Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko ? przedstawione we wniosku z dnia 19 lutego 2014 r. (data wpływu 21 lutego 2014 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących ? jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 21 lutego 2014 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka prowadzi działalność, polegającą na świadczeniu usług noclegowych (PKD 5520Z ? obiekty noclegowe turystyczne i miejsca krótkotrwałego zakwaterowania). Spółka świadczy usługi na rzecz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, osób prawnych jak również na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W przypadku podmiotów prowadzących działalność gospodarczą sprzedaż jest fakturowana. W przypadku osób fizycznych wpływ gotówki za wykonane usługi, jest zgodnie z art. 111 ustawy o podatku od towarów i usług, ewidencjonowany na kasie fiskalnej.

W przypadku wpływu płatności przelewem na konto bankowe Spółki, za sprzedaż na rzecz osób fizycznych, Spółka wystawiała na życzenie nabywcy fakturę VAT i stosowała zwolnienie udzielone w drodze rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 listopada 2012 roku, w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej, jako transakcje, za które zapłata za wykonanie usługi następuje na rachunek bankowy, gdzie z ewidencji i dowodów wynika jednoznacznie jakiej konkretnie transakcji dotyczyła. Warunkiem stosowania ww. zwolnienia jest otrzymanie zapłaty w całości przelewem na rachunek bankowy.

Wnioskodawca chciałby ustalić poprawność ewidencjonowania, w przypadku gdy część zapłaty za usługę na rzecz osób fizycznych następuję bezgotówkowo, a część gotówkowo. Dotyczy to sytuacji otrzymywania zaliczek od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jeśli zaliczka była płatna gotówką, była rejestrowana na kasie fiskalnej w momencie jej otrzymania, a pozostała część rejestrowana była na kasie w momencie wykonania usługi lub w momencie zapłaty całej należności. Problem powstaje w sytuacji, gdy zaliczka zostanie wpłacona przelewem na konto bankowe. Wówczas na żądanie nabywcy wystawiano fakturę VAT z dniem otrzymania informacji o wpływie pieniędzy na konto bankowe (średnio po 1-4 dniach). Faktura wpisywana była do ewidencji VAT i rozliczano podatek w momencie wpływu zaliczki na konto bankowe.

Nabywca w momencie wpłaty zaliczki w formie przelewu bankowego nie określa sposobu zapłaty pozostałej części należnej za wykonanie usługi. Dowody dokumentujące zapłatę zawierają nazwę nabywcy oraz nr rezerwacji. Z treści dokumentu zapłaty wynika jednoznacznie, na poczet jakiej usługi została wpłacona zaliczka. Wnioskodawca w momencie wpływu zaliczki na konto bankowe nie posiada zatem wiedzy czy będzie mógł skorzystać ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji na kasie rejestrującej.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

W jakim momencie i w jakich kwotach należy zarejestrować zaliczkę i sprzedaż na kasie rejestrującej (fiskalnej), w przypadku gdy zaliczka/zadatek za usługę od osoby fizycznej wpływa na konto bankowe Spółki, a następnie nabywca w momencie wykonania usługi płaci pozostałą część w gotówce, zaznaczając, że od momentu wpłaty zaliczki do momentu wykonania usługi może upłynąć ponad pół roku?

Zdaniem Wnioskodawcy, w momencie otrzymania zaliczki przelewem obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania do wysokości wpłaconej zaliczki. W dniu wpłaty zaliczki na konto bankowe Spółka nie ma wiedzy, czy pozostała część należności od osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej zostanie wpłacona przelewem czy w gotówce. Nie posada zatem wiedzy, czy będzie mogła skorzystać ze zwolnienia ewidencjonowania zaliczki na kasie fiskalnej. W związku z powyższym Spółka stoi na stanowisku, że zaliczka wpłacona na konto bankowe Spółki powinna zostać ujęta do rozliczenia w ewidencji sprzedaży w dacie jej wpłaty na konto bankowe. W momencie wykonania usługi, gdy pozostała część należności została wpłacona za pośrednictwem banku, należy wystawić na całość należności fakturę VAT, a różnicę ująć do rozliczenia w ewidencji sprzedaży. Natomiast w przypadku, gdy w momencie wykonania usługi nabywca płaci gotówką za pozostałą część należności, należy w tym momencie zaewidencjonować sprzedaż na całość kwoty (zaliczka+pozostała część) na kasie fiskalnej, a różnicę między całą należnością a zaliczką ująć do rozliczenia w ewidencji sprzedaży.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), zgodnie z którym podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego, w stanie prawnym, obowiązującym od dnia 1 kwietnia 2013 r. określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363).

W rozdziale 2 ww. rozporządzenia, regulującym sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących, w przepisie § 3 ust. 2 wskazano, że otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania.

Przepisy o podatku od towarów i usług nie zawierają definicji zaliczki. Według internetowego Słownika Języka Polskiego PWN (http://sjp.pwn.pl), ?zaliczka? to część należności wpłacana lub wypłacana z góry na poczet tej należności.

Z przytoczonej definicji wynika więc, że zaliczka wiąże się z przekazaniem środków pieniężnych do dyspozycji kontrahenta.

Należy wskazać, że obowiązek podatkowy ? stosownie do zapisu art. 19a ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług ? powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 5 i 7-11, art. 14 ust. 6, art. 20 i art. 21 ust. 1.

Natomiast zgodnie z zapisem art. 19a ust. 8 ustawy, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z zastrzeżeniem ust. 5 pkt 4.

Kwestie dotyczące zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz terminów rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji, od dnia 1 stycznia 2013 r., zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2012 r. poz. 1382).

Na podstawie § 2 ust. 1 tego rozporządzenia zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie później jednak niż do dnia 31 grudnia 2014 r., czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia.

W poz. 37 tego załącznika wymieniono świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli zapłaty za wykonaną czynność dokonano w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Korzystanie ze zwolnienia określonego w poz. 37 wymaga spełnienia określonych warunków wynikających wprost z zapisu tej regulacji. Zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy można zatem stosować jeżeli:

• zapłata za świadczoną usługę w całości następuje za pośrednictwem poczty lub banku na rachunek bankowy podatnika,
  

• z ewidencji i dowodów dokumentujących transakcje jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła.
  

Niewystąpienie jednego z nich oznacza brak możliwości zastosowania zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka prowadzi działalność polegającą na świadczeniu usług noclegowych między innymi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Wpływ gotówki za wykonane usługi jest zgodnie z art. 111 ustawy o podatku od towarów i usług ewidencjonowany na kasie fiskalnej.

W przypadku wpływu płatności przelewem na konto bankowe z tytułu sprzedaży na rzecz osób fizycznych, Spółka na życzenie nabywcy wystawiała fakturę VAT i stosowała zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Natomiast w sytuacji, gdy zaliczka zostanie wpłacona przelewem na konto bankowe, na żądanie nabywcy wystawiano fakturę VAT z dniem otrzymania informacji o wpływie pieniędzy na konto bankowe (średnio po 1-4 dniach). Faktura wpisywana była do ewidencji VAT i rozliczano podatek w momencie wpływu zaliczki na konto bankowe. Dowody dokumentujące zapłatę zawierają nazwę nabywcy oraz nr rezerwacji. Z treści dokumentu zapłaty wynika jednoznacznie, na poczet jakiej usługi została wpłacona zaliczka, przy czym w momencie wpłaty zaliczki w formie przelewu bankowego nabywca nie określa sposobu zapłaty pozostałej części należnej za wykonanie usługi. Zatem w momencie wpływu zaliczki na konto bankowe Spółka nie posiada wiedzy czy będzie mogła skorzystać ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji na kasie rejestrującej.

Mając na uwadze przedstawiony we wniosku opis zdarzenia przyszłego w odniesieniu do obowiązujących przepisów należy stwierdzić, że w przypadku, gdy zaliczka za usługę od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej wpływa na rachunek bankowy przelewem, wówczas Spółka nie ma obowiązku zaewidencjonowania tej zaliczki przy zastosowaniu kasy rejestrującej. W tym momencie Spółka nie wie jeszcze, w jaki sposób zostanie uregulowana pozostała część należności. W sytuacji, gdy pozostała część należności wpłynie na rachunek bankowy, wówczas Spółka nie będzie miała obowiązku ewidencjonowania ww. usługi przy zastosowaniu kasy rejestrującej, bowiem w ww. zakresie, do dnia 31 grudnia 2014 r. będzie korzystała ze zwolnienia, o którym mowa w powołanym § 2 ust. 1 w związku z pozycją 37 załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 listopada 2013 r.

Jeżeli jednak w momencie wykonania usługi, pozostała część należności zostanie zapłacona gotówką, to Spółka obowiązana będzie zaewidencjonować na kasie rejestrującej całą kwotę należności za usługę ? wraz z zaliczką, w dacie otrzymania całości należności za usługę. W takim przypadku Spółce nie będzie przysługiwało zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania, o którym mowa w § 2 ust. 1 w związku z poz. 37 załącznika do rozporządzenia. Jak bowiem wyżej wskazano, warunkiem korzystania z ww. zwolnienia jest dokonanie zapłaty całości należności na rachunek bankowy podatnika.

Końcowo należy wskazać, że niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie kwestii sposobu ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej, natomiast nie rozstrzyga innych kwestii zawartych we własnym stanowisku Wnioskodawcy, które nie były przedmiotem zapytania, w szczególności kwestii sposobu rozliczania w ewidencji sprzedaży otrzymywanych należności, powstania obowiązku podatkowego z tytułu otrzymywania zaliczek oraz dokumentowania dokonywanych świadczeń fakturami.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację ? w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.