1.Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami (w tym wydatki na nabycie (...)

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana, przedstawione we wniosku z dnia 14 września 2009 r. (data wpływu 17 września 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami w części dotyczącej:

• spotkań biznesowych z kontrahentami w siedzibie prowadzonej działalności gospodarczej - jest prawidłowe,
  
  
• spotkań biznesowych z kontrahentami w restauracji lub kawiarni - jest nieprawidłowe.
  
  

UZASADNIENIE

W dniu 17 września 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami w siedzibie prowadzonej działalności gospodarczej oraz w restauracji lub kawiarni.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.

Stan faktyczny.

Wnioskodawca prowadzi jako osoba fizyczna działalność gospodarczą w zakresie pośrednictwa w sprzedaży maszyn i urządzeń. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą organizuje spotkania z kontrahentami. W czasie tych spotkań omawiane są różnego rodzaju sprawy biznesowe np.: ustalane są warunki sprzedaży towarów, Wnioskodawca przedstawia aktualną ofertę handlową, negocjowane są postanowienia umów zawieranych z kontrahentami, itp.

Spotkania odbywają się sporadycznie w siedzibie prowadzonej działalności gospodarczej. Zazwyczaj Wnioskodawca jeździ do miasta siedziby kontrahenta. Często zdarza się, że spotkanie odbywa się w kawiarni lub restauracji. W takim wypadku Wnioskodawca ponosi koszt posiłku (np. lunchu, obiadu, czy kolacji) zamawianego z menu. Wnioskodawca podkreśla, że takie spotkanie w restauracji nie ma charakteru wytwornej i okazałej kolacji (obiadu lub lunchu), czy specjalnie zorganizowanej imprezy. Organizując spotkanie Wnioskodawca chce przede wszystkim omówić bieżące sprawy biznesowe. Wnioskodawca wskazuje, iż celem, dla którego organizowane jest spotkanie nie jest chęć okazania przepychu ani kształtowanie wizerunku firmy.

Wydatki dotyczące spotkań z kontrahentami są dokumentowane rachunkami lub fakturami VAT wystawionymi na firmę w ramach, której Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą.

Zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie pośrednictwa sprzedaży maszyn i urządzeń. Wnioskodawca planuje zawrzeć umowę leasingu operacyjnego, którego przedmiotem będzie samochód. Wartość przedmiotu leasingu będzie amortyzowana przez finansującego. Umowa zawarta będzie na kilka lat, a płatność za używanie przedmiotu leasingu nastąpi w ratach miesięcznych. Umowa zawiera również pierwszą opłatę (nazywaną czynszem inicjalnym, pierwszą opłatą, ratą przygotowawczą lub opłatą wstępną) w wysokości określonej procentowo w stosunku do wartości przedmiotu leasingu. Uiszczenie pierwszej opłaty jest warunkiem wydania przedmiotu leasingu. Opłata nie podlega zwrotowi niezależnie od okoliczności. Wnioskodawca nie korzysta ze zwolnień w podatku dochodowym, o których mowa w art. 23b ust. 2 u o PIT.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

• Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami (w tym wydatki na nabycie drobnego poczęstunku, napojów, zapłata za posiłek w restauracji) stanowią koszty uzyskania przychodów dla Wnioskodawcy...
• Czy pierwsza opłata do umowy leasingu jest kosztem uzyskania przychodu w dacie jej poniesienia...
  
  

Odpowiedź na pytanie pierwsze stanowi przedmiot niniejszej interpretacji. Wniosek Pana w zakresie pytania drugiego zostanie rozpatrzony odrębnym rozstrzygnięciem.

Zdaniem Wnioskodawcy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1. W art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT z kosztów uzyskania przychodów ustawodawca wyłączył wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o PIT nie definiuje pojęcia reprezentacji. Nie czyni tego również żadna inna ustawa podatkowa. W związku z tym należy sięgnąć do definicji słownikowej pojęcia reprezentacji, aby ustalić, jakie znaczenie ma ono w języku powszechnym. Reprezentacja, zgodnie z definicją słownikową (Słownik języka polskiego? pod red. M. Szymczaka, Wydawnictwo PWN, Warszawa 1992), oznacza okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną.

Wnioskodawca uważa, że ponoszone przez niego wydatki nie mają charakteru reprezentacyjnego. Zaproponowanie kontrahentom kawy lub herbaty, poczęstowanie drobnymi słodyczami, czy też zaproszenie na obiad w restauracji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym. Jest to praktyka powszechnie spotykana.

Organizacja spotkań biznesowych z kontrahentami nie wiąże się, w opinii Wnioskodawcy z chęcią zaimponowania kontrahentowi okazałością, czy wystawnością. Ponieważ w trakcie spotkań omawiane są sprawy biznesowe, związane z działalnością firmy, Wnioskodawca uznaje, że wydatki na organizację spotkań stanowią koszt uzyskania przychodu na podstawie art. 22 ust 1 ustawy o PIT.

Zdaniem Wnioskodawcy podobne stanowisko zajął również WSA w Warszawie w wyroku z dnia 12 czerwca 2008 r. (III SA/Wa 157(08), w którym Sąd stwierdził, że: ?wymienienie jako przykładowych wydatków na usługi gastronomiczne, zakupu żywności i napojów w tym alkoholowych, nie oznacza iż wydatki te nigdy nie będą kosztami. Stwierdzić należy, że nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny?.

Na poparcie swojego stanowiska Wnioskodawca przytacza także interpretacje organów podatkowych m.in.:

• pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 27 sierpnia 2009r. (sygn. IPPB/4240-24/09-2/AM)

• pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 30 października 2008 r. (sygn. lPPB3/423-1220/08-2/MW):które zastosować można per analogia.
  
  

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam co następuje.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 22 i 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.).

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 ww. ustawy.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy do katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów zaliczają się koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje terminu ?reprezentacja?, dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się ?okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną? - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcja prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007).

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika, w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojecie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Z przedstawionego staniu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą organizuje spotkania z kontrahentami. W czasie tych spotkań omawiane są różnego rodzaju sprawy biznesowe. Spotkania odbywają się sporadycznie w siedzibie prowadzonej działalności gospodarczej. Często jednak spotkania z kontrahentami odbywają się w kawiarni lub restauracji. W takim przypadku Wnioskodawca ponosi koszt posiłku (np. lunchu, obiadu, czy kolacji) zamawianego z menu.

Wnioskodawca podkreśla, że spotkanie w restauracji nie ma charakteru wytwornej i okazałej kolacji (obiadu lub lunchu), czy specjalnie zorganizowanej imprezy. Organizując spotkanie Wnioskodawca chce przede wszystkim omówić bieżące sprawy biznesowe. Wnioskodawca wskazuje, iż celem, dla którego organizowane jest spotkanie, nie jest chęć okazania przepychu ani kształtowanie wizerunku firmy.

Odnosząc powyższe do przedstawionego przez Wnioskodawcę stanowiska należy stwierdzić, że wydatki na drobny poczęstunek (np. kawę, herbatę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, kanapki) podczas spotkań z kontrahentami w biurze prowadzonej działalności gospodarczej, jeśli nie noszą znamion wystawności, są zwyczajowo przyjęte i jako wydatki nie wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mogą stanowić zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ww. ustawy koszty uzyskania przychodów.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

W kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia reprezentacji oraz z analizy przytoczonego art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy, jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki na lunch, obiad czy kolację w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracjach czy kawiarniach podczas spotkań biznesowych (odbywających się poza siedzibą prowadzonej działalności gospodarczej), wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Wprawdzie w czasie tych spotkań omawiane są bieżące sprawy biznesowe, negocjowane kontrakty to wątpliwości w ocenie tut.

Możliwość skorzystania z posiłków czy napojów oferowanych w menu restauracji lub kawiarni bez wątpienia ma na celu stworzenie oczekiwanego, pozytywnego wizerunku firmy, (podnosi jej prestiż) a tym samym lepsze postrzeganie przedsiębiorcy u kontrahentów w stosunku do pozostałych podmiotów gospodarczych z danej branży (,które swoje spotkania biznesowe odbywają we własnym zakresie, w swojej siedzibie lub u kontrahenta). W odróżnieniu od spotkań organizowanych w siedzibach podmiotów gospodarczych, w przypadku spotkań biznesowych w kawiarni lub restauracji trudno mówić o braku chęci wyeksponowania zasobności podmiotu gospodarczego zaś podawanym tam posiłkom (zwłaszcza w postaci lunchu, obiadu lub kolacji) odmówić cech okazałości i wystawności.

Charakter poniesionych wydatków bezsprzecznie świadczy o zamiarze kreowania pozytywnego wizerunku firmy czyli lepszego jej postrzegania na zewnątrz w porównaniu z podmiotami gospodarczymi świadczącymi lub oferującymi podobne usługi bądź produkty. Powyższej oceny nie zmienia również subiektywne przekonanie podatnika, iż celem, dla którego organizowane jest spotkanie nie jest chęć okazania przepychu ani kształtowanie wizerunku firmy.

Powoływanie się w tym kontekście przez Wnioskodawcę na okoliczność, że tego typu działania czy wydatki nie mają charakteru nadzwyczajnego, a jest to praktyka powszechnie spotykana nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji.

Podsumowując, wydatki na drobny poczęstunek podawany podczas spotkań z kontrahentami w biurze Wnioskodawcy mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednakże wydatki na posiłki (lunch, obiad, kolację) oraz napoje zamówione podczas spotkania biznesowego w restauracji nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Należy podkreślić, iż przywoływane przez Wnioskodawcę interpretacje indywidualne przepisów prawa podatkowego Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 30 października 2008 r. Nr IPPB3/423-1220/08-2/MW oraz z dnia 27 sierpnia 2009 r. Nr IPPB5/4240-24/09/AM wydane zostały w indywidualnych sprawach i nie mogą być źródłem prawa i obowiązków w innych sprawach. Na mocy art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 2 kwietnia 1997 roku ? Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 78, poz. 483 ze zm.) źródłami powszechnie obowiązujących prawa w Rzeczypospolitej Polskiej są: Konstytucja, ustawy, ratyfikowane umowy międzynarodowe oraz rozporządzenia.

Każdą sprawę organ podatkowy jest zobowiązany traktować indywidualnie. Z uwagi na powyższe przywołane interpretacje przepisów prawa podatkowego, nie są wiążące dla tut. Organu podatkowego.

Jeżeli przedstawiony we wniosku stan faktyczny różni się od stanu faktycznego występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie chroniła Wnioskodawcy w zakresie dotyczącym rzeczywiście zaistniałego stanu faktycznego.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art.54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.

Referencje

IPPB3/423-1220/08-2/MW, interpretacja indywidualna