Czy Spółka postąpi prawidłowo, jeśli kopie wystawionych faktur VAT w formie papierowej będą przechowywane (...)

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o., przedstawione we wniosku z dnia 5 października 2012 r. (data wpływu 10 października 2012 r.) uzupełnionym pismem z dnia 19 grudnia 2012 r. (data wpływu 21 grudnia 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej ? jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 10 października 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej. Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z dnia 19 grudnia 2012 r. (data wpływu 21 grudnia 2012 r.) o informacje doprecyzowujące opis sprawy.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka z o.o. (dalej Spółka) jest producentem mebli tapicerowanych. Przeważająca część sprzedaży Spółki realizowana jest na rzecz podmiotów zagranicznych, w tym m.in. z Francji i Niemiec.

Transport do nabywców zapewniany jest co do zasady przez firmę logistyczną (podmiot powiązany ze Spółką). Firma ta odpowiedzialna jest m.in. za wynajęcie firm transportowych realizujących dostawy do nabywców produktów Spółki.

Spółka otrzymuje od firmy logistycznej dokumenty związane ze zrealizowanym transportem, w szczególności: dokumenty przewozowe przekazane przez przewoźnika oraz specyfikację poszczególnych sztuk ładunku. Spółka posiada również kopie wystawionych na rzecz kontrahentów faktur, a także zamówienie, korespondencję handlową oraz potwierdzenie płatności.

W celu usprawnienia obiegu dokumentów planowane jest wdrożenie rozwiązania, w ramach którego zostanie uruchomiona platforma (strona internetowa), z której będą mogli korzystać przewoźnicy po wprowadzeniu przypisanego im unikalnego loginu i hasła. Dzięki skorzystaniu z platformy, będą mieli możliwość wystawienia faktury za wykonane usługi przewozowe (na firmę logistyczną) oraz załączenia skanów dokumentów przewozowych (np. CMR) podpisanych przez nabywcę towarów Spółki. Dostęp do platformy nie będzie udzielany osobom postronnym. Niniejsze działania mają na celu m.in. minimalizację formalności oraz uproszczenie procesu kompletowania dowodów dokumentujących wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Może się także zdarzyć, że Spółka będzie otrzymywała zeskanowane dokumenty przewozowe (wraz z podpisem nabywcy) na dedykowaną skrzynkę mailową Spółki.

Ponadto, Spółka wystawia faktury VAT w systemie komputerowym, który umożliwia pełną archiwizację danych, w tym przechowywanie kopii faktur i ich korekt oraz duplikatów w podziale na okresy rozliczeniowe. Oryginały faktur VAT są następnie przez Spółkę drukowane i przesyłane kontrahentom w formie papierowej.

Spółka rozważa wprowadzenie rozwiązania, w ramach którego kopie faktur nie byłyby drukowane, ale byłyby przez Spółkę archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej.

W złożonym uzupełnieniu Spółka poinformowała, że kopie faktur papierowych, które planuje ona archiwizować elektronicznie będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury te będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający:

• autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• łatwe ich odszukanie,
• organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
  
  

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Spółka postąpi prawidłowo, jeśli kopie wystawionych faktur VAT w formie papierowej będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy, postąpi on prawidłowo, przechowując wyłącznie w formie elektronicznej kopie faktur VAT wystawionych w formie papierowej.

Zgodnie z art. 106 Ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani wystawić faktury stwierdzające w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwanym dalej Rozporządzeniem, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przepisy Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. L 347 z 11.12.2006) nie przewidują bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysłane, ale pozostawiają państwom członkowskim decyzję co do wprowadzenia szczególnych wymogów dotyczących formy przechowywania faktur. Zgodnie z art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur, a także ich czytelności.

§ 21 ust. 2 Rozporządzenia zobowiązuje podatników jedynie do przechowywania faktur, faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: 1) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, 2) łatwe ich odszukanie, 3) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Spółka pragnie jednocześnie wskazać, że w stanie prawnym obowiązującym przed dniem 1 stycznia 2011 r. przytoczone przepisy Rozporządzenia wskazywały (podobnie do przepisów Dyrektywy) na obowiązek przechowywania faktur w ?oryginalnej postaci?, co wywoływało liczne wątpliwości interpretacyjne odnośnie możliwości przechowywania w formie elektronicznej kopii faktur wystawionych w formie papierowej. Wątpliwości te ? które w ocenie Spółki nie występują już na gruncie obecnie obowiązujących przepisów ? były wielokrotnie rozstrzygane przez Naczelny Sąd Administracyjny na korzyść podatników, np.:

• w wyroku z dnia 31 maja 2012 r. (sygn. I FSK 1232/11) NSA stwierdził, że: ?nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu?;
• w wyroku z dnia 9 maja 2012 r. (sygn. I FSK 1245/11) NSA wskazał, że: ?oryginalna postać faktury to taka, która zapewni przez cały okres przechowywania faktury jej autentyczność, integralność treści oraz czytelność. Natomiast bez znaczenia dla zachowania oryginalnej postaci faktury będzie miała forma jej przechowywania, papierowa czy też elektroniczna?;
• w wyroku z dnia 16 grudnia 2011 r. (sygn. I FSK 376/11) NSA podsumował, że: ?nie można stwierdzić, że przechowywana faktura ma być identyczna w zakresie formy, co faktura przesłana kontrahentowi. Faktura przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę ma posiadać oryginalną postać, co oznacza charakteryzowanie się autentycznością pochodzenia i integralnością treści, a także czytelnością, niekoniecznie jednak identycznością formy?.
  
  

W związku z powyższym, w ocenie Spółki należy uznać, że brak jest normy prawnej nakazującej podatnikom wystawiającym faktury w formie papierowej przechowywanie kopii tych faktur również w takiej formie, a zatem możliwe jest przechowywanie tych kopii w formie elektronicznej, pod warunkiem zagwarantowania nienaruszalności treści faktur, co w ocenie Spółki zapewnia system informatyczny używany przez nią.

Podsumowując, zdaniem Spółki prawidłowe będzie postępowanie polegające na przechowywaniu jedynie w wersji elektronicznej kopii faktur VAT wystawionych w formie papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Tut. Organ informuje, iż zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2012 r. poz. 1428), od dnia 1 stycznia 2013 r. zmianie uległy przepisy dotyczące przechowywania faktur. W przedmiotowej sprawie, dotyczącej zdarzenia przyszłego, zastosowanie znajdą przepisy w brzmieniu obowiązującym w dniu wydania niniejszej interpretacji.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy, przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1. określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2. może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3. może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.
   
   

Na podstawie delegacji zawartej w powołanym przepisie, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem, które zostało zmienione z dniem 1 stycznia 2013 r. przez rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. (Dz. U. z 2012 r., poz. 1428).

W tym miejscu wyjaśnić należy, iż znowelizowane z dniem 1 stycznia 2013 r. rozporządzenie nie posługuje się już określeniem oryginał faktury czy kopia faktury.

Na podstawie § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2. otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

? w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Wobec regulacji § 21 ust. 3 rozporządzenia, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Z kolei na mocy § 21 ust. 4 rozporządzenia, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle regulacji § 2 pkt 7 rozporządzenia, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury (§ 2 pkt 8 rozporządzenia) rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 20a ust. 1 rozporządzenia, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług ? § 20a ust. 2 rozporządzenia.

Podkreślić należy, iż z obecnie obowiązujących przepisów wykonawczych regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur, wynika, iż co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury wystawione w formie papierowej przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca rozważa wprowadzenie rozwiązania, w ramach którego kopie faktur nie byłyby drukowane, ale byłyby przez niego archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka wystawia faktury VAT w systemie komputerowym, który umożliwia pełną archiwizację danych, w tym przechowywanie kopii faktur i ich korekt oraz duplikatów w podziale na okresy rozliczeniowe. Oryginały faktur VAT są następnie przez nią drukowane i przesyłane kontrahentom w formie papierowej.

W złożonym uzupełnieniu Zainteresowany poinformował, że kopie faktur, które planuje on archiwizować elektronicznie będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury te będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający:

• autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• łatwe ich odszukanie,
• organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
  
  

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż w przypadku wprowadzenia powyższego rozwiązania archiwizowania faktur Spółka postąpi prawidłowo przechowując wyłącznie w formie elektronicznej faktury sprzedażowe (zaprzestając archiwizacji faktur papierowych), bowiem spełnione zostaną warunki wynikające z powołanych powyżej przepisów prawa.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ zwraca uwagę na fakt, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy oraz własnego stanowiska, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być ? zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej ? rozpatrzone.

Z kolei odnosząc się do powołanych przez Wnioskodawcę wyroków sądów administracyjnych należy stwierdzić, że stanowią one rozstrzygnięcia w konkretnych sprawach, osadzonych w określonych stanach faktycznych i tylko do nich się zawężają, w związku z tym nie mają mocy powszechnie obowiązującego prawa.

W przedmiotowej interpretacji załatwiono wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej. Natomiast zdarzenie przyszłe w zakresie zastosowania stawki podatku w wysokości 0% dla dokonanej wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów zostało rozstrzygnięte w odrębnej interpretacji indywidualnej z dnia 11 stycznia 2013 r. znak ILPP4/443-445/12-4/ISN.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.