Czy wystawiane przez kontrahentów faktury, które będą przesyłane na adres poczty elektronicznej (...)

15.5.2014

Czy wystawiane przez kontrahentów faktury, które będą przesyłane na adres poczty elektronicznej wskazany przez Wnioskodawcę w formacie elektronicznym pdf, zaakceptowane, zweryfikowane, wydrukowane i przechowywane w formie papierowej, zgodnie z przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego, będą stanowiły faktury otrzymane w rozumieniu: art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy z dnia 11.03.2004 o podatku od towarów i usług dotyczącego faktur dokumentujących nabycia krajowe, art. 86 ust. 10b pkt 2 lit. a ustawy z dnia 11.03.2004 o podatku od towarów i usług dotyczącego dostaw towarów, stanowiących u wnioskodawcy wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, uprawniające Wnioskodawcę do dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, spełniając tym samym wymogi nałożone ustawą z dnia 11.03.2004 o podatku od towarów i usług?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko ? przedstawione we wniosku z dnia 10 lutego 2014 r. (data wpływu 13 lutego 2014 r.), uzupełnionym pismem z dnia 7 maja 2014 r. (data wpływu 9 maja 2014 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w formacie pdf ? jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 13 lutego 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w formacie pdf.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z dnia 7 maja 2014 r. w zakresie doprecyzowania opisu zdarzenia przyszłego oraz przeformułowania pytania.

We wniosku przedstawiono następujący zdarzenie przyszłe. (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

Spółka [dalej: Wnioskodawca] będąc podatnikiem podatku od towarów i usług rozważa, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, wprowadzenie procesu przyjmowania za pośrednictwem poczty elektronicznej wystawianych przez kontrahentów faktur.

Proces będzie wyglądał następująco.

Wnioskodawca będzie wyrażał zgodę na przesyłanie faktur przez kontrahentów za pomocą poczty elektronicznej na adres wskazany przez wnioskodawcę. Zgoda będzie wyrażana przez Wnioskodawcę mailowo przed wpłynięciem lub niezwłocznie po wpłynięciu faktur. Akceptowane będą jedynie faktury przesłane w formacie pdf.

Faktury zakupowe będą wpływały na adres poczty elektronicznej wskazany przez Wnioskodawcę, po czym będzie dokonywana weryfikacja ich czytelności a następnie tożsamości wystawcy faktury poprzez identyfikację adresu poczty elektronicznej, z którego wysłano fakturę. Kolejnym etapem weryfikacji będzie sprawdzenie poprawności informacji zawartych na fakturze dotyczących dostawcy towarów albo usługodawcy, nabywcy, przedmiotu i wartości transakcji oraz, w razie konieczności, innych istotnych elementów faktury poprzez skonfrontowanie jej treści, w szczególności z treścią utworzonego zamówienia bądź też z danymi uzyskanymi w trakcie procesu zatwierdzania określonego wydatku.

Po weryfikacji, otrzymane za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie pdf faktury będą drukowane i przechowywane w formie papierowej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób uporządkowany, biorąc pod uwagę nadane przez system księgowy i naniesione na wydrukowane faktury numery księgowe, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Towary i usługi których zakup dokumentowany będzie fakturami dostarczanymi drogą elektroniczną w formacie pdf będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Faktury te będą wystawiane na Wnioskodawcę.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie. (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy z dnia 11.03.2004 o podatku od towarów i usług dotyczącego faktur dokumentujących nabycia krajowe,

art. 86 ust. 10b pkt 2 lit. a ustawy z dnia 11.03.2004 o podatku od towarów i usług dotyczącego dostaw towarów, stanowiących u wnioskodawcy wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,

uprawniające Wnioskodawcę do dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, spełniając tym samym wymogi nałożone ustawą z dnia 11.03.2004 o podatku od towarów i usług?

Zdaniem Wnioskodawcy, faktury przesyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie elektronicznym pdf, zaakceptowane, zweryfikowane, wydrukowane i przechowywane w formie papierowej, będą stanowiły faktury otrzymane w rozumieniu art. 86 ust. 10b pkt 1 oraz art. 86 ust. 10b pkt 2 lit. a ustawy z dnia 11.03.2004 o podatku od towarów i usług [dalej: ustawa o VAT] stanowiące podstawę do dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, spełniające wymogi nałożone ustawą o VAT.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT w przypadku dokonywania nabyć krajowych kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika.

Natomiast art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Art. 86 ust. 2 pkt 4 lit. c ustawy o VAT stwierdza, iż przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju kwotę podatku naliczonego stanowi kwota podatku należnego.

Według art. 86 ust. 10b pkt 2 lit. a ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje pod warunkiem posiadania przez nabywcę faktury dokumentującej dostawę towarów, która stanowi u niego wewnątrzwspólnotowe nabycie.

Z uwagi na brak w ustawie o VAT przepisu zakazującego należy uznać, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym. Podatnik winien jednak zgodnie z art. 106m ustawy o VAT zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury.

Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Wymienione cechy faktury przesłanej za pośrednictwem poczty elektronicznej można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Alternatywą dla zastosowania kontroli biznesowych stanowi wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18.08.2001 o podpisie elektronicznym, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub wykorzystanie elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie odpowiednich procedur.

W art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT znajdują się definicje legalne pojęć autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury. Autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast, integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Żaden przepis ustaw o VAT nie nakłada obowiązku przesyłania faktur w określonym formacie elektronicznym, co oznacza, że odbiorca faktury ma prawo otrzymać ją w akceptowalnym przez niego formacie elektronicznym. Nie ma jednak tutaj całkowitej dowolności ponieważ winno zostać zapewnione spełnienie trzech wymienionych w przepisie warunków, którymi są autentyczność pochodzenia faktury, integralność treści faktury oraz czytelność faktury.

Pierwszym z wymienionych warunków jest zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury, którego można dochować poprzez zastosowanie dowolnych kontroli biznesowych. W ramach kontroli biznesowej mającej za zadanie ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów albo świadczeniem usług, odbiorca faktury może każdorazowo weryfikować tożsamość wystawcy faktury oraz dostawcy albo usługodawcy upewniając się, że wskazany na fakturze dostawca albo usługodawca dokonał w rzeczywistości dostawy towarów albo świadczenia usług udokumentowanych fakturą.

Warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury zostałby spełniony poprzez sprawdzanie tożsamości wystawcy faktury jak również poprawności informacji zawartych na fakturze odnośnie dostawcy towarów albo usługodawcy, nabywcy, przedmiotu i wartości transakcji oraz, w razie konieczności, innych istotnych elementów faktury poprzez porównanie jej treści z dokumentami źródłowymi, w szczególności z treścią utworzonego zamówienia bądź też z danymi uzyskanymi w trakcie procesu zatwierdzania określonego wydatku.

Drugi z wymienionych wymogów dotyczy zapewnienia integralności treści faktury rozumianej jako zabezpieczenie faktury przed dokonywaniem w niej zmian od momentu jej wystawienia do momentu wygaśnięcia zobowiązania podatkowego, przy czym nie narusza integralności treści faktury konwersja faktury do innego formatu elektronicznego bądź jej archiwizacja w wersji papierowej.

Po otrzymaniu faktury za pośrednictwem poczty elektronicznej jedynie w formacie pdf nie będzie możliwości dokonania zmian informacji na nich zawartych. otrzymana faktura będzie drukowana, przy czym wersja po wydrukowaniu będzie stanowiła dokładne i kompletne odzwierciedlenie obrazu faktury otrzymanej za pośrednictwem poczty elektronicznej. Na wydrukowaną wersję faktury, przed jej archiwizacją, zostanie naniesiony jedynie numer nadany przez system księgowy, który z uwagi na przyjęty sposób archiwizowania faktur umożliwia łatwe jej zidentyfikowanie i odnalezienie.

Powyższe działanie zapewni spełnienie warunku dotyczącego integralności treści faktury.

Trzeci z wymienionych warunków odnosi się do zapewnienia czytelności faktury. Pojęcie czytelności faktury nie posiada definicji legalnej. Zgodnie z rozumieniem potocznym, słowo czytelny oznacza łatwy do odczytania, dający się odczytać zrozumiały.

Powyższe, prowadzi do wniosku, że z perspektywy nabywcy czytelność faktury zostanie zapewniona, gdy po otwarciu faktury otrzymanej za pośrednictwem poczty elektronicznej jak również po jej wydrukowaniu upewni się, że elementy jakie powinna zawierać faktura będą możliwe do zidentyfikowania bez przeprowadzania nadmiernej analizy lub interpretacji pól uznanych jako mało wyraźne bądź niewyraźne. Zapewnienie czytelności faktury dotyczy całego okresu przechowywania faktury.

Powyższy warunek zostanie spełniony poprzez weryfikację czytelności faktur zaraz po otwarciu wersji otrzymanej za pośrednictwem poczty elektronicznej jak również po dokonaniu wydruku.

Zgodnie z art. 112a ustawy o VAT otrzymane faktury winny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

łatwe ich odszukanie,

bezzwłoczny dostęp do faktur, na żądanie, organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Ponadto, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zobowiązani są do przechowywania faktur na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Wskazany przepis uprawnia podatników otrzymujących faktury drogą elektroniczną do przechowywania ich zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Podatnicy winni jednak zapewnić spełnienie wymienionych w omawianym przepisie warunków.

Wymogi dotyczące autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego zostaną spełnione za pomocą zastosowania omówionych wcześniej kontroli biznesowych. Z uwagi na to, że otrzymane za pośrednictwem poczty elektronicznej faktury będą drukowane, a następnie przechowywane w formie papierowej w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób uporządkowany, mając na uwadze nadane przez system księgowy i naniesione na wydrukowane faktury numery księgowe, zostaną spełnione również wymogi zapewnienia łatwego odszukania i bezzwłocznego dostępu do faktur. Ze względu na fakt, iż Wnioskodawca posiada siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej faktury będą przechowywane w formie papierowej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Reasumując Wnioskodawca wprowadzając proces przyjmowania za pośrednictwem poczty elektronicznej wystawianych przez kontrahentów faktur, które następnie będą drukowane i przechowywane w formie papierowej, po zastosowaniu opisanych wyżej kontroli biznesowych ustalających wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów albo świadczeniem usług zapewni spełnienie wymogów nałożonych ustawą o VAT.

Mając na uwadze zaprezentowany opis zdarzenia przyszłego oraz przedstawione argumenty Wnioskodawca stoi na stanowisku, że otrzymywane faktury będą stanowiły podstawę do dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zarówno w przypadku faktur dokumentujących nabycia krajowe jak i faktur dokumentujących wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju. Wydaje się, iż niezrównanie w omawianym przypadku statusu faktur otrzymywanych od podatników z innych niż Rzeczpospolita Polska państw członkowskich z fakturami otrzymywanymi od podatników krajowych mogłoby stanowić przejaw dyskryminacji co godziłoby w fundamentalne wartości unii europejskiej.

Prawidłowość stanowiska zgodnie, z którym możliwe jest drukowanie i przechowywanie w formie papierowej otrzymywanych drogą elektroniczną faktur została potwierdzona przykładowo w poniżej wymienionych interpretacjach indywidualnych:

IPTPP4/443-29/13-4/BM z dnia 24.04.2013, IPTPP4/443-863/12-4/BM z dnia 26.03.2013 oraz IPPP2/443-1158/12-4/RR z dnia 13.02.2013 wydanych przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi,

IPPP1/443-52/13-2/IGO z dnia 4.03.2013 wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Natomiast w myśl art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Na podstawie art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz 2 lit. a ? powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w których podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny (art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy).

Przepisy art. 86 ust. 11 i ust. 13 ww. ustawy wskazują dodatkowe terminy obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, w sytuacji gdy podatnik nie dokonał tego obniżenia w terminie otrzymania faktury. I tak, stosownie do ust. 11 ww. artykułu, jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Natomiast, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia podatku należnego z zastrzeżeniem art. 13a (art. 86 ust. 13 ustawy o VAT).

Cytowane powyżej przepisy wskazują, iż co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także niezaistnienie przesłanek określonych w art. 88 ustawy. Prawo do odliczenia podatku powstaje zatem w związku z powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu czynności będącej źródłem podatku naliczonego. Zaznaczyć należy, że jeżeli podatnik nie dysponuje fakturą bądź dokumentem celnym w chwili powstania obowiązku podatkowego, moment powstania prawa do odliczenia u nabywcy przesuwa się na moment otrzymania faktur bądź dokumentu celnego.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 cyt. ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy, ilekroć mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast ilekroć mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym ? pkt 33 art. 2 ww. ustawy.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązania do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej ? również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integracji treść i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy, przez integralność treści faktury rozumie się, że w faktury nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn.zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Jak wynika z art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zauważyć należy, iż dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie ?kontrole biznesowe? użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym

Z kolei, pojęcie ?wiarygodna ścieżka audytu?, również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca będąc podatnikiem podatku od towarów i usług rozważa w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wprowadzenie procesu przyjmowania za pośrednictwem poczty elektronicznej wystawianych przez kontrahentów faktur. Kontrahenci Wnioskodawcy po wyrażeniu zgody na przesyłanie faktur drogą elektroniczną przesyłaliby faktury na wskazany przez Wnioskodawcę adres mailowy w formacie pdf. Następnie Wnioskodawca dokonywałby weryfikacji ich czytelności, a następnie tożsamości wystawcy faktury poprzez identyfikację adresu poczty elektronicznej, z którego wysłano fakturę. Kolejnym etapem weryfikacji byłoby sprawdzenie poprawności informacji zawartych na fakturze dotyczących dostawcy towarów albo usługodawcy, nabywcy, przedmiotu i wartości transakcji oraz w razie konieczności innych istotnych elementów faktury poprzez skonfrontowanie jej treści w szczególności z treścią utworzonego zamówienia bądź też danymi uzyskanymi w trakcie procesu zatwierdzania określonego wydatku. Po weryfikacji, otrzymane za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie pdf faktury będą drukowane i przechowywane w formie papierowej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób uporządkowany, biorąc pod uwagę nadane przez system księgowy i naniesione na wydrukowane faktury numery księgowe, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Towary i usługi których zakup dokumentowany będzie fakturami dostarczanymi drogą elektroniczną w formacie pdf będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Faktury te będą wystawiane na Wnioskodawcę.

Z przywołanych wcześniej przepisów art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 niezbędnym jest wcześniejsze otrzymanie przez niego faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług.

Należy jednocześnie zauważyć, że powyższe przepisy nie wymagają aby dla realizacji tego prawa, oraz ewentualnej jego prawidłowości faktura otrzymana w określonej formie (np. w formie elektronicznej) musiała być przechowywana w tej samej formie. Uzasadnionym jest zatem przyjęcie, że może być ona przechowywana w innej formie np. w formie papierowej. W takiej jednak sytuacji muszą zostać zachowane wymogi wynikające z przepisu art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość otrzymywania faktur w formacie pdf od kontrahentów, drukowanie i przechowywanie ich w formie papierowej.

Aby jednak faktury te stanowiły podstawę do obniżenia podatku należnego, muszą być zachowane wymogi wynikające z przepisu art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, do których należą m.in. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Sposób zapewnienia powyższych wymagań określa sam podatnik.

W konsekwencji faktury VAT w formacie pdf otrzymywane przez Wnioskodawcę z wykorzystaniem opisanej we wniosku techniki, pod warunkiem, że technika ta zapewni spełnienie wymogów określonych w przepisie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, będą uprawniać do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur potwierdzających realizację dostawy/wykonanie usługi w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, pod warunkiem, że nie wystąpią przesłanki negatywne wymienione w art. 88 ustawy.

Wobec powyższego, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Końcowo wskazać należy, że oceny prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności otrzymywanych faktur będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy ustawy ? jak wskazano wyżej ? nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację ? w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.