Stwierdzić należy, że faktury otrzymane przez Wnioskodawcę w przedstawionej formie w formacie PDF (...)

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 9.11.2012 r. (data wpływu 16.11.2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur w formacie PDF ? jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 16.11.2012 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej: ?Spółka? lub ?N.? lub ?Podatnik?) prowadzi działalność gospodarczą głównie w zakresie sprzedaży produktów specjalnego przeznaczenia żywieniowego. Mając na względzie czynniki operacyjne, takie jak oczekiwania kontrahentów, czynniki ekonomiczne oraz aspekty ekologiczne Spółka planuje wdrożyć rozwiązania pozwalające na stosowanie faktur elektronicznych do faktur dokumentujących zakupy, wystawionych przez dostawców na jej rzecz.

Będąc zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów usług, Spółka planuje wdrożeniem procedur umożliwiających otrzymywanie od dostawców faktury w formacie PDF.

Przez fakturę rozumieć należy fakturę VAT, fakturę korygującą i duplikat faktury.

Format PDF (ang. Portable Document Format, przenośny format dokumentu), to format plików służący do prezentacji, przenoszenia i drukowania treści tekstowo-graficznych. Język opisu pliku PDF jest uproszczoną wersją języka programowania PostScript wzbogaconą o elementy hipertekstowe. Po zapisaniu pliku w formacie PDF na nośniku danych (np. dysku twardym) istnieje możliwość sprawdzenia daty jego utworzenia oraz daty ostatniej modyfikacji.

Podstawowym systemem obiegu dokumentów kosztowych w Spółce jest EOD - system elektronicznego obiegu dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami i komórkami organizacyjnymi. System ten zapewnia akceptację dokumentów zgodną z procedurami wewnętrznymi wdrożonymi w Spółce. Obecnie Spółka akceptuje jedynie faktury wystawiane przez dostawców w formie papierowej. Dokumenty te oklejane są niepowtarzalnym kodem kreskowym, a następnie skanowane i przesyłane do systemu EOD. W systemie EOD faktury są archiwizowane w wersji elektronicznej natomiast wersje papierowe są archiwizowane w zewnętrznym archiwum. W systemie EOD faktura podlega akceptacji merytorycznej i weryfikacji księgowej. Nie ma zatem możliwości, aby w systemie finansowo-księgowym zaksięgowano fakturę, która wcześniej nie została zweryfikowania i zaakceptowana zgodnie z wewnętrznymi procedurami. W celu wdrożenia faktur w formie elektronicznej w odniesieniu do faktur zakupowych, Spółka zamierza wdrożyć następujące rozwiązania:

Spółka stworzy dedykowany adres e-mail, na który kontrahenci będą wysyłać maile wraz z załączonymi fakturami elektronicznymi w formacie PDF. Po otrzymaniu faktury elektronicznej będzie ona umieszczana na serwerze spółki w formacie PDF w dedykowanym do tego celu folderze. W związku z wymogami wprowadzonego w Spółce systemu do elektronicznego obiegu dokumentów faktury te będą drukowane i archiwizowane dodatkowo w formie papierowej. Faktury w formie elektronicznej będą archiwizowane w dedykowanej do tego celu skrzynce poczty elektronicznej, co pozwoli na zweryfikowanie autentyczności pochodzenia faktury. Systematyczne tworzenie kopii zapasowej skrzynki poczty elektronicznej pozwoli na odzyskanie danych w przypadku ich utracenia.

Oprócz weryfikacji poprawności merytorycznej, formalnej i rachunkowej dane z faktury będą podlegać weryfikacji obejmującej:

• autentyczność pochodzenia faktury
  
• integralność treści faktury.
  
  
  

Faktury będą przesyłane na adres e-mail Spółki tylko z określonych adresów e-mail dostawców, zawartych na dokumencie ?Zgody na elektroniczne przesyłanie faktur? podpisanej przez obie strony. Zgoda ta będzie mogła być przesłana w formie papierowej lub elektronicznej. Spółka będzie gromadzić informacje w zakresie danych o kontach poczty elektronicznej, z których będą przysyłane faktury od danego kontrahenta, a tym samym weryfikować czy otrzymane faktury wpłynęły ze wskazanych adresów e-mali. Takie rozwiązanie zapewni, że faktura wystawiona przez danego kontrahenta została wysłana z uwiarygodnionego konta, do którego tylko ten kontrahent ma dostęp.

Integralność treści faktur podczas ich przesyłania będzie weryfikowana poprzez wymianę sum kontrolnych pomiędzy Spółką oraz Wysyłającym. Wymiana sum kontrolnych polegać będzie na uzgodnieniu wartości odpowiadających kwocie netto oraz kwocie podatku VAT wynikających z faktur przesłanych do Spółki przez wystawcę faktury w formie elektronicznej w wybranym okresie. Wymiana sum kontrolnych powinna następować co najmniej raz na miesiąc. W przypadku potwierdzenia zgodności sum kontrolnych ustalonych przez Wysyłającego oraz Spółkę uznaje się, że podczas przesyłu zachowana została integralność treści faktur.

Weryfikacja integralności treści faktury dodatkowo może odbywać się poprzez sprawdzenie, czy podczas przesyłu faktury dostęp do treści faktury był zabezpieczony hasłem. Spółka powinna otrzymać hasło dostępu co najmniej tego samego dnia, w którym otrzymano fakturę w formie elektronicznej. Administrator w porozumieniu z Wysyłającym ustala sposób przesłania hasła, w szczególności może być ono przekazane Spółce w odrębnej wiadomości poczty elektronicznej, telefonicznie lub faksem.

W okresie przechowywania integralność treści faktury otrzymanej w formie elektronicznej będzie zapewniona poprzez następujące działania:

• stworzenie dedykowanego adresu e-mail, o ograniczonym dostępie, przeznaczonego do odbierania faktur elektronicznych.
  
  
  

W związku z powyższym zadano następujące pytanie (oznaczone nr 3 w złożonym wniosku):

Czy w przypadku otrzymywania przez Spółkę faktur w formie i w sposób opisany powyżej (w formacie PDF, za pośrednictwem poczty elektronicznej) faktury takie uprawniają Spółkę do rozliczenia wynikającego z nich podatku naliczonego VAT i/lub do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów, na zasadach ogólnych, wynikających z art. 86-91 ustawy o podatku od towarów i usług oraz art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Opisane we wniosku formy odbierania i przechowywania faktur są zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa i w konsekwencji faktury takie wywoływać będą wszystkie skutki prawne, uprawniając tym samym spółkę do rozliczenia wynikającego z nich podatku naliczonego VAT i/lub do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów, na zasadach ogólnych.

Przyjęcie dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L. Nr 189), miało na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób. Spółka uznaje, iż opisana w zdarzeniu przyszłym forma odbierania, przesyłania/udostępniania faktur elektronicznych zapewnia zachowanie autentyczności pochodzenia i integralności treści, a w konsekwencji jest zgodna z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa i faktury takie wywoływać będą wszystkie skutki prawne związane z rozliczaniem podatku VAT (art. 86-91 ustawy o podatku od towarów i usług) wynikającego z faktur otrzymanych drogą elektroniczną i/lub do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych (art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177 poz. 1054 ze zm.) w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12,16 i 18 /ust.10 pkt 1 wym. artykułu/.

Przepisy art. 86 ust. 11 i ust. 13 ustawy wskazują dodatkowe terminy obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, w sytuacji gdy podatnik nie dokonał tego obniżenia w terminie otrzymania faktury.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 cyt. ustawy.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Kwestię wystawiania i przechowywania faktur VAT reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.), wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy.

W myśl § 21 ust. 1 wyżej powołanego rozporządzenia podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
   
2. otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur
   - w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
   
   
   

Według § 21 ust. 2 podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. ? ust. 3 § 21 rozporządzenia.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych ? ust. 4 § 21 rozporządzenia.

Według § 20a ust. 1 rozporządzenia - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - § 20a ust. 2 rozporządzenia wykonawczego.

Należy również wskazać, iż zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z dniem 01 stycznia 2013r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, zwane dalej rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych, które to zastąpiło obowiązujące do dnia rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Rozporządzenie to regulujące kwestie faktur przesyłanych elektronicznie i wydane zostało na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy.

Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych określa sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej faktur przesyłanych tą formą.

W myśl § 2 obecnie obowiązującego rozporządzenia rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1. autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2. integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
   
   

Zgodnie z § 3 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

Na podstawie § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

§ 4 ust. 2 powołanego wyżej rozporządzenia wskazuje, iż sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Z powyższych przepisów wynika zatem, iż Prawodawca dopuszcza dowolny sposób przesyłania i przechowywania faktur, zarówno w postaci papierowej jak i elektronicznej przy zachowaniu warunków określonych w ww. przepisach. Tym samym również prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur nie jest uzależnione od sposobu otrzymania i przechowywania otrzymanych faktur w formie papierowej. Dodatkowy wymóg dostępu on-line dotyczy faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca planuje wdrożenie procedur umożliwiających otrzymywanie od dostawców faktury w formacie PDF. Podstawowym systemem obiegu dokumentów kosztowych w Spółce jest EOD - system elektronicznego obiegu dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami i komórkami organizacyjnymi. System ten zapewnia akceptację dokumentów zgodną z procedurami wewnętrznymi wdrożonymi w Spółce. W systemie EOD faktura podlega akceptacji merytorycznej i weryfikacji księgowej. W celu wdrożenia faktur w formie elektronicznej w odniesieniu do faktur zakupowych, Spółka stworzy dedykowany adres e-mail, na który kontrahenci będą wysyłać maile wraz z załączonymi fakturami elektronicznymi w formacie PDF. Po otrzymaniu faktury elektronicznej będzie ona umieszczana na serwerze spółki w formacie PDF w dedykowanym do tego celu folderze. W związku z wymogami wprowadzonego w Spółce systemu do elektronicznego obiegu dokumentów faktury te będą drukowane i archiwizowane dodatkowo w formie papierowej. Faktury w formie elektronicznej będą archiwizowane w dedykowanej do tego celu skrzynce poczty elektronicznej, co pozwoli na zweryfikowanie autentyczności pochodzenia faktury. Oprócz weryfikacji poprawności merytorycznej, formalnej i rachunkowej dane z faktury będą podlegać weryfikacji obejmującej: autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury. Faktury będą przesyłane na adres e-mail Spółki tylko z określonych adresów e-mail dostawców, zawartych na dokumencie ?Zgody na elektroniczne przesyłanie faktur? podpisanej przez obie strony. Zgoda ta będzie mogła być przesłana w formie papierowej lub elektronicznej. Spółka będzie gromadzić informacje w zakresie danych o kontach poczty elektronicznej, z których będą przysyłane faktury od danego kontrahenta, a tym samym weryfikować czy otrzymane faktury wpłynęły ze wskazanych adresów e-mali. Takie rozwiązanie zapewni, że faktura wystawiona przez danego kontrahenta została wysłana z uwiarygodnionego konta, do którego tylko ten kontrahent ma dostęp. Integralność treści faktur podczas ich przesyłania będzie weryfikowana poprzez wymianę sum kontrolnych pomiędzy Spółką oraz Wysyłającym. Weryfikacja integralności treści faktury dodatkowo może odbywać się poprzez sprawdzenie, czy podczas przesyłu faktury dostęp do treści faktury był zabezpieczony hasłem. Administrator w porozumieniu z Wysyłającym ustala sposób przesłania hasła. W okresie przechowywania integralność treści faktury otrzymanej w formie elektronicznej będzie zapewniona poprzez stworzenie dedykowanego adresu e-mail, o ograniczonym dostępie, przeznaczonego do odbierania faktur elektronicznych.

Wnioskodawca ma wątpliwości, czy w przypadku otrzymania faktur w formacie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej faktury takie uprawniają Spółkę do odliczenia z nich podatku naliczonego.

Ustawodawca nie różnicuje zastosowania prawa do odliczenia podatku naliczonego względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznana za dokument stanowiący możliwość odliczenia podatku naliczonego musi ona zostać ?otrzymana? oraz przechowywana w sposób i w formie zapewniającej jej autentyczność, integralność i czytelność.

W tym miejscu wskazać należy, iż w interpretacji indywidualnych z dnia 28 stycznia 2013 r. nr IPPP2/443-1158/12-3/RR, tut. Organ stwierdził, iż przesyłanie i przechowywanie faktur w formacie elektronicznych plików PDF w opisany przez Spółkę sposób jest dopuszczalne w świetle przepisów prawa, w tym rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Zatem, należy uznać, że faktury otrzymywane przez Wnioskodawcę w formacie PDF poprzez przedstawiony przez Stronę system, będą zgodne z obowiązującymi przepisami, przewidzianymi dla prawidłowo wystawionej faktury VAT.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy prawne oraz opis przedmiotowego zdarzenia przyszłego stwierdzić należy, że faktury otrzymane przez Wnioskodawcę w przedstawionej formie w formacie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej, będą uprawniały Stronę do odliczania z nich podatku VAT naliczonego na zasadach ogólnych wynikających z ustawy o podatku od towarów i usług.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Niniejsza interpretacja została wydana w zakresie ustalenia prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur w formacie PDF, natomiast w zakresie akceptacji dotyczącej przesyłania faktur w formacie PDF, przesyłania i przechowywania faktur w formacie elektronicznym dotyczącym podatku od towarów i usług oraz dotyczącym podatku dochodowego od osób prawnych ? zostały wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.