Czy kosztem uzyskania przychodów są wydatki ponoszone przez pracowników w związku z ich czynnościami (...)

UZASADNIENIE

W dniu 13.10.2008r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracowników w związku z ich czynnościami służbowymi związanymi z działalnością gospodarczą Banku, udokumentowanych paragonami fiskalnymi, kwitami i biletami parkingowymi.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Pracownicy Banku w ramach czynności służbowych związanych z działalnością gospodarczą Banku ponoszą różnego rodzaju wydatki, dokonując samodzielnie zapłaty. Wydatki te są ponoszone zarówno w ramach podróży służbowych poza miejscem zatrudnienia, jak i w związku z załatwianiem spraw służbowych lokalnie. Wydatki te dotyczą: przejazdów taksówkami i innymi środkami transportu tj. komunikacją miejską, podmiejską i dalekobieżną, zapłaty za miejsca parkingowe na parkingach miejskich i prywatnych. Wydatki są dokumentowane paragonami fiskalnymi, kwitami lub biletami parkingowymi oraz biletami komunikacji. Każdy z dokumentów zewnętrznych zawiera nazwę i adres wystawcy oraz datę świadczenia usługi z wyjątkiem biletów komunikacji, które zawierają tylko nazwę podmiotu świadczącego usługę komunikacyjną. Ponoszone przez pracowników koszty są rozliczane na podstawie formularza polecenia wyjazdu służbowego, który obejmuje rozliczenie kosztów podróży oraz formularza zwrotu kosztów, do których to formularzy, wypełnionych przez pracowników i zaakceptowanych przez przełożonych, dołączane są powyższe dokumenty, co stanowi warunek zwrotu wydatku pracownikowi oraz ujęcia wydatku w księgach rachunkowych Banku. Formularz polecenia wyjazdu służbowego wskazuje sprawę, jakiej wyjazd dotyczył. W przypadku załatwiania spraw służbowych lokalnie, pracownik wypełnia formularz zwrotu kosztów, który wskazuje sprawę, z jaką koszty są związane, chyba że wynika to z treści samych dołączonych dokumentów. Zarówno w przypadku polecenia wyjazdu służbowego, jak i formularza zwrotu kosztów, akceptacja przełożonego obejmuje weryfikację wydatków. Kwestie te są uregulowane wewnętrznymi procedurami Banku.

W związku z powyższym powstaje pytanie:

Czy kosztem uzyskania przychodów są wydatki ponoszone przez pracowników w związku z ich czynnościami służbowymi związanymi z działalnością gospodarczą Banku, potwierdzone paragonami fiskalnymi, kwitami i biletami parkingowymi zawierającymi nazwę wystawcy oraz biletami komunikacji, załączonymi do dokumentów wewnętrznych Banku takich jak: polecenie wyjazdu służbowego, które obejmują rozliczenie kosztów podróży oraz formularz zwrotu kosztów, które dotyczą: przejazdów taksówkami, przejazdów innymi środkami transportu, w tym komunikacją miejską, podmiejską i dalekobieżną , na które wystawiane są bilety oraz zapłaty za miejsca parkingowe zarówno na parkingach miejskich jak i prywatnych, których potwierdzeniem są bilety parkingowe drukowane automatycznie lub wystawiane w inny sposób, albo paragony fiskalne na zakup kart parkingowych...

Zdaniem Banku, wydatki ponoszone w związku z czynnościami służbowymi przez pracowników i pozostające w związku z działalnością gospodarczą Banku, ponoszone pośrednio lub bezpośrednio w celu uzyskania przychodów, jeżeli nie są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na odstawie art. 16 ust. 1 CIT, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów także, jeśli są dokumentowane w sposób opisany powyżej, a więc jeśli z dokumentów zewnętrznych wynika nazwa i adres podmiotu świadczącego usługę, wartość nabywanej usługi oraz data wykonania usługi, a dla biletów komunikacji nazwa podmiotu świadczącego usługę przewozu, cena biletu oraz data, zaś z dokumentów wewnętrznych wynikają okoliczności i cel nabycia usługi, a więc dokumenty te wskazują osobę lub osoby nabywające usługi w związku z działalnością gospodarczą Banku. Na podstawie powołanych dokumentów następuje ujęcie wydatków w księgach rachunkowych Banku. Podatek dochodowy jest ustalany zgodnie z art. 9 ust. 1 CIT wskazującym, że podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Księgi rachunkowe Banku są przedmiotem audytu przez uprawnione podmioty. Art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości wskazuje, że dowód księgowy winien zawierać w szczególności: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu oraz dekretację wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za wskazane ujęcie księgowe. Aby określony wydatek mógł stanowić koszt uzyskania przychodów musi być poniesiony w celu uzyskania przychodów, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą a ponadto winien być prawidłowo udokumentowany. Wymienione powyżej paragony fiskalne, bilety i inne dowody zapłaty wraz z dokumentami wewnętrznymi Banku obejmują wszystkie dane wymagane powołanym art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Niezależnie od powyższego, pewne braki formalne w dokumentach księgowych zewnętrznych, na ogół brak numeru NIP wystawcy, np. na biletach, również nie przesądzają o tym, że dany koszt nie wystąpił, co jest zgodne z art. 15 ust. 1 ustawy C1T, który stanowi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. Wskazuje na to również orzeczenie z dnia 13.03.2001r., sygn. akt III SA 68/00, w którym Sąd stwierdził, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają zasad, w myśl których powinno być udokumentowane poniesienie kosztów. Podobne stanowisko, jak powyżej przedstawione przez Bank, zostało również zajęte w postanowieniach organów podatkowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Banku w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej przez Bank oceny swego stanowiska.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock