Pokrywanie przez Spółkę kosztów podróży służbowej, które nie są limitowane poniesionych przez (...)

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 08.11.2011 r. (data wpływu 14.11.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych związanych z pokrywaniem przez Spółkę kosztów podróży służbowej lub zwrotem pracownikom kosztów ponoszonych przez nich w trakcie zagranicznej podróży służbowej jest:

• prawidłowe w części dotyczącej zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy zwróconych pracownikom kwot za przejazdy taksówkami,
• nieprawidłowe w pozostałej części.
  
  

UZASADNIENIE

W dniu 14.11.2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych związanych z pokrywaniem przez spółkę kosztów podróży służbowej lub zwrotu pracownikom kosztów ponoszonych przez nich w trakcie zagranicznej podróży służbowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wytwarzania i sprzedaży kosmetyków w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jedynym udziałowcem spółki jest podmiot zagraniczny ? spółka ? zarejestrowana na terenie Francji. Spółka powyższa jest z kolei członkiem dużej grupy handlowej ? C. z siedzibą na terenie Włoch. W związku z powyższym działalność gospodarcza Wnioskodawcy skupia się na sprzedaży półproduktów oraz gotowych wyrobów kosmetycznych poza teren RP. Działalność Wnioskodawcy wiąże się z koniecznością utrzymywania stałych kontaktów handlowych z podmiotami mającymi siedziby poza terytorium RP, uczestniczenia w międzynarodowych targach handlowych itp. W związku z powyższym pracownicy spółki są zobowiązywani do odbywania licznych podróży służbowych poza teren RP. Na pokrycie kosztów podróży zostaje im wypłacana zaliczka w walucie EUR. Zdarza się także, iż delegowani pracownicy otrzymują firmową kartę płatniczą, za pomocą której są regulowane rachunki poza granicami RP. W trakcie odbywania podróży niejednokrotnie pojawia się obiektywna konieczność wynajęcia pojazdu samochodowego, osobowego dla celów sprawniejszego przemieszczania się za granicą. Pracownik nie może w takim przypadku korzystać ze środków komunikacji publicznej, gdyż po pierwsze komunikacja ta nie dociera wszędzie (kontrahenci spółki posiadają swoje zakłady produkcyjne na terenach, gdzie nie ma możliwości dotarcia komunikacją publiczną) a po drugie spółka w ten sposób racjonalizuje swoje wydatki związanez delegowaniem pracownika, gdyż wynajętym pojazdem pracownik może dotrzeć w szybszym czasie w więcej miejsc, które wymagają jego obecności. Na wynajęcie samochodu pracownik uzyskuje zgodę pracodawcy. Zazwyczaj także pracownik korzysta z przejazdów taksówkami zagranicą do i z hotelu na lotnisko w celu powrotu do kraju lub dojazdu do miejsca wskazanego przez pracodawcę. Po powrocie z podróży służbowej pracownicy dokonują rozliczenia kosztów podróży służbowej i przedstawiają pracodawcy następujące dokumenty:

1. umowę wynajmu samochodu wraz z rachunkiem, paragony za paliwo, i przejazdy autostradami - wystawiony przez podmiot zagraniczny na spółkę.
2. rachunek taxi za dojazd z lotniska do hotelu lub odwrotnie i/lub taki sam rachunek taxi dokumentujący inne konieczne przemieszczanie się w trakcie odbywania podróży służbowej poza granicami RP - wystawiony na spółkę.
   
   

Spółka ? Wnioskodawca dokonuje zwrotu tych wydatków pracownikowi, o ile wypłacona wcześniej zaliczka nie wystarczyła na pokrycie kosztów wynajmu samochodu, paliwo, taxi itp. lub też pracownik nie pokrywał tych wydatków korzystając z firmowej karty płatniczej. W tym miejscu pojawia się wątpliwość czy wypłacane pracownikowi przed wyjazdem, jak i po jego powrocie do kraju, świadczenia winny być zaliczone do jego przychodów ze stosunku pracy i opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Dodatkowa wątpliwość spółki dotyczy kwalifikowania tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Wskazać należy, iż ani spółka ani pracownik nie dokonują po powrocie do kraju rozliczania kosztów związanych z wynajęciem samochodu za granicą przez przemnożenie liczby przejechanych kilometrów przez obowiązującą stawkę za jeden kilometr, określoną w odrębnych przepisach. Spółka nie ma jedynie wątpliwości, iż w przypadku, gdy pracownik nie przedłoży rachunków za wynajem samochodu lub korzystanie z taksówki, kwoty wydatkowane przez Spółkę nie powinny być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w świetle zapisów art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.), art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a, art. 16 ust 1 pkt 51 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.):

• spółka postąpi prawidłowo nie zaliczając w żadnej części wypłacanych pracownikowi kwot (zarówno w momencie przekazania pracownikowi zaliczki przed podróżą jak i po powrocie dokonując ewentualnego zwrotu wydatków) z tytułu podróży służbowych odbywanych poza granicami kraju do przychodów ze stosunku pracy lub traktując takie wydatki jako przychody zwolnione z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i nie pobierając z tego tytułu należnych zaliczek na podatek dochodowy;

• spółka postąpi prawidłowo zaliczając wszystkie wydatki związane z wynajęciem samochodu osobowego poza granicami kraju przez oddelegowanego w podróż służbową pracownika spółki, w koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem, iż pracownik po odbyciu podróży przedstawi rachunki za wynajem samochodu i rachunki za przejazd taksówką.
  
  

Przedmiotowa interpretacja stanowi rozstrzygnięcie w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zdaniem Wnioskodawcy, postąpi on prawidłowo jeżeli nie dokona zaliczenia wypłacanych pracownikowi świadczeń do przychodów w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub zaliczy te świadczenia jako zwolnione z podatku.

Decydujące znaczenie ma w tym przypadku właściwe oddelegowanie pracownika w podróż służbową poza granice kraju. Zgodnie z treścią art. 9 ust. 1 u.p.d.o.f., opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f. wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f. są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. 2002 r. Nr 236 poz. 1991 ze zm.). Warunkiem niezbędnym do skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f. jest odbycie przez pracownika podróży służbowej. Definicję podróży służbowej można wywieść z treści art. 77<5> § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Tekst jednolity: Dz. U. 1998 r. Nr 21 poz. 94 ze zm.), który stanowi, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Jeżeli zatem założymy, iż pracodawca prawidłowo i skutecznie oddeleguje pracownika do odbycia takiej podróży oraz w trakcie jej odbywania pojawi się obiektywna konieczność wynajęcia osobowego pojazdu samochodowego lub przejazdu taksówką (pracodawca wyraża na to zgodę), to zgodnie z cytowanymi przepisami wypłacone pracownikowi z tego tytułu świadczenia będą korzystały ze zwolnienia z podatku bez ograniczeń wynikających z tzw. ?kilometrówki?. Wypłacana przed podróżą zaliczka nie może być zaliczona do przychodów pracowniczych w rozumieniu art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f gdyż w tym momencie pracownik nie uzyskuje żadnego przysporzenia majątkowego. Z zaliczki tej musi się rozliczyć po podróży. Podobna sytuacja ma miejsce, gdy pracownik płaci za granicą za pomocą służbowej karty płatniczej. Wątpliwości mogą się jednak pojawić w przypadku, gdy pracownik poniósł wydatki własne, gdyż zaliczka nie wystarczyła mu na pokrycie wszystkich kosztów związanych z wynajmem samochodu a nie posiadał służbowej karty płatniczej. W takim przypadku pracodawca dokonuje zwrotu uzasadnionych wydatków i pracownik uzyskuje świadczenie. Decydujące znaczenie w tym przypadku ma jednak zapis § 2 pkt 2 lit. c rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. 2002 r. Nr 236 poz. 1991 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Należy dodać, iż owe uzasadnione potrzeby są spowodowane albo niemożliwością skorzystania ze środków komunikacji publicznej, albo potrzebą sprawniejszego i szybszego przemieszczania się pracownika poza granicami kraju. Przykładem takiej interpretacji przepisów prawnych jest interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 21 grudnia 2010 r., IBPBII/1/415-803/10/BD gdzie organ podatkowy zajął stanowisko, że przepisy rozporządzenia z dnia 19.12.2002 r. nie wymieniają o jakie inne udokumentowane wydatki chodzi, nie ograniczają również ich wysokości pozostawiając to w gestii pracodawcy. To pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, które nie są limitowane i które muszą mieć związek z wykonaną podróżą, a ponadto być prawidłowo udokumentowane. W sprawie nie może być także uzasadniony pogląd, iż ze zwolnienia od podatku korzysta tylko kwota wynikająca z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Taka interpretacja powodowałaby, iż pracownik wydatkowałby znaczne środki własne za granicą następnie otrzymywałby zwrot poniesionych wydatków ale od nadwyżki wynikającej z tzw. kilometrówki byłaby pobierana zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych. Prowadziłoby to do ewidentnej dyskryminacji takiego pracownika, oddelegowany pracownik ponosiłby bowiem ekonomiczne koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa ze swojego wynagrodzenia.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe w części dotyczącej zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy zwróconych pracownikom kwot za przejazdy taksówkami oraz nieprawidłowe w pozostałej części.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania. W myśl tej zasady, wyrażonej w art. 9 ust. 1 ww. ustawy, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Wyrazem jej praktycznej realizacji jest art. 11 ust. 1 ww. ustawy, z którego treści wynika, że przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Przepis art. 12 ust. 1 cyt. ustawy stanowi iż, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są m.in. przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.)

W świetle przytoczonych przepisów, przysługujące pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej, w terminie i w miejscu określonym przez pracodawcę, należności takie jak koszty za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego na podstawie ww. art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (tj. Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).

Zgodnie z art. 775 § 1 ustawy Kodeks pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Zatem podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza miejsce pracy ? w celu wykonania zadania służbowego.

Należy zauważyć, że zwolnienie z podatku dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika uzależnione jest od określenia w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy.

W tym punkcie należy jednakże podkreślić, że pojęcie ?podróż służbowa pracownika? zdefiniowane w art. 775 § 1 Kodeksu pracy, oraz regulacje dotyczące wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikom za czas podróży służbowej należą do zakresu prawa pracy, a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku, czy zasadności wypłacania diet i innych należności za czas podróży służbowej nie leży w kompetencji organów podatkowych.

W przypadku zagranicznej podróży służbowej prawnika, zgodnie z § 2 pkt 2 rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002 r. Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju - z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1. przejazdów i dojazdów,
2. noclegów,
3. innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
   
   

W myśl § 10 ust. 1. ww. rozporządzenia, pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży (ust. 2).

Ryczałty, o których mowa w ust. 1 i 2, nie przysługują, jeżeli:

1. pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym);
2. strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy;
3. pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty ? ( ust. 3 § 10 ww. rozporządzenia).
   
   

Jednocześnie na podstawie § 13 ust. 4 rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Przepisy ww. rozporządzenia w § 8 ust. 3 przewidują również możliwość odbycia podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Korzystanie z takiego środka transportu dopuszczalne jest jednak wyłącznie na wniosek pracownika i pod warunkiem, że pracodawca wyrazi na to zgodę. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t. j. Dz. U. z 2007r. Nr 125, poz. 874 ze zm.).

Jak wynika z powyższych przepisów, należności wypłacane pracownikowi z tytułu podróży służbowych w wysokości:

1. nieprzekraczającej kwot określonych w przepisach odrębnych ustaw lub rozporządzeniu w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju oraz kwot wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu ? korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych,
2. przekraczającej kwoty określone w przepisach odrębnych ustaw lub w ww. rozporządzeniu oraz nadwyżka kwoty ponad limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu ? podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy.
   
   

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wytwarzania i sprzedaży kosmetyków w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Działalność Wnioskodawcy wiąże się z koniecznością utrzymywania stałych kontaktów handlowych z podmiotami mającymi siedziby poza terytorium RP, uczestniczenia w międzynarodowych targach handlowych itp. W związku z powyższym pracownicy spółki są zobowiązywani do odbywania licznych podróży służbowych poza teren RP. Na pokrycie kosztów podróży zostaje im wypłacana zaliczka w walucie EUR. Zdarza się także, iż delegowani pracownicy otrzymują firmową kartę płatniczą, za pomocą której są regulowane rachunki poza granicami RP. W trakcie odbywania podróży niejednokrotnie pojawia się obiektywna konieczność wynajęcia pojazdu samochodowego, osobowego dla celów sprawniejszego przemieszczania się za granicą. Pracownik nie może w takim przypadku korzystać ze środków komunikacji publicznej, gdyż po pierwsze komunikacja ta nie dociera wszędzie a po drugie spółka w ten sposób racjonalizuje swoje wydatki związane z delegowaniem pracownika

Na wynajęcie samochodu pracownik uzyskuje zgodę pracodawcy. Zazwyczaj także pracownik korzysta z przejazdów taksówkami zagranicą do z hotelu na lotnisko w celu powrotu do kraju lub dojazdu do miejsca wskazanego przez pracodawcę. Po powrocie z podróży służbowej pracownicy dokonują rozliczenia kosztów podróży służbowej i przedstawiają pracodawcy następujące dokumenty:

1. umowę wynajmu samochodu wraz z rachunkiem, paragony za paliwo, i przejazdy autostradami - wystawiony przez podmiot zagraniczny na spółkę.
2. rachunek taxi za dojazd z lotniska do hotelu lub odwrotnie i/lub taki sam rachunek taxi dokumentujący inne konieczne przemieszczanie się w trakcie odbywania podróży służbowej poza granicami RP - wystawiony na spółkę.
   
   

Spółka ? Wnioskodawca dokonuje zwrotu tych wydatków pracownikowi, o ile wypłacona wcześniej zaliczka nie wystarczyła na pokrycie kosztów wynajmu samochodu, paliwo, taxi itp. lub też pracownik nie pokrywał tych wydatków korzystając z firmowej karty płatniczej.

Mając na uwadze wyżej powołane przepisy oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy zwrócić uwagę na uregulowania § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz § 2 pkt 2 lit. c) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju

Odnosząc się do ww. sytuacji należy uznać, iż przepisy ww. rozporządzeń nie wymieniają o jakie inne udokumentowane wydatki chodzi, nie ograniczają również ich wysokości pozostawiając to w gestii pracodawcy. To pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, które nie są limitowane i które muszą mieć związek z wykonaną podróżą, a ponadto być prawidłowo udokumentowane.

Zasadą jest, że wszelkie świadczenia pozostające w związku ze stosunkiem pracy powinny być traktowane jako element wynagrodzenia za pracę i w ten sam sposób opodatkowywane, tj. wraz z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym zostały pracownikowi przekazane, chyba że korzystają ze zwolnienie z opodatkowania na podstawie art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednocześnie w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy zostało zastosowane zwolnienie z opodatkowania dla świadczeń pochodzących od pracodawcy, a mających zapewnić pokrycie kosztów podróży służbowej pracownika.

Odnosząc powyższe na grunt rozpatrywanej sprawy stwierdzić zatem należy, iż przedmiotowe zwolnienie z opodatkowania odnosi się do świadczeń otrzymywanych w związku z odbywaniem przez pracownika podróży służbowej. Oznacza to, że zwolnienie przysługuje wyłącznie pod warunkiem, że pracownik odbywa podróż służbową w rozumieniu cytowanych przepisów Kodeksu pracy. Należy zauważyć, iż dla kwalifikacji poszczególnych wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową pracownika, forma płatności, tj. gotówką (zaliczka), kartą płatniczą, czy na zasadzie zwrotu poniesionych kosztów nie ma żadnego znaczenia dla powstania obowiązku podatkowego.

Zatem, jeżeli w opisanym zdarzeniu przyszłym będziemy mieli do czynienia z podróżą służbową, to zwrot pracownikom ? (na warunkach wskazanych w ww. rozporządzeniach) - poniesionych rzeczywistych kosztów w związku z przemieszczaniem się taksówkami oraz wynajętym samochodem, udokumentowanych rachunkiem lub paragonem będzie stanowił przychód pracownika, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. ze stosunku pracy.

Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się bowiem każde świadczenie, które otrzymane zostało przez pracownika, w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z danym pracodawcą. Wartość powyższego zwrotu korzystać jednak będzie ze zwolnienia z podatku dochodowego na mocy ww. art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przy czym należy zauważyć, iż w przypadku zwrotu kosztów wynajmu na miejscu samochodu osobowego zwolnieniu z opodatkowania na podstawie tego artykułu, podlega tylko wartość zwrotu w części nieprzekraczającej limit określony przebiegiem i stawką za jeden km przebiegu, o którym mowa w § 8 ust. 4 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podróży służbowych poza granicami kraju. Kwota ponad ww. limit podlega opodatkowaniu łącznie z innymi świadczeniami wypłaconymi przez pracodawcę w ramach stosunku pracy. Przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) powołanej ustawy stanowi bowiem jednoznacznie, iż zwolnieniu podlegają diety i inne należności za czas podróży do wysokości określonej m.in. w odrębnych przepisach.

Reasumując pokrywanie przez Spółkę kosztów podróży służbowej, które nie są limitowane poniesionych przez pracownika za zgodą pracodawcy, w szczególności opłat za taksówki oraz wynajem samochodu osobowego z których pracownik korzysta w czasie podróży służbowych zagranicznych, udokumentowanych rachunkiem lub paragonem skutkuje powstaniem u pracownika przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychód ten będzie korzystał ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy w całości w przypadku przejazdów taksówkami, natomiast w przypadku wynajętego samochodu do wysokości należności nieprzekraczających kwot określonych w odrębnych przepisach. Dla kwalifikacji poszczególnych wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową pracownika poniesionych za zgodą pracodawcy, forma płatności, tj. gotówką (zaliczka) nie ma żadnego znaczenia dla powstania obowiązku podatkowego.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.