Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań biznesowych z kontrahentami (w tym wydatki na (...)

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 08.09.2009 r. (data wpływu 17.09.2009 r.) oraz piśmie z dnia 07.11.2009 r. (data nadania 09.11.2009 r., data wpływu 12.11.2009 r.) uzupełniającym braki formalne na wezwanie Nr IPPB5/423-560/09-2/JC z dnia 29.10.2009 r. (data nadania 29.10.2009 r., data doręczenia 02.11.2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na rzecz kontrahentów:

• w części dotyczącej spotkań z kontrahentami w siedzibie Spółki- jest prawidłowe,
• w części dotyczącej spotkań z kontrahentami w restauracji- jest nieprawidłowe.
  
  

UZASADNIENIE

W dniu 17.09.2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na rzecz kontrahentów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka w ramach prowadzonej działalności organizuje spotkania z kontrahentami polskimi i zagranicznymi, którymi są zarówno obecni jak i potencjalni klienci Spółki - przede wszystkim hurtownie i dystrybutorzy materiałów budowlanych produkowanych przez Spółkę, wykonawcy robót budowlanych, inwestorzy. Na spotkania zapraszane są zawsze osoby decyzyjne lub zajmujące się bezpośrednio dystrybucją produktów Spółki. Jeśli spotkania odbywają się w biurze Spółki, Spółka w czasie spotkań zapewnia herbatę, kawę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, a jeśli spotkanie się przedłuża lub jeśli kontrahent przyjechał na spotkanie z daleka (często również z innego kraju) zamawiany jest lunch.

Zdarza się również, że spotkania odbywają się w restauracji. Zamawiane są wtedy posiłki z menu. Ma to miejsce w sytuacji, gdy klienci Spółki nie prowadzą działalności w miejscowości, w której Spółka posiada biuro lub gdy w biurze klienta, do którego przyjeżdża przedstawiciel Spółki brak jest sali konferencyjnej lub wydzielonego pomieszczenia, w którym można by przeprowadzić spotkanie.

W trakcie spotkań z kontrahentami omawiane są zawsze sprawy biznesowe. Przedstawiciele Spółki ustalają warunki sprzedaży towarów, prowadzą negocjacje handlowe, omawiają warunki współpracy oraz przedstawiają aktualną ofertę handlową. Często dochodzi także do podpisania nowych umów i kontaktów.

Spotkania te nie mają charakteru wytwornego i okazałego lunchu (obiadu czy kolacji) czy specjalnie zorganizowanej imprezy i nie wiążą się z chęcią zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością. Zaproszenie kontrahenta na kawę czy posiłek do restauracji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym. Jest to powszechnie stosowana praktyka. Przedstawiciel Spółki, zapraszając danego kontrahenta do restauracji, płaci za takie spotkania (kawa, herbata, posiłek), gdyż tego wymagają zasady dobrego wychowania.

Do powszechnie obowiązujących kanonów kultury należy, aby osoba zapraszająca do restauracji uregulowała rachunek za koszt takiego spotkania. Trudno byłoby bowiem wymagać od zaproszonego kontrahenta, aby sam uregulował swój rachunek.

Spółka organizując spotkanie nie działa więc w celu wykreowania czy utrwalenia pozytywnego wizerunku, lecz w celu omówienia konkretnych spraw związanych ze współpracą z danym kontrahentem. Powodem organizacji spotkania nie jest więc chęć zaimponowania kontrahentom przepychem czy wystawnością lecz potrzeba omówienia spraw biznesowych w przyjaznej atmosferze,

Wydatki dotyczące spotkań z kontrahentami dokumentowane są rachunkami lub fakturami VAT wystawionymi na Spółkę, przy czym każdorazowo Spółka jest w stanie określić z jakim kontrahentem i w jakim celu odbyło się spotkanie - umieszczając odpowiedni opis zdarzenia na odwrocie rachunku lub faktury VAT.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań biznesowych z kontrahentami (w tym wydatki na nabycie poczęstunku, napojów oraz zapłata za posiłek w restauracji) stanowią koszty uzyskania przychodów dla Spółki...

Zdaniem Wnioskodawcy:

Spółka stoi na stanowisku, że może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami.

Zgodnie bowiem z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zarachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

W art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT z kosztów uzyskania przychodów ustawodawca wyłączył wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Ustawa o CIT, jak i żadna inna ustawa podatkowa, nie definiuje pojęcia reprezentacji. W związku z tym należy sięgnąć do definicji słownikowej pojęcia reprezentacji, aby ustalić, jakie znaczenie ma ono języku powszechnym. Reprezentacja, zgodnie z definicją słownikową (?Słownik języka polskiego? pod red. M. Szymczaka, Wydawnictwo PWN, Warszawa 1992 r.), oznacza okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną.

Spółka uważa, że ponoszone przez nią wydatki nie mają charakteru reprezentacyjnego. Zaproponowanie kontrahentowi kawy, herbaty, poczęstowanie go drobnymi słodyczami czy zaproszenie na obiad w restauracji nie ma charakteru okazałości i nie wiąże się z chęcią zaimponowania kontrahentowi przepychem czy wystawnością. Jest to powszechnie spotykana praktyka.

Takie stanowisko potwierdzają interpretacje organów podatkowych. Przykładowo zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie (interpretacja indywidualna z dnia 27 sierpnia 2009 r., sygn. IPPB5/4240-24/09-2/AM): ?Rację trzeba przyznać Skarżącej, iż ponoszone przez nią wydatki nie wiążą się z okazałością, wytwornością, a zatem nie mają charakteru reprezentacyjnego. Zaproszenie kontrahenta na kawę, ?zwykły? lunch, czy obiad do restauracji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym. Jest to powszechnie spotykana praktyka. Posiłek spożywany w restauracji nie jest ?okazały? ani ?wykwintny?, bo powodem organizacji spotkania w restauracji nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością. Tym samym brak jest podstaw aby uznać, iż ponoszone przez Spółkę wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami spełniały przesłanki wymienione w art. 16 ust. 1 pkt 28, wyłączając je z kosztów uzyskania przychodów.?

Podobne stanowiska zajęli również Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 6 stycznia 2009 r. (sygn. ILPB3/423-666/08-2/KS), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w piśmie z dnia 13 sierpnia 2008 r. (sygn. IBPB3/423-405/08/PC) czy też Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 30 października 2008 r. (sygn. IPPB3/423-1220/08-2/MW).

Powyższe potwierdza również wyrok WSA w W z dnia 12 czerwca 2008 r. (sygn. III SA/Wa 157/08), w którym Sąd stwierdził, że: ?wymienianie jako przykładowych wydatków na usługi gastronomiczne, zakupu żywności i napojów w tym alkoholowych, nie oznaczą iż wydatki te nigdy nie będą kosztami. Stwierdzić należy, te nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny?.

Spółka pragnie podkreślić, że wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów kosztów reprezentacji ma charakter wyjątku od ogólnej zasady zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wszystkich wydatków poniesionych w celu uzyskania przychodów. Dlatego też przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT musi być interpretowany ściśle.

Również w literaturze przedmiotu zwraca się uwagę na to, że ?(?) wydatki o charakterze gastronomicznym i na artykuły spożywcze tylko wtedy nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu gdy będą miały charakter wydatków reprezentacyjnych? (H. Kryszczuk w: Komentarz do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych 2007, praca zbiorowa pod red. W. Nykiela i A. Mariańskiego, wyd. ODDK Gdańsk, s. 461).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za:

• w części dotyczącej spotkań z kontrahentami w siedzibie Spółki- jest prawidłowe,
• w części dotyczącej spotkań z kontrahentami w restauracji- jest nieprawidłowe.
  
  

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy do katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów zaliczają się koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu ?reprezentacja?, dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się ?okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną? - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcja prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007). Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojecie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

W przedstawionym stanie faktycznym Wnioskodawca organizuje spotkania z kontrahentami polskimi i zagranicznymi, którymi są zarówno obecni jak i potencjalni klienci. W czasie tych spotkań omawiane są różnego rodzaju sprawy biznesowe.

Jeśli spotkania odbywają się w biurze Spółki, Spółka w czasie spotkań zapewnia herbatę, kawę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, czasami lunch, zwłaszcza jeśli spotkanie się przedłuża. Zdarza się również, że spotkanie w kontrahentem ma miejsce poza biurem Spółki, tj. w restauracji. W takim wypadku Wnioskodawca ponosi koszt posiłku (np. lunchu, obiadu, czy kolacji). Spółka umawia się w restauracji i zamawia posiłki z menu. Wnioskodawca podkreśla, że takie spotkanie w restauracji nie ma charakteru wytwornej i okazałej kolacji (obiadu lub lunchu) czy specjalnie zorganizowanej imprezy. Organizując spotkanie Spółka ustala warunki sprzedaży towarów, prowadzone są negocjacje handlowe, omawiane warunki współpracy i aktualna oferta handlowa.

Odnosząc powyższe do przedstawionego przez Wnioskodawcę stanowiska należy stwierdzić, że wydatki na drobny poczęstunek tj. kawę, herbatę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, czasami lunch podawane podczas spotkań z kontrahentami w biurze Spółki, jeśli nie noszą znamion wystawności, są zwyczajowo przyjęte i jako wydatki nie wymienione w art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych mogą stanowić, zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ww. ustawy koszty uzyskania przychodów.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

W kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia reprezentacji oraz analizy przytoczonego art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki na lunch, obiad czy kolację w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracjach, wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Powoływanie się w tym kontekście przez Spółkę na okoliczność, że tego typu działania czy wydatki nie mają charakteru nadzwyczajnego, a jest to praktyka powszechnie spotykana nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji.

Ponadto należy zauważyć, iż poniesione przez Spółkę wydatki są wydatkami na reprezentację, gdyż odpowiadają reprezentacji mającej na celu przede wszystkim stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy i ułatwienie zawarcia umowy bądź kontraktu. Za ?reprezentację? bowiem, w potocznym rozumieniu, należy uznać działania zmierzające do stworzenia jak najkorzystniejszego wizerunku firmy.

Podsumowując, wydatki na drobny poczęstunek podawany podczas spotkań z kontrahentami w biurze Wnioskodawcy mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Jednakże wydatki na posiłki (lunch, obiad, kolacja) w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracji nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Ponadto, tut. organ informuje, iż powoływane przez Spółkę we wniosku decyzje organów skarbowych oraz wyroki sądów administracyjnych wydawane były w indywidualnych sprawach i nie mogą stanowić podstawy do wydania interpretacji, gdyż nie są źródłem prawa. Na mocy art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 2 kwietnia 1997 roku - Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 78, poz. 483 ze zm.) źródłami powszechnie obowiązującego prawa w Rzeczypospolitej Polskiej są: Konstytucja, ustawy, ratyfikowane umowy międzynarodowe oraz rozporządzenia.

Każdą sprawę organ podatkowy jest zobowiązany traktować indywidualnie. Z uwagi na powyższe przywołane decyzje przepisów prawa podatkowego, nie są wiążące dla tut. organu podatkowego.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.