Nie ma możliwości wystawienia oryginału faktury w formie papierowej i przechowywania kopii tej faktury (...)

UZASADNIENIE

W dniu 15 marca 2010 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka prowadzi sprzedaż hurtową książek, w tym głównie podręczników do księgarń, szkół i innych hurtowni wystawiając miesięcznie po kilka tysięcy faktur sprzedaży (w sezonie trwającym kilka miesięcy w granicach 7.000 faktur miesięcznie), dla około 3.000 odbiorców. Sprzedaż i jej fakturowanie odbywa się przy pomocy oprogramowania zapewniającego z jednej strony bezpieczne przechowywanie wszelkich danych związanych ze sprzedażą w tym nienaruszalnej treści faktur, jak i drukowanie faktur na papierze w dowolnym czasie, w tym także na użytek ewentualnych przyszłych kontroli. Wydruk faktur ?Oryginał? jest przekazywany do odbiorcy a ?Kopia? jest dotychczas przechowywana przez Spółkę w formie papierowej stanowiąc znaczne obciążenie kosztów poprzez zużycie papieru, segregatorów, tuszu i drukarek oraz pracochłonności i powierzchni biurowej wraz z szafami do ich archiwizowania. Całość zafakturowanej sprzedaży jest ujęta w comiesięcznych ?Rejestrach sprzedaży? z zakresem informacji pokrywającej się z tą na poszczególnych fakturach (dokładne dane Odbiorcy, numer faktury, data sprzedaży i wystawienia, kwoty sprzedaży netto, Vat brutto według poszczególnych stawek) w formie papierowych wydruków będących podstawą do rozliczania Vat należnego z naliczonym. Rejestry sprzedaży wraz z innymi dokumentami księgowymi przechowywane są w formie papierowej. System informatyczny będący podstawą prowadzenia i archiwizacji sprzedaży w formie elektronicznej bazuje na licencjonowanym systemie ERP WF-MAG wersja 7.10.02 pracuje na bazie MS SQL 2000 Enterprise Edition. Dla celów bezpieczeństwa dokumentacji codziennie robiony jest backup wszystkich baz działających aktualnie na programie na oddzielny dysk sieciowy (oddzielne specjalne urządzenie). Na każdy rok jest zakupiony oddzielny dysk. Dodatkowo dane są archiwizowane na pytach DVD, które są umieszczane razem z dyskami z poszczególnych lat w specjalnej ognioodpornej szafie pancernej. Sięgnięcie do tak przechowywanych baz danych i na ich podstawie przeglądanie i wydrukowanie pojedynczych faktur jest zapewnione w każdej chwili na żądanie osób i organów do tego upoważnionych, w tym zwłaszcza w zakresie potrzeb ewentualnych kontroli.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy możliwe jest zrezygnowanie z drukowania ?Kopii? faktur i ?Kopii? duplikatów faktur i ?Kopii? faktur korygujących na nośnikach papierowych, zachowując ich przechowywanie w formie elektronicznej z możliwością ich drukowania w każdym czasie na żądanie uprawnionych osób i organów, w tym zwłaszcza w zakresie potrzeb ewentualnych kontroli.

Biorąc pod uwagę możliwe do uzyskania korzyści ekonomiczne Spółki w postaci rzeczywistej obniżki kosztów usprawnieniu pracy przy braku jednoznacznego zakazu przechowywania ?Kopii? w innej formie niż papierowej a także uwzględniając bezpieczne zachowanie ścieżki dowodowej w razie ewentualnych kontroli oraz zapewnieniu na każde żądanie dostępu w oczekiwanej przez uprawnione organy formie papierowej ?Kopii? uważamy za zasadne niedrukowanie ?Kopii? faktur, duplikatów faktur i faktur korygujących a przechowywanie ich w formie elektronicznej i ewentualne ich (?Kopii?) drukowanie na żądanie uprawnionych organów. Przekonywujących argumentów za takim rozwiązaniem, tj. przechowywaniem ?Kopii? w formie elektronicznej jako uzasadnionej ze względów ekonomicznych, celowościowych i ekologicznych dostarczyło uzasadnienie Naczelnego Sądu Administracyjnego przy orzeczeniu z dnia 3.11.2009 r. sygn. akt I FSK 1169/08. Przytoczona przez NSA argumentacja w świetle prawa unijnego jak i prawa krajowego w granicach możliwych do uregulowania jak i faktycznie uregulowanego, w tym Rozporządzeniem Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. (Dz. U. Nr 212, poz. 1337, z 2009 r. Dz. U. Nr 222, poz.1760) potwierdza nasze stanowisko o możliwości przechowywania ?Kopii? faktur tylko w formie elektronicznej z pominięciem ich drukowania. Dodatkowo należy zauważyć ewolucję stanowisk administracji państwowej, w tym podatkowej w zakresie stosowania i upraszczania szeroko pojętego informatycznego sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych i rozliczeń z organami podatkowymi, między innymi poprzez wdrażanie umożliwianie korzystania z deklaracji elektronicznych i korespondencji bez nadmiernego usztywniania chociażby przez rezygnację z kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawianych faktur, tzw. papierową i elektroniczną.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT, Minister Finansów dnia 28 listopada 2008 r. wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.). Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz 'ORYGINAŁ', a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz 'KOPIA'.

Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej w liczbie, co najmniej dwóch egzemplarzy - dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz 'ORYGINAŁ', a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz 'KOPIA'. Tak wystawione dokumenty w formie materialnej (oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów) w myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na szczególną uwagę zasługuje ust. 2 ww. przepisu, w którym wskazano, że dokumenty o których mowa w ust. 1 przechowuje się w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Stosownie do § 2 cyt. rozporządzenia, faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

W myśl § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruk, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2. Zgodnie z ust. 5 i 6 tego paragrafu, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępnianie organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Z przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca prowadzi sprzedaż hurtową książek, w tym głównie podręczników do księgowań, szkół i innych hurtowni wystawiając miesięcznie po kilka tysięcy faktur sprzedaży ( w sezonie trwającym kilka miesięcy w granicach 7.000 faktur miesięcznie), dla około 3.000 odbiorców. Sprzedaż i jej fakturowanie odbywa się przy pomocy oprogramowania zapewniającego bezpieczne przechowywanie wszelkich danych związanych ze sprzedażą, w tym nienaruszalnej treści faktur, jak i drukowanie faktur na papierze w dowolnym czasie, w tym także na użytek ewentualnych przyszłych kontroli. Obecnie wydrukowane faktury ?Oryginał? Wnioskodawca przekazuje do odbiorcy a ?Kopię? przechowuje w formie papierowej. Stanowi to dla Spółki znaczne obciążenie kosztów (zużycie papieru, segregatorów, tuszu i drukarek oraz pracochłonności i powierzchni biurowej wraz z szafami do ich archiwizowania). Całość zafakturowanej sprzedaży Wnioskodawca ujmuje w comiesięcznych ?Rejestrach sprzedaży? z zakresem informacji pokrywającej się z tą na poszczególnych fakturach (dokładne dane Odbiorcy, numer faktury, data sprzedaży i wystawienia, kwoty sprzedaży netto, vat brutto według poszczególnych stawek) w formie papierowych wydruków będących podstawą do rozliczania Vat należnego z naliczonym. Rejestry sprzedaży wraz z innymi dokumentami księgowymi Spółka przechowuje w formie papierowej. Wnioskodawca korzysta z systemu informatycznego, będącego podstawą prowadzenia i archiwizacji sprzedaży w formie elektronicznej. System ten bazuje na licencjonowanym systemie ERP WF-MAG wersja 7.10.02 pracuje na bazie MS SQL 2000 Enterprise Edition. Dla celów bezpieczeństwa dokumentacji codziennie robiony jest przez Spółkę backup wszystkich baz działających aktualnie na programie na oddzielny dysk sieciowy (oddzielne specjalne urządzenie). Na każdy rok jest zakupiony oddzielny dysk. Dodatkowo dane są archiwizowane na pytach DVD, które są umieszczane razem z dyskami z poszczególnych lat w specjalnej ognioodpornej szafie pancernej. Sięgnięcie do tak przechowywanych baz danych i na ich podstawie przeglądanie i wydrukowanie pojedynczych faktur jest zapewnione w każdej chwili na żądanie osób i organów do tego upoważnionych, w tym zwłaszcza w zakresie potrzeb ewentualnych kontroli.

Wnioskodawca kierując się korzyściami ekonomicznymi (obniżka kosztów, usprawnienie pracy) przy braku jednoznacznego zakazu przechowywania ?Kopii? w innej formie niż papierowej a także uwzględniając bezpieczne zachowanie ścieżki dowodowej w razie ewentualnych kontroli oraz zapewnieniu na każde żądanie dostępu w oczekiwanej przez uprawnione organy formie papierowej ?Kopii?, stoi na stanowisku, iż zasadne jest niedrukowanie przez Niego ?Kopii? faktur, duplikatów faktur i faktur korygujących a przechowywanie ich w formie elektronicznej i ewentualne drukowanie ich na żądanie uprawnionych organów.

Mając na uwadze powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT, duplikatów faktur oraz faktur korygujących wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową). Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Zatem nie ma możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktury, którą wystawiono i przekazano kontrahentowi w formie papierowej. Powyższe przepisy nie przewidują, aby podatnicy mogli przechowywać dokumenty, kopie faktur sprzedaży wystawianych w formie papierowej, w postaci elektronicznej, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów. Ponadto wskazać należy, iż nie istnieje podstawa prawna do zastosowania takiego trybu mieszanego, w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie faktur byłyby przechowywane w formie elektronicznej.

Tutejszy organ wskazuje, że możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r.

w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Przepisy te jednak dotyczą tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną. Zatem przedsiębiorca dążący do zmniejszenia kosztów związanych z fakturowaniem znacznej ilości transakcji może sygnować wystawiane dokumenty w formie elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym i po uprzedniej akceptacji uzyskanej od odbiorcy takiego dokumentu przesłać ją za pomocą poczty e-mail, przekazać na płycie CD lub innym nośniku danych elektronicznych. Taki system przekazywania dokumentów gwarantujący autentyczność i integralność zmniejszy koszty wystawiania faktur, a ponadto będzie zgodny z przepisami regulującymi materię wystawiania faktur. Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego stanowi niski koszt w perspektywie ilości faktur wskazanej we wniosku. Podkreślenia wymaga również, iż stosowanie podpisu elektronicznego przy wystawianiu faktur w formie elektronicznej nie stoi na przeszkodzie do wydrukowania tej faktury na papierze i przekazaniu jej kontrahentowi, lecz należy mieć na uwadze, iż w tym przypadku właściwą fakturą do celów kontroli i nabycia prawa do obniżenia podatku należnego będzie faktura elektroniczna sygnowana podpisem elektronicznym.

Warto także wskazać, iż stosownie do przepisu art. 218 dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347 str. 1 ze zm.), określanej dalej jako Dyrektywa 112, dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje). Na gruncie przepisów unijnych na każdym podatniku ciążą szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 112 każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych. (art. 245 in fine Dyrektywy 112). Na uwagę zasługuje także norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 zgodnie, z którą aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246 ww. Dyrektywy (zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności) państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy. Powyższe przepisy wskazują wprost na możliwość wprowadzenia w przepisach krajowych przez państwa członkowskie własnych warunków dotyczących m.in. sposobu przechowywania faktur, które miałyby na celu zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności.

Reasumując stwierdza się, iż nie ma możliwości wystawienia oryginału faktury w formie papierowej i przechowywania kopii tej faktury, kopii duplikatów faktur oraz kopii faktur korygujących w formie elektronicznej, gdyż dla formy papierowej oraz elektronicznej przewidziano odrębne uregulowania prawne. Normy regulujące wystawianie, przesłanie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej jak i papierowej określono z uwzględnieniem specyfiki medium za pośrednictwem, którego faktury są w obrocie. Wskazać należy, iż w obu unormowaniach nie przewidziano możliwości stosowania formy mieszanej, a zaproponowany we wniosku sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur nie wypełni warunków obiegu dokumentów dla jednego bądź drugiego sposobu fakturowania.

Odnosząc się do powołanego przez Wnioskodawcę wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 03 listopada 2009 r., sygn. akt I FSK 1169/08 należy wyjaśnić, iż z wyroku tego nie należy wyciągać wniosku o ukształtowaniu się określonej linii orzeczniczej. Kształtowanie się orzecznictwa jest procesem rozłożonym w czasie i co do zasady wymaga większej liczby wyroków poszczególnych składów orzekających. Dodatkowo Minister Finansów wyjaśnia, iż nie podziela stanowiska wyrażonego tym wyrokiem, chociażby z tego powodu, iż Sąd I instancji orzekł ? iż przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie wystawiania i przechowywania faktur wprowadzające obowiązek przechowywania kopii faktur w oryginalnej (papierowej) postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie nie są sprzeczne z normami wspólnotowymi? dopiero Naczelny Sąd Administracyjny zakwestionował niezgodność zapisu § 23 ust. 2 rozporządzenia z art. 247 ust.2 Dyrektywy. Tym samym mając na względzie zdanie pierwsze, należy stwierdzić, iż powołane w treści złożonego wniosku orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego nie może wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Jednocześnie tut. Organ zauważa, od dnia 01 grudnia 2008r. obowiązuje w przedmiotowym temacie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.11.2008r. w prawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.