Czy zgodnie z przedstawionym stanem faktycznym wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z (...)

19.1.2010

Czy zgodnie z przedstawionym stanem faktycznym wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. (Dz. U. z 2000 r. Nr 54 poz. 654 z późniejszymi zmianami) dalej ustawa o PDOP?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Grupy, przedstawione we wniosku z dnia 21.10.2009 r. (data wpływu 27.10.2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie:

możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na ciepłe, zimne napoje, drobne słodycze, drobny poczęstunek dla kontrahentów podawany w siedzibie Wnioskodawcy ? jest prawidłowe,

możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami poza siedzibą Wnioskodawcy (np. w restauracji) ? jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 27.10.2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na ciepłe, zimne napoje, drobne słodycze, drobny poczęstunek dla kontrahentów podawany w siedzibie Wnioskodawcy, możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami poza siedzibą Wnioskodawcy (np. w restauracji).

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca organizuje okazjonalne spotkania z kontrahentami.

W czasie tych spotkań omawiane są różnego rodzaju sprawy biznesowe - ustalane są warunki sprzedaży produktów / usług, przedstawiana jest aktualna oferta biznesowa, prowadzone są negocjacje dotyczące warunków zawieranych umów, sprawy bieżące.

Spotkania mogą odbywać się w siedzibie Spółki lub w innych zewnętrznych miejscach. Jeśli spotkania odbywają się w siedzibie Spółki, Spółka w czasie spotkań zapewnia ciepłe, zimne napoje, drobne słodycze, niekiedy drobny poczęstunek, zwłaszcza wtedy gdy spotkanie się przedłuża.

Wydatki na zakup kawy, herbaty, napojów na potrzeby sekretariatów i w celu poczęstowania klienta ponoszone są w ciężar kosztów uzyskania przychodów, ponieważ zakup na potrzeby sekretariatu służy pracownikom Spółki, a poczęstunek klientów jest zachowaniem zwyczajowym i nie ma charakteru okazałości ani wystawności. Niekiedy spotkania z kontrahentami odbywają się poza siedzibą Spółki np. w restauracji.

W takim przypadku Wnioskodawca ponosi koszty posiłku (np. lunchu, obiadu).

Wnioskodawca podkreślił, że takie spotkanie nie ma charakteru wytworności, okazałości, okazania przepychu czy specjalnie organizowanej imprezy.

Organizując spotkanie Wnioskodawca pragnie omówić bieżące sprawy biznesowe warunki przygotowywanych umów.

Wydatki dotyczące spotkań z kontrahentami są dokumentowane rachunkami lub fakturami VAT wystawianymi na Spółkę.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zgodnie z art. 15 ust 1 ustawy O PDOP, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów podatkowych, należy ocenić jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz możliwość osiągnięcia przychodu.

Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu - w okresie ponoszenia kosztów bądź w przyszłości. W związku z powyższym, kosztami podatkowymi będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, które zostały właściwie udokumentowane. Ponadto, zaliczenie danego wydatku do kosztów podatkowych uzależnione jest od tego, czy nie mieści się on w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP. Art. 16 ust. 1 pkt 26 stanowi, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Konsekwencją takiego zapisu jest wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów wszystkich wydatków na reprezentację.

Ponieważ ustawa o PDOP nie definiuje pojęcia ?reprezentacji?, zatem uzasadnione jest odwołanie się do wykładni językowej tego pojęcia.

Zgodnie z definicją zawartą w ?Słowniku języka polskiego? reprezentacja oznacza okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną.

Zdaniem Spółki, ponoszone przez nią wydatki opisane w stanie faktycznym nie mają charakteru reprezentacyjnego. Zaproponowanie kontrahentom kawy czy herbaty, drobnego poczęstunku czy zaproszenie na obiad, zdaniem Wnioskodawcy, nie jest działaniem o wyjątkowym, okazałym charakterze. Spółka organizując spotkanie nie działa w celu ?wykreowania czy utrwalenia pozytywnego wizerunku?, ale w celu omówienia konkretnych spraw związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą - bieżącą lub przyszłą współpracą z danym kontrahentem. Wnioskodawca wskazuje, iż jest to działanie powszechnie stosowane.

Przedstawiciel Spółki zapraszając danego kontrahenta na obiad do restauracji ponosi koszt z tym związany, gdyż tego wymagają zasady dobrego wychowania. Powszechnie stosowaną zasadą jest bowiem to, że osoba zapraszająca do restauracji ponosi koszt takiego spotkania. Organizacja spotkań biznesowych z kontrahentami nie wiąże się zatem w opinii Wnioskodawcy z chęcią zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością.

W świetle powyższego, Wnioskodawca uznaje, że ponoszone wydatki na ten cel stanowią koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP.

Na poparcie swojego stanowiska Wnioskodawca odwołuje się do interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 15 lipca 2008 r. nr IBPB/415-313/08/MW, interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 6 stycznia 2009 r. nr ILPB3/423-666/08-2/KS oraz interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 27 sierpnia 2009 nr IPPB5/4240-24/09-2/AM.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się w zakresie:

możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na ciepłe, zimne napoje, drobne słodycze, drobny poczęstunek dla kontrahentów podawany w siedzibie Wnioskodawcy za prawidłowe,

możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami poza siedzibą Wnioskodawcy (np. w restauracji) za nieprawidłowe.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Na podstawie powyższego przepisu możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który - racjonalnie oceniając - mógłby przyczynić się do powstania przychodu czy jego zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

został właściwie udokumentowany,

nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu ?reprezentacja?, dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się ?okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną? - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcja prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007).

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojecie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

W komentarzu pt. ?Podatek dochodowy od osób prawnych? pod red. J. Marciniuka (Warszawa 2008, Wydawnictwo C.H.Beck) autorzy wskazali na przykładowe wydatki na reprezentację, do których zaliczono m.in.: koszty poczęstunku gości podmiotu gospodarczego, uczestników konferencji, przyjęć i posiedzeń, koszty poczęstunków z okazji świąt branżowych, państwowych, wręczania nagród i odznaczeń; koszty imprez artystycznych organizowanych z okazji uroczystości, zakupy kwiatów do dekoracji pomieszczeń oraz przeznaczonych do wręczania określonym osobom; kosztów uczestnictwa na zewnątrz firmy w przyjęciach, spotkaniach, posiedzeniach, konferencjach, zjazdach i innych imprezach organizowanych okazjonalnie lub na okoliczność świąt, rocznic i celowych przedsięwzięć reprezentacyjnych, również w imprezach towarzyszących, w tym także koszty wyjazdów zagranicznych związanych z reprezentowaniem firmy w tych imprezach (?).

W przedstawionym wniosku stanie faktycznym Wnioskodawca organizuje okazjonalne spotkania z kontrahentami.

Spotkania mogą odbywać się w siedzibie Wnioskodawcy lub w innych zewnętrznych miejscach. Jeśli spotkania odbywają się w siedzibie Spółki, Spółka w czasie spotkań zapewnia ciepłe, zimne napoje, drobne słodycze, niekiedy drobny poczęstunek, zwłaszcza wtedy gdy spotkanie się przedłuża.

W takim przypadku Wnioskodawca ponosi koszty posiłku (np. lunchu, obiadu).

Wnioskodawca podkreślił, że takie spotkanie nie ma charakteru wytworności, okazałości, okazania przepychu czy specjalnie organizowanej imprezy.

Organizując spotkanie Wnioskodawca pragnie omówić bieżące sprawy biznesowe warunki przygotowywanych umów.

Wydatki dotyczące spotkań z kontrahentami są dokumentowane rachunkami lub fakturami VAT wystawianymi na Spółkę.

Odnosząc zatem powyższe do przedstawionych we wniosku okoliczności należy stwierdzić, iż wydatki, obejmujące koszty posiłku (np. lunchu, obiadu) w restauracji w czasie spotkań z kontrahentami, w ocenie organu podatkowego, mają charakter typowo reprezentacyjny i jako takie nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, w związku z ustawowym ich wyłączeniem na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy.

Jest oczywiste, że sposób podejmowania klientów, warunki w jakich się odbywa spotkanie z kontrahentem ma przełożenie na sposób w jaki jest postrzegana firma organizująca spotkanie. A zatem ich charakter bezsprzecznie świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania Spółki na zewnątrz.

Powoływanie się Wnioskodawcy na okoliczność, że tego typu działania nie mają charakteru wyjątkowego, okazałego, są powszechnie stosowane, nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji. Należy zauważyć, że działania reprezentacyjne obejmują nie tylko imprezy czy spotkania organizowane z wielkim rozmachem, wystawne bankiety z ekskluzywnym menu. Nie chodzi bowiem o jednostkowy koszt poniesiony w związku organizacją spotkań z kontrahentami w restauracji, ale o cel, jaki zostanie dzięki takim spotkaniom osiągnięty przez Wnioskodawcę, w przedmiotowej sprawie jest to stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy, ułatwienie zawarcia umowy bądź kontraktu, stworzenie miłej atmosfery podczas spotkań z kontrahentami, w której partner będzie czuł, że jest traktowany z szacunkiem, właściwie ?ugoszczony?. Wydatki te w sposób pośredni promują firmę.

Wybór miejsca spotkania poza siedzibą Wnioskodawcy jest zatem autonomicznym wyborem i wiąże się ze stosowaną taktyką sprzedaży. Spotkania tego typu - czy to przy kawie, drobnym poczęstunku, obiedzie lub kolacji są ?usługami gastronomicznymi?, które odbywają się dla ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia w restauracjach, a zatem noszą znamiona reprezentacji, ponieważ wpływają na stworzenie dobrego wizerunku firmy, wykazaniu zasobności i profesjonalizmu.

A zatem wydatki poniesione w związku z organizacją spotkań z kontrahentami poza siedzibą Wnioskodawcy (np. w restauracji) nie mogą być uznane za koszty podatkowe, pomimo ich związku z przychodem, gdyż jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym zawierają się w katalogu wyłączeń z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Natomiast w kontekście zdefiniowanego powyżej pojęcia ?reprezentacja? oraz analizy przytoczonego art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stwierdzić należy, iż wydatki na ciepłe, zimne napoje, drobne słodycze, drobny poczęstunek podawane w czasie spotkań z kontrahentami w biurze Spółki nie noszą znamion reprezentacji. Co prawda koszty te dotyczą oficjalnych kontaktów biznesowych utrzymywanych przez Wnioskodawcę, jednak jeśli nie noszą znamion wystawności, są zwyczajowo przyjęte, nie stanowią one kosztów reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Wnioskodawca może zatem zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 tej ustawy.

Podsumowując, wydatki poniesione w związku z organizacją spotkań z kontrahentami poza siedzibą Wnioskodawcy (np. w restauracji) są wydatkami o charakterze reprezentacyjnym i zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Natomiast wydatki na ciepłe, zimne napoje, drobne słodycze, drobny poczęstunek podawane w czasie spotkań z kontrahentami w siedzibie Wnioskodawcy ? jeśli nie noszą znamion okazałości, wystawności, nie stanowią kosztów o charakterze reprezentacyjnym w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 i Wnioskodawca może zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Należy podkreślić, iż przywołane przez Wnioskodawcę interpretacje organów skarbowych dotyczące przepisów prawa podatkowego wydane zostały w indywidualnych sprawach i nie mogą być źródłem praw i obowiązków w innych sprawach. Na mocy art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 2 kwietnia 1997 roku - Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 78, poz. 483 ze zm.) źródłami powszechnie obowiązującego prawa w Rzeczypospolitej Polskiej są: Konstytucja, ustawy, ratyfikowane umowy międzynarodowe oraz rozporządzenia.

Z uwagi na powyższe przywołane interpretacje organów skarbowych nie są wiążące dla tut. organu podatkowego.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.