1. Czy w przypadku kiedy delegowanemu pracownikowi towarzyszy druga osoba (nie delegowana) do kosztów (...)

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 18.11.2009 r. (data wpływu 24.11.2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów ? jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 24.11.2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny .

Pracownicy Wnioskodawcy biorą udział w konferencjach naukowych tak krajowych jak i zagranicznych. Konferencje naukowe są forum wymiany doświadczeń i osiągnięć naukowych w danej dziedzinie. Wymiana informacji naukowych i upowszechnianie wyników badań należy do statutowych celów działania jednostek badawczo-rozwojowych. Udział w takich konferencjach odbywa się w ramach podróży służbowych (delegacji). W jednej takiej konferencji uczestniczył pracownik naukowy Instytutu wraz z żoną. Instytut pokrywał wyłącznie koszty związane z podróżą służbową delegowanego pracownika. Układ Zbiorowy Pracy obowiązujący u Wnioskodawcy nie zawiera postanowień regulujących zasady rozliczania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowych, a zatem zgodnie z art. 77 z indeksem 5 Kodeksu pracy zastosowanie mają przepisy obowiązujące pracowników sfery budżetowej. Powstał jednak problem rozliczenia kosztów hotelu. Pracownik delegowany zajmował bowiem wspólny pokój dwuosobowy wraz z osobą towarzyszącą. Pracodawca rozliczył koszty hotelu w ten sposób, że z kwoty faktury za hotel zaliczył do kosztów uzyskania przychodu kwotę odpowiadającą należności za pokój jednoosobowy w danym hotelu. Różnicę pomiędzy ceną pokoju jednoosobowego a pokoju dwuosobowego ? pokrył delegowany pracownik. Cena pokoju jednoosobowego była znana, ponieważ w tej samej konferencji brali udział inni pracownicy, zakwaterowani w pokojach jednoosobowych i udokumentowali poniesione wydatki fakturami za pokój jednoosobowy.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1. Czy w przypadku kiedy delegowanemu pracownikowi towarzyszy druga osoba (nie delegowana) do kosztów uzyskania przychodu należy zaliczyć koszt hotelu w wysokości połowy należności wykazanej w fakturze za pokój dwuosobowy, czy też w wysokości ceny za pokój jednoosobowy, jeżeli ta cena jest znana z innych faktur wystawionych przez ten hotel lub z korespondencji z hotelem... W obu przypadkach wysokość kosztów zaliczonych do kosztów uzyskania przychodu nie przekracza limitu określonego w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U.Nr 236, poz. 1951 z poźn zm)....
2. Czy faktura wystawiona przez hotel za noclegi w pozycji ?nabywca? musi zawierać dane pracodawcy, czy może to być faktura wystawiona na delegowanego pracownika...
   
   

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) oraz § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1951 z późn zm), zagraniczna podróż służbowa pracownika, jest związana z działalnością prowadzoną przez Instytut, a zatem należności wypłacone pracownikowi tytułem zwrotu kosztów poniesionych na noclegi w hotelu są dla Instytutu kosztem uzyskania przychodów. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy. Powyższe oznaczą iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo ? skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Przy czym kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem Instytutu, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

W przypadku, gdy układ zbiorowy, regulamin pracy lub umowa o pracę nie określa warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracowników należy stosować postanowienia rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Pracownikowi oddelegowanemu służbowo za granicę, na podstawie § 2 ww. rozporządzenia, przysługują:

• diety
• zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów i innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
  
  

Zgodnie z § 9 ust. 1 ww. rozporządzenia za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. A zatem w przypadku kiedy pracownik delegowany korzystał z pokoju dwuosobowego, pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu 50% wydatku poniesionego za pokój dwuosobowy.

Odnosząc się do drugiego z pytań, zdaniem Wnioskodawcy faktury dokumentujące poniesione wydatki w tym za usługi hotelowe z których korzystali pracownicy, musza być wystawione na Wnioskodawcę a nie pracownika. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy pdop, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.).

Z przepisów ustawy o rachunkowości wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych - w myśl art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości - są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane ?dowodami źródłowymi?.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ww. ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej ?dowodami źródłowymi?:

1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
   
   

Art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
   
   

A zatem ponieważ stroną operacji gospodarczej jest Wnioskodawca (pokrywa wydatki i zalicza do kosztów cenę noclegu), faktura wystawiana przez hotel powinna zawierać dane wnioskodawcy a nie pracownika, który nocował w czasie podróży służbowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy..

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.