Nie ma możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktur, które przekazano kontrahentowi w (...)

UZASADNIENIE

W dniu 03.12.2009 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka S.A. (podatnik) jest hurtownią farmaceutyczną, prowadząca działalność na dużą skalę, w której miesięczna ilość wystawianych faktur VAT wynosi ok. 194 tys. sztuk. W większości są to faktury wielostronicowe zawierające dużą ilość pozycji. Zatem specyfika oraz skala prowadzonej działalności wymusza na P. S.A. przechowywanie w formie papierowej dużej ilości kopii wystawionych faktur VAT. Możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej np. w postaci skanu wystawionego dokumentu bez możliwości jego modyfikacji oraz w sposób zapewniający wydruk odpowiednich kopii w każdym czasie pozwoliłaby na ograniczenie w istotny sposób kosztów działalności podatnika.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w świetle przepisów ustawy o VAT Podatnik może przechowywać kopie wystawionych faktur w formie elektronicznej w sposób opisany w stanie faktycznym...

Zdaniem Wnioskodawcy może On przechowywać kopie wystawionych faktur VAT w formie elektronicznej, umożliwiającej każdorazowe wydrukowanie faktury, bez możliwości ich zmiany w okresie przechowywania.

Zgodnie, bowiem z regulacjami art. 106 ustawy VAT podatnicy są zobowiązani, co do zasady do wystawiania faktur VAT stwierdzających w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Ponadto zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia faktury i faktury korygujące są wystawiane, co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia). Oryginał w formie papierowej otrzymuje nabywca, a kopia w formie elektronicznej znajduje się u sprzedawcy.

Zatem zakres obowiązków prawnych nakładanych na podatnika wynikający z przepisów ustawy VAT oraz rozporządzenia jest wyczerpany już w chwili wystawienia faktury (oryginału oraz kopii). Żaden inny przepis ustawy oraz rozporządzenia nie nakłada na podatnika obowiązku przechowywania kopii faktur w formie papierowej. Zatem w ocenie podatnika możliwe jest przechowywanie wystawionych kopii faktur VAT w formie elektronicznej (np. w postaci skanu wystawionych kopii faktur) bez konieczności przechowywania ich w formie papierowej.

W tym miejscu należy wskazać, iż zaprezentowany przez podatnika sposób interpretacji przepisów ustawy VAT oraz rozporządzenia znajduje swoje potwierdzenie w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009 roku sygn. akt. 1169/08.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 ze zm.) podatnicy, o których mowa w art. 15 ust. 1 tejże ustawy, czyli osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na cel lub rezultat takiej działalności, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 oraz z 2009 r. nr 222, poz. 1760).

Stosownie do przepisu § 21 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

W myśl art. 70 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Z przedstawionego opisu wynika, iż Wnioskodawca wystawia faktury VAT, w formie papierowej zaś kopie tych faktur chciałby przechowywać w formie elektronicznej w postaci skanu wystawionego dokumentu bez możliwości jego modyfikacji oraz w sposób zapewniający wydruk odpowiednich kopii w każdym czasie.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT, korekt faktur VAT oraz duplikatów wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową). Wnioskodawca zobowiązany jest, zatem do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Zatem nie ma możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktur, które przekazano kontrahentowi w formie papierowej. Zaprezentowane przepisy nie przewidują, aby podatnicy mogli przechowywać dokumenty - kopie faktur sprzedaży wystawianych w formie papierowej w postaci elektronicznej, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.

Tut. Organ informuje, że możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) ? nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.