przechowywanie faktur w postaci elektonicznej sygn: IPPP1/443-1597/11-2/AS

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 28.10.2011 r. (data wpływu 07.11.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur VAT ? jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 07.11.2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur VAT.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie hurtowej sprzedaży towarów na terenie całej Polski. Spółka jest podatnikiem podatku od towarów i usług, w związku z tym dokonując sprzedaży towarów oraz świadcząc usługi ? stosownie do przepisów ustawy podatku od towarów i usług oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337 ? dalej ?Rozporządzenie?) ? wystawia faktury VAT. Z uwagi na dużą skalę prowadzonej działalności Spółka w każdym miesiącu dokonuje dużej liczby transakcji. Ze względu na znaczną liczbę wystawianych faktur archiwizowanie kopii papierowych faktur VAT jest uciążliwe i kosztowne.

Wnioskodawca rozważa zatem alternatywne sposoby przechowywania wystawianych faktur VAT.

1. Wnioskodawca będzie drukował z księgowego sytemu komputerowego tylko egzemplarz faktury, oznaczony jako ORYGINAŁ, który w postaci papierowej będzie doręczany kontrahentom, natomiast egzemplarz oznaczony KOPIA będzie pozostawał w systemie księgowym, przy czym w każdym czasie można go będzie wydrukować. Posiadany przez Wnioskodawcę system księgowy będzie gwarantował autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność wystawionej fakturze. Ponadto Wnioskodawca, na każde wezwanie organów podatkowych byłby w stanie wydrukować papierową kopię wystawionej faktury VAT
2. Wnioskodawca rozważa również przejście na elektroniczny system archiwizacji wystawionych faktur VAT, gdzie kopia wystawionej papierowej faktury VAT, przechowywana byłaby w formie elektronicznej przez Wnioskodawcę, natomiast wydrukowany oryginał doręczany byłby Klientowi. Planowany system archiwizacji będzie gwarantował autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność wystawionej fakturze. Ponadto Wnioskodawca, na każde wezwanie organów podatkowych byłby w stanie wydrukować papierową kopię wystawionej faktury VAT
   
   

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy jest prawnie dopuszczalne, aby Wnioskodawca wystawiał fakturę VAT i drukował jej oryginał przeznaczony dla kontrahenta, natomiast kopię przechowywał w postaci elektronicznej w sposób opisany w stanie faktycznym bez możliwości modyfikacji treści jej zapisów z możliwością jej wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie...

Zdaniem Wnioskodawcy, obecnie obowiązujące przepisy prawa podatkowego, nie wykluczają możliwości przechowywania kopii wystawionych faktur papierowych w formie elektronicznej.

Zdaniem Wnioskodawcy kopie faktur papierowych mogą być przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że będzie zagwarantowana autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność wystawionej fakturze i że system, w którym są przechowywane, umożliwia ich wydrukowanie na każde żądanie organów podatkowych.

Art. 86 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa zobowiązuje podatników do przechowywania dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast zgodnie z § 21 rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia z podatku od towarów i usług, zwanego dalej ?Rozporządzeniem?:

1. Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2. Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
3. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
4. łatwe ich odszukanie;
5. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
   
   

Nie ma więc przepisu prawa, jaki zabraniałby przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej, których oryginał został sporządzony w postaci papierowej. Ponadto, żaden też przepis nie wymaga nośnika papierowego do ich przechowywania. Oryginalna postać przechowywania, to zdaniem Wnioskodawcy, oryginalność danych zawartych na fakturze. Wydrukowanie faktury i jej postać papierowa jest tylko nośnikiem danych zawartych w oryginale faktury przesyłanej do klienta.

W opinii Wnioskodawcy, dopuszczalne jest przechowywanie papierowych kopii faktur na nośnikach elektronicznych, pozwalające w sposób trwały zachować wymagane dane, zgodnie z brzmieniem art. 73 ustawy o rachunkowości zgodnie, z którym:

1. Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie jednostki lub oddziałów (zakładów), z zastrzeżeniem ust.

   4, w oryginalnej postaci w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

2. Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.
3. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki, przechowuje się odpowiednio w sposób określony w ust. 1.
4. Zbiory, o których mowa w art. 71 ust. 1, mogą być przechowywane, w sposób określony w ust. 1-3, poza siedzibą jednostki lub oddziałów (zakładów) w przypadku, gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów.
   
   

Zastosowanie tego przepisu nie jest sprzeczne z § 21 Rozporządzenia, ponieważ nie precyzuje on sposobu i formy, w jakiej kopie faktur powinny być przechowywane. Dlatego zdaniem Wnioskodawcy należy dopuścić elektroniczną formę przechowywania dokumentów źródłowych, jakimi są kopie wystawionych faktur VAT.

Stanowisko zaprezentowane powyżej zostało potwierdzone przez Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/2008). W wyroku NSA stwierdziło, iż: ?nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia ?mieszanego? systemu wysyłania i przechowywania faktur, który polegać może na umożliwieniu podatnikowi wysyłania faktur w formie papierowej oraz przechowywanie jej kopii w formie elektronicznej Jednak podatnik musi wykazać się gotowością wydrukowania faktury zapisanej w formie elektronicznej na każde żądanie uprawnionego organu (w tym organu podatkowego).

NSA podkreślił, że w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury, Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania.

Dodatkowo w ocenie Wnioskodawcy istnienie wymogu przechowywania kopii faktur tylko w formie papierowej, bez możliwości wykorzystania elektronicznych nośników danych, byłoby niezgodne z przepisami Dyrektywy 2006/112/WE Rady Unii Europejskiej z dnia 28 listopada 2006 roku w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej: Dyrektywa VAT), zasadą proporcjonalności będącą jedną z naczelnych zasad prawa wspólnotowego.

Według, tej naczelnej zasady państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Zdaniem Wnioskodawcy (co również zostało potwierdzone przez NSA w powołanym powyżej wyroku) obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów wyrażonych w stosownych dyrektywach, jest ?obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza wspomnianą zasadę?.

Ponadto, Wnioskodawca chciałby zwrócić uwagę na bardzo istotne konsekwencje wynikające z przechowywania kopii wystawianych faktur VAT w formie papierowej. Obowiązek taki rodzi problemy przede wszystkim natury finansowej, ekologicznej, lokalowej (utrudnienia związane z magazynowaniem papierowych kopii faktur). Wymóg ponoszenia więc dodatkowych kosztów na przechowywanie papierowych kopii wystawianych faktur VAT jest nieuzasadnionym obciążeniem dla Wnioskodawcy.

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy za prawnie dopuszczalne uznać należy, aby Wnioskodawca wystawiał fakturę VAT i drukował jej oryginał przeznaczony dla kontrahenta, natomiast kopię przechowywał w systemie księgowym bądź archiwizacyjnym w postaci elektronicznej bez możliwości modyfikacji treści jej zapisów z możliwością jej wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Wnioskodawca chciałby podkreślić, iż powyższej zaprezentowane stanowisko Wnioskodawcy wpisuje się w jednolite jak dotychczas stanowisko sądów administracyjnych, które w szeregu orzeczeń nie znajdywały przeciwwskazań prawnych do prowadzenia mieszanego systemu ewidencjonowania faktur np wyrok WSA w Poznaniu z dnia 21 października 2010 r. (sygn. akt I SA/Po 443/10), wyrok WSA w Gdańsku z dnia 29 września 2010 r. (sygn. akt I SA/Gd 549/10), wyrok WSA w Opolu z dnia 22 września 2010 r. (sygn. akt I SA/Op 217/10) czy wyrok WSA w Opolu z dnia 18 sierpnia 2010 (sygn. akt I SA/Op 215/10), wyrok WSA w Krakowie z dnia 9 lutego 2011 r. (sygn. akt I Sa/Kr 2042/10).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Kwestię wystawiania i przechowywania faktur VAT reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwane dalej rozporządzeniem.

Przepis § 4 ust. 1 rozporządzenia wskazuje, iż zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami ?FAKTURA VAT?.

Stosownie § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Zgodnie z § 19 ust. 2 przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Na podstawie § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
   
   

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 21 ust. 3 rozporządzenia).

Natomiast integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 21 ust. 4 rozporządzenia).

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Wnioskodawca ze względu na fakt, że archiwizowanie kopii papierowych faktur VAT jest uciążliwe i kosztowne, rozważa alternatywne sposoby przechowywania wystawianych faktur:

• Wnioskodawca będzie drukował z księgowego sytemu komputerowego tylko egzemplarz faktury, oznaczony jako ORYGINAŁ, który w postaci papierowej będzie doręczany kontrahentom, natomiast egzemplarz oznaczony KOPIA będzie pozostawał w systemie księgowym, przy czym w każdym czasie można go będzie wydrukować. Posiadany przez Wnioskodawcę system księgowy będzie gwarantował autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność wystawionej fakturze. Ponadto Wnioskodawca, na każde wezwanie organów podatkowych byłby w stanie wydrukować papierowa kopię wystawionej faktury VAT.

• Wnioskodawca rozważa również przejście na elektroniczny system archiwizacji wystawionych faktur VAT, gdzie kopia wystawionej papierowej faktury VAT, przechowywana byłaby w formie elektronicznej przez Wnioskodawcę, natomiast wydrukowany oryginał doręczany byłby Klientowi. Planowany system archiwizacji będzie gwarantował autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność wystawionej fakturze. Ponadto Wnioskodawca, na każde wezwanie organów podatkowych byłby w stanie wydrukować papierową kopię wystawionej faktury VAT.
  
  

Zauważyć należy, że obowiązujące przepisy podatkowe nie wykluczają możliwości przechowywania w formacie elektronicznym kopii faktur pierwotnie wystawionych w formie papierowej. Ponadto w opisie sprawy Wnioskodawca wskazał, że obie proponowane metody przechowywania kopii faktur gwarantują autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury VAT, a także zapewniają łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Zatem opisane metody spełniają wymogi dotyczące przechowywania faktur VAT określone w § 21 ust. 2 rozporządzenia.

Biorąc pod uwagę powołane przepisy oraz opis sprawy, stwierdzić należy, że przepisy podatkowe dopuszczają możliwość przechowywania kopii faktur papierowych w formacie elektronicznym z podziałem na okresy rozliczeniowe z zachowaniem warunków określonych w § 21 ust. 2 rozporządzenia.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Końcowo zaznaczyć należy, że powołane przez Wnioskodawcę orzeczenia sądów administracyjnych nie mogły stanowić podstawy do wydania rozstrzygnięcia w niniejszej sprawie, bowiem zapadły w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337), które utraciło moc z dniem 31.03.2011 r.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.