Czy wydatki ponoszone w związku z biznesowymi spotkaniami z kontrahentami, a dotyczące wydatków na (...)

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 15.09.2009 r. (data wpływu 21.09.2009 r.) oraz piśmie z dnia 06.11.2009 r. (data nadania 06.11.2009 r., data wpływu 09.11.2009 r.) uzupełniającym braki formalne na wezwanie Nr IPPB5/423-566/09-2/JC z dnia 29.10.2009 r. (data nadania 29.10.2009 r., data doręczenia 03.11.2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na rzecz kontrahentów:

• w części dotyczącej spotkań z kontrahentami w siedzibie Spółki- jest prawidłowe,
• w części dotyczącej spotkań z kontrahentami w restauracji - jest nieprawidłowe.
  
  

UZASADNIENIE

W dniu 21.09.2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na rzecz kontrahentów.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka organizuje okazjonalnie spotkania z kontrahentami. W czasie tych spotkań omawiane są różnego rodzaju sprawy biznesowe tj.: negocjuje się warunki sprzedaży towarów, nabycia materiałów, usług, przedstawia się ofertę handlową ofertę współpracy itp. Spotkania te odbywają się w biurze Spółki, gdzie zapewnia się napoje w tym kawę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze lub inny drobny poczęstunek lub posiłek gdyż spotkania te trwają nieraz dłużej.

Zdarza się również, że spotkanie w kontrahentem ma miejsce poza biurem Spółki np. przedstawiciel Spółki proponuje kontrahentowi spotkanie w restauracji. W takim wypadku Wnioskodawca ponosi koszt posiłku (np. lunchu, obiadu, czy kolacji). Spółka umawia się zazwyczaj w restauracji i zamawia normalne posiłki z karty, przy czym spotkanie w restauracji nie ma charakteru wytwornego i okazałego obiadu, czy kolacji, czy specjalnie zorganizowanej imprezy mającej na celu zaimponowanie. Organizując spotkanie przedstawiciel Spółki omawia bieżące sprawy biznesowe. Spółka podnosi, iż celem, dla którego organizowane jest spotkanie, nie jest chęć okazania przepychu.

Kontrahentami Spółki są często osoby prowadzące działalność poza miejscowością, w której siedzibę ma Wnioskodawca. Spotkania z kontrahentami w restauracjach zdarzają się w sytuacji, gdy Spółka lub jej kontrahenci chcą prowadzić negocjacje na neutralnym gruncie, zamiast w zakładzie którejkolwiek spółki. Wydatki dotyczące spotkań z kontrahentami są dokumentowane rachunkami lub fakturami VAT wystawionymi na Wnioskodawcę.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wydatki ponoszone w związku z biznesowymi spotkaniami z kontrahentami, a dotyczące wydatków na nabycie drobnego poczęstunku, napojów, zapłata w restauracji za posiłek obiadowy, lunch lub kolację, stanowią koszty uzyskania przychodów dla Spółki...

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zdaniem Wnioskodawcy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami, w tym normalny poczęstunek, posiłek np. obiad w restauracji.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. W art. 16 ust. 1 pkt 28 w/w ustawy z kosztów uzyskania przychodów ustawodawca wyłączył wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

W/w ustawa nie definiuje pojęcia reprezentacji. W związku z tym w ślad za definicją słownikową pod pojęciem reprezentacji, należy rozumieć: ?okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną?. Spółka organizując spotkanie nie działa więc w celu zaimponowania, czy utrwalenia pozytywnego wizerunku, ale w celu omówienia konkretnych spraw biznesowych związanych ze współpracą z danym kontrahentem. Spółka podkreśla, że spotkania te nie mają charakteru wystawnej imprezy. W ocenie Spółki należy uznać, że ponoszone przez nią wydatki nie mają charakteru reprezentacyjnego. Zaproponowanie kontrahentowi kawy lub herbaty, poczęstowanie drobnymi słodyczami, czy też zaproszenie na obiad w restauracji przy dłuższym czasie prowadzenia negocjacji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym. Jest to praktyka powszechnie spotykana, że osoba zapraszająca na rozmowy biznesowe do restauracji ponosi koszt takiego spotkania. W konsekwencji, Spółka ponosi koszt posiłku (np. lunchu, obiadu, czy kolacji). Ponieważ w trakcie spotkań omawiane są sprawy biznesowe, związane z działalnością Spółki, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że wydatki na organizację spotkań stanowią koszt uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 stawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za:

• w części dotyczącej spotkań z kontrahentami w siedzibie Spółki - jest prawidłowe,
• w części dotyczącej spotkań z kontrahentami w restauracji - jest nieprawidłowe.
  
  

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy do katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów zaliczają się koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu ?reprezentacja?, dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się ?okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną? - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcja prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007). Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojecie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

W przedstawionym wniosku Wnioskodawca organizuje spotkania z kontrahentami. W czasie tych spotkań omawiane są różnego rodzaju sprawy biznesowe: negocjuje się warunki sprzedaży towarów, nabycia materiałów, usług itp.

Jeśli spotkania odbywają się w biurze Spółki, Spółka w czasie spotkań zapewnia kawę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze lub inny drobny poczęstunek, czasami posiłek, zwłaszcza jeśli spotkanie się przedłuża. Zdarza się również, że spotkanie w kontrahentem ma miejsce poza biurem Spółki, tj. w restauracji. W takim wypadku Wnioskodawca ponosi koszt posiłku (np. lunchu, obiadu, czy kolacji). Spółka umawia się w restauracji i zamawia posiłki z menu. Wnioskodawca podkreśla, że takie spotkanie w restauracji nie ma charakteru wytwornej i okazałej kolacji (obiadu lub lunchu) czy specjalnie zorganizowanej imprezy. Organizując spotkanie Spółka ustala warunki sprzedaży towarów, prowadzone są negocjacje handlowe, omawiane warunki współpracy i aktualna oferta handlowa.

Odnosząc powyższe do przedstawionego przez Wnioskodawcę stanowiska należy stwierdzić, że wydatki na drobny poczęstunek tj. kawę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, poczęstunek czy posiłek podawane podczas spotkań z kontrahentami w biurze Spółki, jeśli nie noszą znamion wystawności, są zwyczajowo przyjęte i jako wydatki nie wymienione w art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych mogą stanowić, zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ww. ustawy koszty uzyskania przychodów.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

W kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia reprezentacji oraz analizy przytoczonego art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki na lunch, obiad czy kolację w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracjach, wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Powoływanie się w tym kontekście przez Spółkę na okoliczność, że tego typu działania czy wydatki nie mają charakteru nadzwyczajnego, a jest to praktyka powszechnie spotykana nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji.

Ponadto należy zauważyć, iż poniesione przez Spółkę wydatki są wydatkami na reprezentację, gdyż odpowiadają reprezentacji mającej na celu przede wszystkim stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy i ułatwienie zawarcia umowy bądź kontraktu. Za ?reprezentację? bowiem, w potocznym rozumieniu, należy uznać działania zmierzające do stworzenia jak najkorzystniejszego wizerunku firmy.

Podsumowując, wydatki na drobny poczęstunek podawany podczas spotkań z kontrahentami w biurze Wnioskodawcy mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Jednakże wydatki na posiłki (lunch, obiad, kolacja) w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracji nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.