ewentualnej kontroli...

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z § 19 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z dnia 1 grudnia 2008 r.), faktury wystawiane są co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury powinien zawierać wyraz ?ORYGINAŁ? a kopia faktury wyraz ?KOPlA?. Zgodnie z postanowieniami § 21, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur, faktur korygujących a także duplikaty tych dokumentów w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zdaniem Spółki, tak zredagowane przepisy prawa podatkowego nie formułują obowiązku przechowywania wystawionej kopii faktury w postaci papierowej - w powołanym rozporządzeniu ustawodawca nigdzie nie sformułował obowiązku przechowywania drukowanych kopii faktur. Cytowany przepis zobowiązuje jedynie podatnika do przechowywania dokumentów ?w ich oryginalnej postaci?. W przekonaniu Spółki, pojęciu temu należy nadawać dziś znaczenie uwzględniające realia techniczne. Obecnie, w dobie powszechnego stosowania elektronicznych systemów księgowych ?oryginalna postać? faktury to w istocie zapis elektroniczny - ciąg danych zarejestrowany na nośniku pamięci. Wydruk faktury, czyli jej forma papierowa, jest jedynie graficznym odwzorowaniem oryginalnej postaci faktury.

Spółka podkreśla, że powołane rozporządzenie a także inne polskie przepisy o podatku od towarów i usług nie zawierają warunku, aby dla wystawienia faktury, jak również dla przechowywania kopii faktury przez sprzedawcę, niezbędne było jej wydrukowanie. Wydrukowanie faktury niezbędne jest wyłącznie do przesłania jej do kontrahenta - nabywcy, chyba że podatnik dokonuje przesłania faktury drogą elektroniczną, zgodnie z przepisami rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r. W ocenie Spółki, użyte w § 19 rozporządzenia sformułowanie ?wystawiać? nie może być rozumiane w ten sposób, że dokument będzie miał zawsze formę papierową, gdyż podstawowe znaczenie powinny mieć dane (takie jak podstawa opodatkowania, stawka i wysokość podatku) zawarte w obu egzemplarzach faktury (oryginale i kopii), a nie fizyczna identyczność tych egzemplarzy.

Taka interpretacja przepisów jest w pełni zgodna z poglądem, który wyraził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r. (sygn. I FSK 1169/08). Zdaniem NSA ?nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia ?mieszanego? systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnię przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne?.

Z tego względu Spółka podziela stanowisko, zgodnie z którym za prawnie dopuszczalne należy uznać przechowywanie kopii faktur w systemie księgowym bez możliwości modyfikacji treści jej zapisów, w sposób zapewniający wydruk dokumentów na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.


W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...).


W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

  1. określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
  2. może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
  3. może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne przedmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.


Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.


Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.


Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ?ORYGINAŁ?, a kopia faktury i faktury korygującej ? wyraz ?KOPIA? (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).


Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego ? § 21 ust. 1 rozporządzenia.


Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.


§ 21 ust. 3 rozporządzenia stanowi, iż przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawiania faktur, tzw. papierową i elektroniczną. Faktury te wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) oraz przechowuje się w oryginalnej postaci, w której zostały wystawione, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zatem, powyższe przepisy nie przewidują możliwości przechowywania m.in. kopii faktur sprzedaży wystawionych w formie papierowej, w innej postaci niż zostały wystawione, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.

Z opisu sprawy wynika, iż podstawową działalnością Spółki jest produkcja i sprzedaż cukru. Miesięcznie Spółka wystawia około 5.000-6.000 faktur sprzedaży oraz faktur korygujących. Każda transakcja lub korekta sprzedaży (dostawy towarów lub świadczenia usług) podlegająca podatkowi VAT ujmowana jest w komputerowym systemie księgowym (ERP), w którym prowadzony jest także rejestr sprzedaży VAT. Po wystawieniu faktury dla kontrahenta system księgowy stale przechowuje dane (obraz) kopii faktury. W każdym momencie użytkownik systemu ma możliwość wydrukowania kopii faktury, tj. dokumentu o wyglądzie identycznym, jak wydrukowany dla kontrahenta, lecz z adnotacją ?kopia?. Posiadany przez Spółkę system księgowy X uniemożliwia modyfikację treści faktury po jej wystawieniu i zaksięgowaniu. Obecnie Spółka drukuje faktury dla kontrahentów i jednocześnie kopie faktur, które trafiają do dokumentacji księgowej. Konsekwencją takiego postępowania jest konieczność magazynowania znacznej ilości dokumentów (kopii faktur). Dla Spółki oznacza to dodatkowe koszty. W celu oszczędności, Spółka zamierza zrezygnować z regularnego drukowania kopii faktur sprzedaży, przechowywać je w formie elektronicznej i drukować jedynie na żądanie kontroli podatkowej lub skarbowej.

Jednakże biorąc pod uwagę powołane przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawionych faktur VAT tylko za pomocą elektronicznego systemu księgowego bez ich drukowania, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową).

Wobec powyższego, nie jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur tylko w formie elektronicznej, nawet jeżeli program, za pomocą którego są przechowywane uniemożliwia dokonywanie zmian w pierwotnych dokumentach i daje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie. Zatem, Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Tut. Organ informuje, że możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) ? nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Należy ponadto zauważyć, że powołany przez Wnioskodawcę wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego jest rozstrzygnięciem w indywidualnej sprawie, osadzonym w określonym stanie faktycznym i tylko do niego się zawęża, w związku z tym nie ma mocy powszechnie obowiązującego prawa.


Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.


Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.


Masz inne pytanie do prawnika?

Potrzebujesz pomocy prawnej?

Zapytaj prawnika