W zakresie obowiązku przechowywania kopii dokumentów kasowych i kopii paragonów fiskalnych.

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 26.10.2012r. (data wpływu 2.11.2012r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku przechowywania kopii dokumentów kasowych i kopii paragonów fiskalnych (pytanie nr 3 i 4) ? jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 2 listopada 2012 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku przechowywania kopii dokumentów kasowych i kopii paragonów fiskalnych.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej Spółka) prowadzi działalność gospodarczą. W ramach tej działalności Spółka między innymi działa jako zleceniobiorca przedsiębiorcy telekomunikacyjnego, spółki X. S.A. (dalej X.). W ramach tego zlecenia Spółka występuje jako pośrednik w zawieraniu umów o świadczenie usług telekomunikacyjnych oraz sprzedaży urządzeń służących do korzystania z usług telekomunikacyjnych (takich jak telefony komórkowe, tablety i inne urządzenia, zwane dalej Produktami).

Spółka jako pośrednik działający na zlecenie X., na podstawie odpowiedniego umocowania zawiera z klientami umowy bezpośrednio w imieniu i na rzecz X. - tzn. dla klienta stroną umowy jest X., a nie Spółka. Przedmiotem tych umów jest świadczenie usług telekomunikacyjnych i sprzedaż Produktów (w tym w promocyjnej cenie), bądź sama sprzedaż Produktów dostarczonych uprzednio przez X. w tym celu Spółce.

Umowy zawierane są w punktach sprzedaży prowadzonych przez Spółkę. Za świadczenie powyżej opisanych usług pośrednictwa Spółka otrzymuje od X. stosowne wynagrodzenie prowizyjne. Oprócz sprzedaży prowadzonej w imieniu i na rzecz X., Spółka prowadzi również we własnym imieniu i na własną rzecz sprzedaż Produktów, kupionych wcześniej od innych podmiotów.

Sprzedaż prowadzona przez Spółkę w imieniu i na rzecz X. dla potrzeb opodatkowania VAT dokumentowana będzie jest w następujący sposób:

1. Każda transakcja dokumentowana jest zawsze fakturą VAT wystawioną przez Spółkę w imieniu i na rzecz X. (w treści faktury jako sprzedający wskazana jest spółka X.). Każda faktura niezwłocznie po dokonaniu sprzedaży zostaje przekazana do X..
   
2. W przypadku, gdy kupującym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej lub rolnik ryczałtowy, sprzedaż dokumentowana jest w punkcie sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
   
   

Dzięki temu, że faktura sprzedaży jest wystawiana przy wykorzystaniu oprogramowania X. połączonego ze systemem informatycznym tej spółki, X. posiada pełną ewidencję sprzedaży Produktów dokonanych w jej imieniu i na jej rzecz przez Spółkę. Tym samym X. posiada własną ewidencję obrotu i podatku należnego VAT, bez potrzeby korzystania z ewidencji prowadzonej przy wykorzystaniu kas rejestrujących.

Jak już wspomniano, oprócz sprzedaży produktów w imieniu i na rzecz X. i należących do tego przedsiębiorcy telekomunikacyjnego, Spółka dokonuje we własnym imieniu i na własną rzecz sprzedaży usług i towarów uprzednio kupionych na własność. Sprzedaż ta - w przypadku gdy jest dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych - ewidencjonowana jest przy zastosowaniu kas rejestrujących należących do Spółki

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Kto powinien przechowywać kopie dokumentów kasowych, o których mowa w art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o podatku od towarów i usług oraz w § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania /pytanie nr 3/?
   
2. Kto powinien przechowywać paragony wystawione przez Spółkę, dokumentujące sprzedaż produktów dokonaną w imieniu i na rzecz X. /pytanie nr 4/?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy:

Kopie dokumentów kasowych, o których mowa w art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o podatku od towarów i usług oraz w § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania powinna przechowywać Spółka.

Paragony wystawione przez Spółkę, dokumentujące sprzedaż produktów dokonaną w imieniu i na rzecz X. powinna przechowywać Spółka.

Ad 1.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto na podstawie art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT oraz 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia w sprawie kas, podatnicy (z nieistotnymi w niniejszej sprawie wyjątkami) są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie o VAT i Ordynacji podatkowej, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości.

Biorąc pod uwagę, iż obowiązek samego ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej ciąży na spółce również w przypadku, gdy dokonuje sprzedaży w imieniu i na rzecz innego podatnika, to również na Spółce spoczywa obowiązek przechowywania dokumentów zgodnie z powyższymi warunkami. Dokumenty te przechowuje Spółka jako ich wystawca; tym bardziej biorąc pod uwagę (o czym poniżej) że Spółka nie przekazuje tych dokumentów do podmiotu, w imieniu i na rzecz którego prowadzi rozważaną sprzedaż.

Ad. 2

Zgodnie z § 7 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (dalej: rozporządzenie w sprawie faktur), w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do kopii faktury podatnik jest obowiązany dołączyć paragon dokumentujący tę sprzedaż.

W niniejszej sprawie w przypadku gdy sprzedaż Produktów dokumentowana jest fakturą wystawioną przez Spółkę w imieniu i na rzecz X., biorąc pod uwagę, iż to Spółka a nie X. jest wystawcą paragonu przy zastosowaniu własnej kasy, paragony te powinny być przechowywane przez Spółkę. Spółka nie ma obowiązku przekazywania ich do X. wraz

z kopiami faktur wystawionych w imieniu i na rzecz X. (w których to fakturach jako sprzedawca figuruje X.). Skoro X. nie jest wystawcą paragonów, nie dotyczy tej spółki również obowiązek przechowywania paragonów a Spółka jako faktyczny ich wystawca nie powinna ich przekazywać innemu podmiotowi - to Spółka powinna przechowywać te paragony we własnej dokumentacji.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

W pierwszej kolejności wskazać należy, iż w interpretacji indywidualnej Nr IPPP2/443-1106/12-2/DG stwierdzono, iż w okolicznościach przedstawionych w niniejszym wniosku sprzedaż własna realizowana przez Wnioskodawcę (pośrednika), jak i dokonywana na rzecz i w imieniu X., powinna być ewidencjonowana przez Wnioskodawcę. Tym samym to na Nim ciąży obowiązek rejestracji sprzedaży za pośrednictwem własnych kas rejestrujących.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. z 2011r. Dz. U. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Instytucja umowy agencyjnej uregulowana została w art. 758 i nast. ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.), zwana dalej ?KC?. W myśl art. 758 § 1 KC przez umowę agencyjną przyjmujący zlecenie (agent) zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, do stałego pośredniczenia, za wynagrodzeniem, przy zawieraniu z klientami umów na rzecz dającego zlecenie przedsiębiorcy albo do zawierania ich w jego imieniu.

Agent działający w imieniu i na rzecz zleceniodawcy jest w świetle ustawy podatnikiem, | o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy, natomiast obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, ustawodawca odniósł do pewnego stanu faktycznego zaistniałego u podatników, tj. dokonywania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Odnosząc się do kwestii objętej pytaniem nr 3, tj. czy na Wnioskodawcy ciąży obowiązek przechowywania kopii dokumentów kasowych, o których mowa w art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.) oraz w § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212 poz. 1338 ze zm.), należy stwierdzić, że zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 111ust. 3a pkt 6 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.).

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338 ze zm.).

Zgodnie z § 2 pkt 11 ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym - rozumie się przez to wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży. Podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących w myśl § 7 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia są obowiązani do dokonywania ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy.

Podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących na mocy § 7 ust. 1 pkt 8 ww. rozporządzenia obowiązani są również do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze. zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.).

Należy nadmienić, iż w myśl § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, kopie dokumentów kasowych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2012 r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres 2 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Przepis ust. 1 nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas (§ 19 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Z treści wniosku wynika, iż Wnioskodawca będzie dokonywał sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych w jego punkcie sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej.

Mając na uwadze wskazane przepisy prawa podatkowego oraz przedstawiony opis stanu faktycznego stwierdzić należy, iż Wnioskodawca prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących będzie miał obowiązek przechowywania kopii dokumentów kasowych w myśl art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy oraz § 7 ust. 1 pkt 8 cyt. wyżej rozporządzenia.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie należało uznać za prawidłowe.

Odnosząc się do kwestii dotyczącej obowiązku przechowywania paragonów fiskalnych wystawionych przez Wnioskodawcę, dokumentujących sprzedaż produktów w imieniu i na rzecz X., należy stwierdzić, że skoro na Wnioskodawcy ciąży obowiązek przechowywania kopii dokumentów kasowych, o którym mowa w części dotyczącej pytania nr 3, to również Wnioskodawca obowiązany jest do przechowywania paragonów fiskalnych wystawionych przez Wnioskodawcę w związku ze sprzedażą dokonaną w imieniu i na rzecz zleceniodawcy.

Zarówno z cyt. wyżej art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy, jak i z § 7 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia Ministra Finansów wynika wprost obowiązek przechowywania kopii dokumentów przez podatnika ewidencjonującego obrót i kwoty podatku należnego przy użyciu kas rejestrujących. Ustawodawca nie dokonał żadnych wyłączeń z tego obowiązku.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy, iż obowiązek przechowywania paragonów fiskalnych wystawionych przez Wnioskodawcę dokumentujących sprzedaż produktów w imieniu i na rzecz zleceniodawcy obciąża Wnioskodawcę, należało uznać za prawidłowe.

Tut. Organ informuje, że w zakresie zagadnień objętych pytaniami nr 1-2 oraz 5-6, zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? t.j. Dz. U. z 2012r. poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.