Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami (w tym wydatki na nabycie drobnego (...)

Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami (w tym wydatki na nabycie drobnego poczęstunku, napojów, zapłata za posiłek w restauracji) stanowią koszty uzyskania przychodów dla Spółki?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA


Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 7 października 2009 r. (data wpływu 9 października 2009 r.) uzupełnionym pismem z dnia 16 listopada 2009 r. (data wpływu 20 listopada 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na organizowanie spotkań z kontrahentami jest nieprawidłowe.


UZASADNIENIE


W dniu 7 października 2009 r. wpłynął do tut. organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia przez Jednostkę do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na organizowanie spotkań z kontrahentami - na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów (kawa, słodycze, napoje) w toku prowadzonych spotkań handlowych, zarówno w siedzibie spółki, jak i poza nią, (np. w restauracji).

Z uwagi na stwierdzone we wniosku braki formalne, wezwano Wnioskodawcę pismem z dnia 13 listopada 2009 r. do ich uzupełnienia. Wniosek uzupełniony został pismem z dnia 16 listopada 2009 r. (data wpływu 20 listopada 2009 r.).


W przedmiotowym wniosku przedstawiony został następujący stan faktyczny.


Spółka ponosi koszty spotkań z kontrahentami. Spotkania mają charakter biznesowy, lub też techniczny. Przykładowo Spółka omawia na nich aktualną ofertę handlową, negocjuje warunki umowy, w tym płatności, czy też zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, jednym słowem uzgadniane są szczegóły transakcji, czego wymaga współpraca z kontrahentami lub też mają formę instruktażu dla nowinek technicznych.

Na spotkania organizowane w siedzibie Spółki zapewnia się uczestnikom herbatę, kawę, cukier, drobne słodycze, drobne poczęstunki (np. kanapki), czasami lunch, zależnie od czasu trwania spotkania.

Jeśli spotkania organizowane są przez przedstawicieli regionalnych, proponuje się kontrahentom spotkania w lokalach gastronomicznych. W takim przypadku spółka ponosi koszt posiłku (np. lunchu, obiadu lub kolacji). Pracownicy spółki umawiają się zazwyczaj w restauracji i zamawiają posiłki z menu.

Spółka pragnie podkreślić, że takie spotkania w restauracji nie mają charakteru wytwornej i okazałej kolacji (obiadu czy lunchu), czy też specjalnie zorganizowanej imprezy. Organizacja tego typu spotkań, o charakterze roboczym, umożliwia omówienie bieżących spraw biznesowych. Celem organizowania tych spotkań nie jest chęć okazania przepychu, a tym samym nie ma nic wspólnego z kreowaniem wizerunku firmy.

Wszystkie wydatki dotyczące spotkań z kontrahentami są dokumentowane rachunkami lub fakturami /AT wystawionymi na spółkę.


W związku z powyższym zadano następujące pytanie:


Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami (w tym wydatki na nabycie drobnego poczęstunku, napojów, zapłata za posiłek w restauracji) stanowią koszty uzyskania przychodów dla Spółki...


Zdaniem Wnioskodawcy wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami Spółka może zaliczyć do kosztu uzyskania przychodu.

Zgodnie z art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu uzyskania przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

W art. 16 ust. 1 pkt 28 powołanej ustawy ustawodawca wyłączył z kosztów uzyskania przychodu wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów w tym alkoholowych. Ustawa nie definiuje pojęcia reprezentacja. Definicja ta nie występuje również w pozostałych ustawach podatkowych. W związku z tym należy sięgnąć do definicji słownikowej pojęcia reprezentacji, aby ustalić, jakie znaczenia ma ono w języku powszechnym. Reprezentacja, zgodnie z definicją słownikową (Słownik Języka Polskiego, pod red. M. Szymczaka, Wydawnictwo PWN, Warszawa 1992) oznacza okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną.

Spółka uważa, że ponoszone przez nią wydatki nie maja charakteru reprezentacyjnego. Zaproponowanie kontrahentom kawy lub herbaty, poczęstowania drobnymi słodyczami, czy też zaproszenie na posiłek w restauracji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym. Jest to praktyka powszechnie spotykana. Organizacja spotkań o charakterze roboczym z kontrahentami nie wiąże się więc z chęcią zaimponowania kontrahentowi okazałością, czy wystawnością. Ponieważ w trakcie spotkań omawiane są sprawy biznesowe, związane z działalnością spółki, należy uznać, że wydatki te w świetle art. 15 ust. 1 cyt. ustawy stanowią koszt uzyskania przychodu.

Takie stanowisko potwierdzają interpretacje organów podatkowych - Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie znak PPB3/423-1220/08/MW z dnia 30 października 2008 r., Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w piśmie znak ILPB3/423-666/08-2/KS z dnia 6 stycznia 2009 r., Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w piśmie znak IBPB3/423-405/08/PC z dnia 13 sierpnia 2008 r., Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie znak IPPB/4240-24/09-2/AM z dnia 27 sierpnia 2009 r.

Powyższe stanowisko potwierdza również orzecznictwo sądowe np. wyrok Wojewódzkiego Sadu Administracyjnego w Warszawie z dnia 12 czerwca 2008 r. (III SA/Wa 157/08), w którym Sąd stwierdził, że 'wymienienie jako przykładowych wydatków na usługi gastronomiczne, zakupu żywności i napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, iż wydatki te nigdy nie będą kosztami. Stwierdzić należy, że nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. '


W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.


Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, ze zm.) ? dalej: ustawa ? kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Przywołana regulacja wskazuje, iż definicja kosztów uzyskania przychodów ? dla celów podatku dochodowego ? składa się z dwóch podstawowych elementów, które łącznie tworzą swego rodzaju normatywną klauzulę generalną.


Pierwszy z tych elementów określić można mianem przesłanki pozytywnej, zakładającej spełnienie łączne dwóch warunków, tj.:


  • konieczność faktycznego, co do zasady, poniesienia wydatku,
  • poniesienie wydatku musi nastąpić w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.


Tak więc dany podmiot gospodarczy ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków po wyłączeniu tych, których możliwość odliczenia jest wprost ograniczona w ustawie ? zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami ? pod warunkiem, że ich poniesienie ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ustawy. Z powyższego przepisu wynika, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione nakłady i wydatki związane bezpośrednio lub pośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest poprawienie wyniku finansowego oraz osiągnięcie przychodu, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy.

Natomiast stosownie do treści art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje pojęcia reprezentacji, wobec czego należy uznać, że pojęcie to powinno być w kontekście analizowanego przepisu rozumiane w sposób przyjęty w języku potocznym. Na gruncie języka polskiego słowo ?reprezentacja? to ?okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną? (Nowy Słownik Języka Polskiego, PWN, Warszawa, 2003).

Przenosząc definicję słownikową na grunt ustaw podatkowych, zgodnie z przyjętym od lat poglądem doktryny prawa podatkowego, za reprezentację uznaje się ?występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością i wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy. Reprezentacja to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów? (Brzeziński B., Kalinowski M., Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz, Warszawa 1997, str. 159).

W odniesieniu do działalności gospodarczej, reprezentacja jest rozumiana jako działania, które polegają na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi i które mają na celu kształtowanie oraz utrwalanie korzystnego, pozytywnego wizerunku firmy poprzez, np. sposób podejmowania kontrahentów, poczęstunek, wręczanie upominków. Z powyższego wynika, że o reprezentacji można mówić w odniesieniu do działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami. Obejmuje ona zarówno działania zmierzające do:


  • stworzenia oczekiwanego wizerunku, pozycji podatnika jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, jak i
  • stworzenia korzystnych warunków w celu nawiązania nowych lub też podtrzymania (rozszerzenia) dotychczasowych kontaktów.


Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego należy zauważyć, że podstawowym problemem w przedmiotowej sprawie jest rozstrzygnięcie czy wydatki na organizowanie spotkań z kontrahentami (zakup żywności i napojów - herbaty, kawy, cukru, drobnych słodyczy, drobne poczęstunki, np. kanapki), zakup usług gastronomicznych np. lunchu, obiadu lub kolacji) w toku prowadzonych spotkań handlowych, zarówno w siedzibie spółki, jak i poza nią, (np. w restauracji) ukierunkowane są na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (reprezentacja), czy też nie mają tego charakteru a służą wyłącznie na celu zachęcanie potencjalnych klientów do nawiązania bądź utrzymania kontaktów oraz nabywania oferowanych usług.

W kwestii dotyczącej wydatków Spółki z tytułu zakupionych w restauracji lub innym lokalu gastronomicznym posiłków dla kontrahentów mamy do czynienia z pierwszym z tych wyznaczników, gdyż trudno wykazać inny niż reprezentacja cel poniesienia tych wydatków. W kontekście zdefiniowanego bowiem powyżej pojęcia ?reprezentacja? oraz z analizy przytoczonego art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Spółkę wydatki na organizowanie spotkań z kontrahentami - na zakup usług gastronomicznych poza siedzibą firmy, np. w restauracji, bezsprzecznie wiążą się z tworzeniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, w ramach działań polegających na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, które związane są z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Ich charakter bezsprzecznie świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania Spółki na zewnątrz. W tym kontekście, powoływanie się przez Spółkę na okoliczność, że tego typu działania mają charakter ściśle biznesowy, roboczy, umożliwiają omówienie bieżących spraw biznesowych, aktualnej oferty handlowej, nowinek technicznych czy też służą negocjacji warunków, szczegółów transakcji - i tym samym nie mają charakteru wytwornego czy okazałego obiadu/kolacji, nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom, działaniom cech reprezentacji.

Wskazane przez Spółkę we wniosku wydatki dotyczące zakupu usług gastronomicznych poza siedzibą firmy, związane z wizytami przedstawicieli kontrahentów Spółki służą tworzeniu oraz utrwaleniu jej pozytywnego wizerunku na zewnątrz. Pracownicy kontrahentów w trakcie spotkań, negocjacji handlowych reprezentują bowiem kontrahenta Wnioskodawcy, a poczęstowanie, zapewnienie obiadu (lunchu) lub kolacji czy innych posiłków wpływa na lepsze postrzeganie przez nich Spółki i utrwalanie Jej pozytywnego obrazu. Są to więc typowe wydatki reprezentacyjne, które, wolą ustawodawcy, wyłączone zostały na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z kosztów uzyskania przychodów.

Natomiast wydatki ponoszone przez Spółkę na nabycie produktów spożywczych w postaci kawy, herbaty, drobnych słodyczy, itp. pozostawionych do dyspozycji kontrahentów odwiedzających siedzibę Spółki, podawanych podczas spotkań handlowych, nie noszą jednoznacznych znamion reprezentacji. Co prawda koszty te dotyczą oficjalnych kontaktów biznesowych utrzymywanych przez Wnioskodawcę, jednak z uwagi na zwyczajowy, nie związany z okazałością, charakter oferowanego poczęstunku, nie stanowią one kosztów reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Spółka może zatem zaliczyć te wydatki ? jako ogólne kosztów funkcjonowania ? do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 tej ustawy.

Reasumując, należy stwierdzić, że w zakresie:



Na marginesie sprawy tut. organ zauważa, że ocena podatkowa poszczególnych kosztów ponoszonych na organizowanie spotkań z kontrahentami dla kontrahentów, w każdym przypadku winna być dokonywana indywidualnie i całościowo. W celu wykazania związku pomiędzy kosztem, a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. W myśl art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Z tak udokumentowanych wydatków winno ponadto wynikać, że mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez podatnika przychodów. W zakresie obowiązków podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy.

W odniesieniu do powołanych bądź przytoczonych we wniosku: wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego oraz interpretacji indywidualnych Dyrektorów Izb Skarbowych w Warszawie, Poznaniu i Katowicach, podkreślić należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach w określonych, odmiennych stanach faktycznych, a więc tylko do nich się odnoszą - i nie były wiążące dla organu, który wydał przedmiotową interpretację indywidualną.


Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).


Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.


Masz inne pytanie do prawnika?

Potrzebujesz pomocy prawnej?

Zapytaj prawnika