Czy ?kilometrówka? będzie stanowiła przychód ze stosunku pracy dla pracownika zatrudnionego na (...)

UZASADNIENIE

W dniu 9 marca 2009 roku został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej między innymi podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie opodatkowania kwot stanowiących zwrot kosztów ponoszonych przez pracownika zatrudnionego na umowę o pracę z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest ochrona mienia i dóbr. Pracownicy Wnioskodawcy zatrudnieni jako ?kontrolni? wykonują swoją pracę ? w ramach zawartych umów z klientami ? kontrolując obiekty. Dotychczas korzystali z samochodów służbowych, jednakże Wnioskodawca chce aby do celów służbowych pracownicy wykorzystywali samochody prywatne. Wnioskodawca planuje wypłacać pracownikom tzw. kilometrówkę. Pracownicy zatrudnieni są na umowę o pracę, lecz Wnioskodawca chce do wykonywania ww. zadań zatrudnić osoby na umowy-zlecenia.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1. Czy ?kilometrówka? będzie stanowiła przychód ze stosunku pracy dla pracownika zatrudnionego na umowę o pracę (etat)...
2. Czy w umowie zlecenia należy umieścić zapis o sposobie wypłaty ?kilometrówki?...
3. Czy w przypadku umowy-zlecenia wypłata ?kilometrówki? będzie opodatkowana i należy od niej odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne...
4. Czy w zeznaniu rocznym pracownik powinien wpisać przychód z wypłat ?kilometrówki? i czy będzie mógł wykazać koszty związane z pracą tzn. rachunki za paliwo, koszty napraw samochodu...

Przedmiot niniejszej interpretacji indywidualnej stanowi odpowiedź na pytanie pierwsze, w zakresie podlegającym przepisom prawa podatkowego. Wniosek w pozostałym zakresie zostanie rozpatrzony odrębnymi rozstrzygnięciami.

Zdaniem Wnioskodawcy, wypłaconą ?kilometrówkę? należy pracownikowi etatowemu przypisać do karty zarobkowej. Wypłata odbywa się po dostarczeniu ewidencji przebiegu pojazdu, według ustalonej stawki. Kwota wypłaty jest opodatkowana.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe w zakresie opodatkowania kwot stanowiących zwrot kosztów ponoszonych przez pracownika zatrudnionego na umowę o pracę z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji Podatkowej zaniechano poboru podatku.

Na podstawie art. 12 ust. 1 ww. ustawy za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Jednakże, w świetle art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy, wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw ? do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nie przekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

Z powyższego przepisu wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw.

Powyższe zwolnienie dotyczy np. listonoszy, pracowników służby leśnej oraz pracowników socjalnych, gdyż uprawnienia w tym zakresie przyznają im przepisy wspomnianych powyżej odrębnych ustaw.

Stosownie do postanowień art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t. j. Dz. U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874) na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, dla celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery nie będące własnością pracodawcy.

Minister właściwy do spraw transportu w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw finansów publicznych określa, w drodze rozporządzenia, warunki ustalania oraz sposób dokonywania zwrotu kosztów używania pojazdów, uwzględniając rodzaj pojazdu mechanicznego, jego pojemność oraz limit kilometrów w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, właściwych ze względu na miejsce zatrudnienia pracownika (art. 34a ust. 2 ww. ustawy). Obecnie w tym zakresie obowiązują przepisy Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm.).

Z treści art. 31 ww. ustawy wynika, iż osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, zwane dalej ?zakładami pracy?, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy ? wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Jak wskazano we wniosku, przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest ochrona mienia i dóbr. Pracownicy Wnioskodawcy zatrudnieni jako ?kontrolni? wykonują swoją pracę ? w ramach zawartych umów z klientami ? kontrolując obiekty. Dotychczas korzystali z samochodów służbowych, jednakże Wnioskodawca chce aby do celów służbowych pracownicy wykorzystywali samochody prywatne. Wnioskodawca planuje wypłacać pracownikom tzw. kilometrówkę. Pracownicy zatrudnieni są na umowę o pracę.

Z przedstawionego stanu faktycznego nie wynika, by obowiązek ponoszenia przez zakład pracy zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych, albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynikały wprost z przepisów odrębnych ustaw.

Wobec powyższego zwrot kosztów ponoszonych przez pracownika zatrudnionego na umowę o pracę z tytułu używania pojazdu stanowiącego własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy stanowi przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. W konsekwencji więc, wypłacone kwoty Wnioskodawca jako płatnik, ma obowiązek doliczyć do wynagrodzenia wypłaconego w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy, zgodnie z przepisami art. 31, 32 i 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Końcowo należy zauważyć, że w sytuacji gdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę odbywałby podróż służbową, należności otrzymywane przez pracownika tytułem zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu dla celów podróży służbowej korzystałyby ze zwolnienia na zasadach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiują pojęcia ?podróż służbowa?.

Definicja podróży służbowej została zawarta w art. 77⁵ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz. U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 ze zm.), który stanowi, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Podróżą służbową jest zatem taki wyjazd poza stałe miejsce pracy, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy. Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują określone należności na pokrycie związanych z nią kosztów.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu datowania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.