Czy faktury wystawiane na rzecz kontrahentów w formie papierowej Wnioskodawca uprawniona jest do przechowywania (...)

UZASADNIENIE

W dniu 13 stycznia 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą wystawia na rzecz swoich kontrahentów coraz większe ilości faktur VAT dokumentujących sprzedaż. Dotychczas faktury te wystawia w formie papierowej oraz także w formie papierowej pozostawia we własnych dokumentach. Narastająca ilość kopii faktur jakie przechowuje Zainteresowany staje się dla niego poważnym utrudnieniem w prowadzeniu działalności, zarówno w związku z warunkami technicznymi jakich ich przechowywanie wymaga (konieczność zachowania faktur w stanie umożliwiającym ich odczyt), jak również naraża Wnioskodawcę na rosnące koszty związane z ich wydrukiem i odpowiednią segregacją.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy faktury wystawiane na rzecz kontrahentów w formie papierowej, Wnioskodawca uprawniony jest do przechowywania w formie elektronicznej, pod warunkiem zagwarantowania nienaruszalności treści/danych faktur jakim opatrzono faktury ?oryginały? wysyłane do kontrahentów...

Zdaniem Wnioskodawcy, najbardziej korzystna, w dzisiejszych realiach gospodarczych, jest możliwość wystawiania i przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej, z użyciem oprogramowania gwarantującego, że elektroniczny zapis obrazu kopii faktury (zdjęcie) nie może być zmieniony: pozwalającego na przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej, w oryginalnej co do treści postaci oraz stwarzającego możliwość ich natychmiastowego odszukania i wydrukowania. W celu zabezpieczenia elektronicznych danych tworzone są ich elektroniczne kopie zapasowe.

Art. 86 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) zobowiązuje podatników do przechowywania dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast zgodnie z § 21 rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia z podatku od towarów i usług:

1. Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Nie ma więc przepisu prawa jaki zabraniałby przechowywania faktur w formie elektronicznej. Ponadto, żaden też przepis nie wymaga nośnika papierowego do ich przechowywania. W myśl art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, oraz zgodnie z treścią cytowanego już wyżej rozporządzenia z 2008 r., podpis wystawcy nie jest obligatoryjnym elementem faktury. Wydruk kopii faktury bez podpisu wystawcy nie różni się, więc niczym od kopii faktury przedstawiającej te same dane w formie elektronicznej. Zdaniem Wnioskodawcy, wystawienie i przechowywanie kopii faktury VAT w formie elektronicznej będzie zatem spełniało wymagania § 21 rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r. Przepisy prawa podatkowego nie regulują także kwestii formatu czy rozmiaru, w jakim wystawiane są faktury. Decyzja w tej kwestii należy więc do podatnika. Jeżeli zaistnieje konieczność wystawienia kopii faktury VAT w postaci papierowej, wówczas kopia ta nie musi odzwierciedlać rzeczywistego rozmiaru oryginału faktury.

W opinii Wnioskodawcy, dopuszczalne jest przeniesienie papierowych kopii faktur na nośniki elektroniczne, pozwalające w sposób trwały zachować wymagane dane, zgodnie z brzmieniem art. 73 ustawy o rachunkowości:

Art. 73:

1. Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie jednostki lub oddziałów (zakładów), z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
2. Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.
3. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki, przechowuje się odpowiednio w sposób określony w ust. 1.
4. Zbiory, o których mowa w art. 71 ust. 1, mogą być przechowywane, w sposób określony w ust. 1-3, poza siedzibą jednostki lub oddziałów (zakładów) w przypadku, gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów.
   
   

Przepisy art. 11 ust. 4 stosuje się odpowiednio.

Zastosowanie tego przepisu nie jest sprzeczne z § 21 rozporządzenia z 28 listopada 2008 r., ponieważ nie precyzuje on sposobu i formy, w jakiej kopie faktur powinny być przechowywane. Wymóg identyczności egzemplarzy faktury nie wynika również z § 21 rozporządzenia.

Wnioskodawca podkreśla, że oryginalną postacią ?kopii? faktury będzie u niego faktura wystawiona w zmniejszonym w stosunku do ?oryginału? formacie. Za możliwością wystawiania i przechowywania kopii faktur w zmniejszonej formie przemawia również to, że podpis wystawcy nie jest obligatoryjnym elementem faktury. Ponadto, wystawienie kopii w mniejszej skali nie ma wpływu na jej treść i nie umożliwia dokonywania w niej zmian. Taka forma wystawiania kopii faktury daje gwarancję integralności oryginału oraz kopii i stanowi wystarczające zabezpieczenie na wypadek kontroli skarbowej.

Tak, więc za prawnie dopuszczalne uznać należy, aby podatnik wystawiał fakturę i drukował jej oryginał przeznaczony dla kontrahenta, natomiast kopię przechowywał w systemie księgowym bez możliwości modyfikacji treści jej zapisów z możliwością jej wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Bez znaczenia jest to, czy wraz z ujęciem w ewidencji księgowej i rejestrze należnego podatku od towarów i usług zostanie wydrukowany oryginał i kopia faktury, czy też sam oryginał, bowiem decydujące znaczenie ma to, czy wystawiona faktura została ujęta w ewidencji księgowej i rejestrze podatku należnego oraz to, czy sposób przechowywania faktury wyklucza możliwość zmodyfikowania treści jej zapisów po wystawieniu i ujęciu w ewidencji.

Nie jest istotne, czy kopia faktury zostanie wydrukowana wraz z wydrukowaniem oryginału, czy też w innym czasie, skoro wszelkie wymogi dotyczące wystawiania faktur określone w ww. rozporządzeniu są spełnione już w chwili wystawienia i wydrukowania oryginału faktury.

W związku z powyższymi argumentami ? Wnioskodawca jak już wskazywał ? uznaje, iż zgodne z przepisami prawa jest przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej, mimo że te same faktury oryginały zostały doręczone kontrahentowi w formie papierowej.

Stanowisko takie podziela Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku wydanym w dniu 3 listopada 2009 r. w sprawie o sygnaturze akt I FSK 1169/08, Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku uznał, że przepisy wykonawcze do ustawy o VAT, nie nakazują posiadania wyłącznie papierowych kopii faktur. NSA przyjął, że wystawienie faktury to zgromadzenie informacji do ich sporządzenia, a nie wydrukowanie dokumentu. Jeżeli podatnik będzie mógł wydrukować kopię faktury, na każde żądanie kontrolującego, to funkcja dokumentacyjna zostanie spełniona. Ponadto, na podatniku spoczywa ciężar dowodu, tak samo jak w przypadku zniszczenia lub kradzieży dokumentacji papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust.

1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1. określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2. może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3. może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne przedmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.
   
   

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ?ORYGINAŁ?, a kopia faktury i faktury korygującej ? wyraz ?KOPIA? (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego ? § 21 ust. 1 rozporządzenia.

Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

§ 21 ust. 3 rozporządzenia stanowi, iż przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawiania faktur, tzw. papierową i elektroniczną. Faktury te wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) oraz przechowuje się w oryginalnej postaci, w której zostały wystawione, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zatem, powyższe przepisy nie przewidują możliwości przechowywania m.in. kopii faktur sprzedaży wystawionych w formie papierowej, w innej postaci niż zostały wystawione, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą wystawia na rzecz swoich kontrahentów coraz większe ilości faktur VAT dokumentujących sprzedaż. Faktury są wystawiane w formie papierowej oraz także w formie papierowej pozostawiane we własnych dokumentach. Narastająca ilość kopii faktur staje się dla Zainteresowanego poważnym utrudnieniem w prowadzonej działalności, zarówno w związku z warunkami technicznymi, jakich ich przechowywanie wymaga (konieczność zachowania faktur w stanie umożliwiającym ich odczyt), jak również naraża Wnioskodawcę na rosnące koszty związane z ich wydrukiem i odpowiednią segregacją.

Zdaniem Zainteresowanego, dopuszczalne jest aby podatnik wystawiał fakturę i drukował jej oryginał przeznaczony dla kontrahenta, natomiast kopię przechowywał w systemie księgowym bez możliwości modyfikacji treści jej zapisów z możliwością jej wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Jednakże biorąc pod uwagę powołane przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawionych faktur VAT tylko za pomocą elektronicznego systemu księgowego bez ich drukowania, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową).

Wobec powyższego, nie jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur tylko w formie elektronicznej, nawet jeżeli program, za pomocą którego są przechowywane uniemożliwia dokonywanie zmian w pierwotnych dokumentach i daje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku. Zatem, Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Tut. Organ informuje, że możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) ? nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Należy ponadto zauważyć, że powołany przez Wnioskodawcę wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego jest rozstrzygnięciem w indywidualnej sprawie, osadzonym w określonym stanie faktycznym i tylko do niego się zawęża, w związku z tym nie ma mocy powszechnie obowiązującego prawa.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.