Należy uznać, że wydatki udokumentowane paragonem mogą stanowić koszt uzyskania przychodów Spółki, (...)

Uzasadnienie

W dniu 18.04.2012r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku dochodowego od osób fizycznych.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca zatrudnia pracowników, którzy wykonują obowiązki na podstawie umów o pracę zawartych zgodnie z polskimi regulacjami w zakresie prawa pracy. Wykonując obowiązki wynikające ze stosunku pracy pracownicy odbywają zarówno krajowe, jak i zagraniczne podróże służbowe. W trakcie delegacji pracownicy za przyzwoleniem pracodawcy korzystają z przejazdów taksówkami np. na lotnisko, do hotelu, na spotkanie itp.

W sposób generalny Spółka wymaga od pracowników, aby w przypadkach, w których jest to możliwe pracownicy potwierdzali poniesienie wydatku za przejazdy taksówkami. Pracownicy potwierdzają poniesienie tych wydatków na usługi przejazdu taksówkami paragonami potwierdzającymi nabycie usługi i wartość wydatku, jednakże na tych paragonach nie ma danych odbiorcy usługi. Pracodawca dokonuje zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów spółki wydatków pracowników w trakcie delegacji służbowej, natomiast zwracane pracownikowi koszty poniesione na przejazdy taksówkami w trakcie delegacji traktuje jako korzystające ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Spółka ma też wątpliwości, iż w przypadku, gdy pracownik nie przedłoży faktury VAT za korzystanie z taksówki, a jedynie paragon potwierdzający przejazd i wydatek, który nie wskazuje odbiorcy, to kwoty wydatkowane przez Spółkę powinny być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Zdaniem Spółki wydatki te należy zakwalifikować jako poniesione w celu osiągnięcia przychodu, w związku z wykonywaniem spraw związanych z działalnością Spółki. Wydatki te nie są ponoszone na cele osobiste pracowników, lecz są związane z działalnością Spółki.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy w świetle zapisów art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, wypłacane pracownikowi kwoty, jako zwrot wydatków za przejazdy taksówkami w podróży służbowej stanowi przychód ze stosunku pracy zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i nie zachodzi obowiązek pobierania z tego tytułu należnych zaliczek na podatek dochodowy?
   
2. Czy w świetle art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych Spółka postąpi prawidłowo zaliczając wszystkie wydatki na podstawie paragonów za przejazdy taksówkami w podróży służbowej pracownika Spółki, w koszty uzyskania przychodów?
   
   

Niniejsza interpretacja dotyczy przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych; w zakresie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych została wydana interpretacja z dnia 03.07.2012r. nr IPPB2/415-369/12-3/MG.

Zdaniem Wnioskodawcy: prawidłowe jest kwalifikowanie zwracanych pracownikowi na podstawie paragonów wydatków na przejazdy taksówkami podczas delegacji służbowej do kosztów uzyskania przychodów Spółki w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Mając na uwadze powołane przepisy oraz uregulowania § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz § 2 pkt 2 lit. c) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju należy uznać, że przepisy ww. rozporządzeń nie wymieniają o jakie inne udokumentowane wydatki chodzi, nie ograniczają również ich wysokości pozostawiając to w gestii pracodawcy. To pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków na przejazdy taksówkami, które nie są limitowane i które muszą mieć związek z wykonaną podróżą, a ponadto być prawidłowo udokumentowane.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Spółki w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie należy podkreślić, iż o ile organ na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 749) dotyczących interpretacji przepisów prawa podatkowego jest uprawniony do oceny stanowiska podatnika w zakresie jego kwalifikacji określonych wydatków do kosztów podatkowych, o tyle na podstawie tych przepisów nie może dokonać oceny prawidłowości konkretnego sposobu dokumentowania tych wydatków. Pytanie bowiem Spółki, czy postąpi prawidłowo zaliczając do kosztów podatkowych wydatki za taksówki, które zostały udokumentowane paragonem dotyczy de facto potwierdzenia, że sposób udokumentowania określonego wydatku jest prawidłowy. W tym miejscu należy zwrócić uwagę na to, iż postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnych jest postępowaniem szczególnym i w tym sensie ograniczonym np. w stosunku do postępowania podatkowego i kontrolnego, że nie może obejmować postępowania dowodowego. Powyższe wynika wprost z unormowania zawartego w art. 14h ustawy, który stanowi: w sprawach dotyczących interpretacji indywidualnej stosuje się odpowiednio przepisy art. 120, art. 121 § 1, art. 125, art. 129, art. 130, art. 135-137, art. 140, art. 143, art. 165a, art. 169 § 1-2, art. 170 i art. 171 oraz przepisy rozdziału 5, 6, 10 i 23 działu IV. W powołanym przepisie ustawodawca nie wymienia postępowania dowodowego, które regulują przepisy rozdziału 11 działu IV Ordynacji podatkowej. Powyższe przesądza o tym, że odpowiedź organu na pytanie Spółki o prawidłowość dokumentowania wydatków z uwagi na wskazany charakter postępowania o wydanie interpretacji może mieć jedynie charakter ogólny, zaś ocena, czy dla uznania konkretnego wydatku za koszt uzyskania przychodów wystarczające jest jego udokumentowanie w sposób opisany we wniosku może być dokonana tylko przez organ podatkowy prowadzący postępowanie dowodowe, w którym organ ten sprawdzi spełnienie wszystkich przesłanek pozwalających na uznanie konkretnego wydatku za koszt podatkowy na gruncie odpowiednich przepisów, w szczególności ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011r. nr 74 poz. 397 z późn. zm.), ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749), a także ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 165, poz. 1316 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: updop) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (?). Zgodnie z tymi uregulowaniami, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, iż wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, bądź na zachowanie lub zabezpieczenie jego źródła. Zatem, każdy wydatek celowo poniesiony z zamiarem uzyskania przychodu, poza wyraźnie wskazanymi w art. 16 ust. 1 ustawy, powinien być uznany za koszt uzyskania przychodów. Do tak zdefiniowanych kosztów ustawodawca zalicza zarówno takie wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów w danym momencie, jak i te, których nie można w ten sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia.

W zakresie podróży służbowych, jeżeli pracodawca nie ureguluje wewnętrznie, w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania, zasad odbywania i rozliczania delegacji - obowiązywać będą przepisy właściwe dla pracowników sfery budżetowej. Definicję podróży służbowej zawiera art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Wynika z niego, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika w terminie i miejscu określonych w poleceniu wyjazdu służbowego. Pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową krajową lub zagraniczną ma obowiązek zwrócić mu m.in. koszty podróży i noclegów. Pracodawca musi wypłacić pracownikowi także diety. Wynika to z przepisów wykonawczych do kodeksu pracy - Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. 2002 r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) albo poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.). Z przepisów obu rozporządzeń wynika również, że pracownikowi przysługuje zwrot: udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb; innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zasadniczo wszelkie podróże służbowe związane są z osiąganiem przychodów przez pracodawcę (przedsiębiorcę). Podejmowane są one bowiem w celu realizacji zadań służbowych, a tym z kolei można przypisać zamiar, intencję podjęcia ich w celu uzyskiwania przychodu przez firmę. W związku z powyższym, co do zasady wydatki ponoszone na podróż służbową stanowią koszt uzyskania przychodu. Spełniają one bowiem generalną przesłankę zaliczalności wydatków do kosztów, tj. poniesienie ich w celu uzyskania przychodu. Dotyczy to zarówno tych kosztów, które zostały wyraźnie wymienione w przepisach obu ww. rozporządzeń dotyczących podróży służbowych jako ?należności za podróże służbowe", jak tych nienazwanych, uzasadnionych kosztów, które zostały poniesione w związku z podróżą służbową. Pamiętać oczywiście należy, że pewne koszty ? które spełniają ogólne warunki zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu (poniesienie w celu uzyskania przychodu) ? nie mogą stanowić kosztów podatkowych z racji tego, że zostały w całości lub w części wyłączone przez ustawodawcę spod pojęcia kosztów uzyskania przychodów. Dotyczy to także niektórych kosztów z tytułu podróży służbowych np. art. 16 ust. 1 pkt 30 updop.

Odnosząc powyższe do przedmiotowej sprawy należy uznać, że Spółka może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki z tytułu korzystania przez jej pracowników z taksówek w czasie podróży służbowej.

W kwestii, czy Spółka może zaliczyć do kosztów podatkowych opłaty za taksówki, które zostały udokumentowane paragonem, organ podatkowy jak zaznaczono na wstępie, nie może z góry potwierdzić, że w niniejszej sprawie paragon spełnia wymóg prawidłowego udokumentowania. Takie stwierdzenie w interpretacji pozbawiałoby organ podatkowy dokonujący kontroli w postępowaniu dowodowym prawa do weryfikacji dowodu. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie reguluje wprost sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów. Nie oznacza to jednak, że podatnik ma w tym zakresie pełną dowolność. Jak wynika z ugruntowanej linii orzeczniczej obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 updop. Skoro więc podatnik musi legitymować się dowodami potwierdzającymi istnienie związku przyczynowo-skutkowego, o którym mowa w art. 15 ust. 1 updop, to przede wszystkim musi posiadać dokumenty świadczące o poniesieniu wydatku.

Istotną wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów ustawodawca zawarł w z art. 9 ust. 1 updop, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z dnia 29 września o rachunkowości (dalej: uor). Przepisy art. 20, 21 i 22 tejże ustawy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. I tak, zgodnie z art. 20 ust.2 uor podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
   
2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom.
   
   

W myśl art. 20 ust.4 uor w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 uor dowód księgowy powinien zawierać co najmniej

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
   
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
   
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
   
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
   
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
   
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
   
   

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeśli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (art.21 ust.1a).

Jak stanowi art. 22 ust.1 uor dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 oraz wolne od błędów rachunkowych.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, choć niejednokrotnie dokumentem niewystarczającym. Na podatniku spoczywa więc ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Ma on obowiązek nie tylko udokumentować, że wydatek został poniesiony (prawidłowo zarachowany) ale wykazać także, że poniesiony został w celu osiągnięcia przychodu.

Reasumując należy uznać, że wydatki udokumentowane paragonem mogą stanowić koszt uzyskania przychodów Spółki, z tym jednak zastrzeżeniem, że ocena, czy w określonej sytuacji znajduje uzasadnienie udokumentowanie wydatku określonym dowodem może być dokonana przez organ podatkowy jedynie podczas postępowania dowodowego.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock