Ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej wpłat dokonywanych na rachunek bankowy, wydawanie (...)

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 4 marca 2009 r. (data wpływu 5 marca 2009 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie - dokumentowania otrzymanych zaliczek i prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej ? jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 5 marca 2009 r. został złożony wniosek, o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie dokumentowania otrzymanych zaliczek i prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Prowadzi Pani działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania pokoi noclegowych. Usługi świadczone są głównie dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Klienci dokonując rezerwacji miejsc noclegowych mają obowiązek wpłaty na konto bankowe zaliczki na poczet przyszłej usługi hotelowej w wysokości około 30% należności za zamawianą usługę. Korzysta Pani z elektronicznej obsługi bankowej konta firmowego, a zatem co do zasady, ma Pani zapewniony stały podgląd transakcji księgowanych na bankowym rachunku. Do końca 2008 r. wystawiane były wszystkim klientom zarówno faktury na zaliczki i faktury końcowe (po wykonaniu usługi), jak i paragony z kasy fiskalnej.

W tym roku zamierza Pani uprościć dokumentowanie sprzedaży i w przypadku braku żądania ze strony klienta wystawienia faktury, będą drukowane tylko paragony z kasy fiskalnej dla świadczonych usług oraz dla zaliczek na poczet tych usług. Wpływy z tytułu zaliczek na wynajem pokoju zostaną wprowadzone do kasy fiskalnej w dniu ich otrzymania na konto bankowe. Każda zaliczka od poszczególnych klientów zostanie wprowadzona odrębnym zapisem do kasy fiskalnej i opisana: zaliczka-wynajem. Ponadto do każdej zaliczki zostanie wydrukowane z programu hotelowego potwierdzenie jej wpływu, zwane dalej ?potwierdzeniem', na którym wskazane będą dane wpłacającego, dane dotyczące rezerwacji (nr pokoju, rezerwowane dni), data i kwota wpłaty (kwota wraz z podatkiem). Jednocześnie klient otrzyma potwierdzenie rezerwacji i wpłaty drogą mailową lub SMS-em, a oryginał paragonu do czasu przekazania go klientowi podpięty będzie do ww. potwierdzenia. Natomiast wpłaty dokonane przez klientów z tytułu wykonania usługi (pozostała kwota należności, po odliczeniu zaliczki), wprowadzane będą do kasy fiskalnej jako wynajem pokoju. Z momentem ich wpływu, na ww. potwierdzeniu wpisana zostanie informacja o rozliczeniu usługi z podaniem daty przyjęcia pozostałej należności za usługę. Jednocześnie, paragon na zaliczkę, o ile wcześniej klient go nie odbierze, zostanie odpięty od ww. potwierdzenia i przekazany klientowi wraz z paragonem za pozostałą kwotę należności otrzymanej z tytułu świadczenia usługi. Tym samym transakcja z danym klientem zostanie rozliczona. Przekazanie klientom paragonów potwierdzających wpłatę, dokonywane jest zgodnie z regulaminem wprowadzonym w hotelu. Paragony drukowane dla płatności dokonywanych przez klientów po przybyciu do hotelu, przekazywane są klientom z chwilą otrzymania tych należności. Natomiast paragony dla płatności zaliczkowych, drukowane na podstawie dokonywanych przez klientów przelewów, odbierane są przez klientów we własnym zakresie. Zgodnie z regulaminem hotelu, klient może odebrać paragon na zaliczkę w terminie zarezerwowanej usługi (po przyjedzie do hotelu), bądź znacznie wcześniej ? począwszy od dnia wpłaty zaliczki za usługę. Przy czym, w okresie sezonu klient ma możliwość w każdej chwili odebrania paragonu potwierdzającego wpłatę zaliczki, natomiast przed sezonem - w wybranym przez siebie czasie, po wcześniejszej zapowiedzi przybycia.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1. Czy można ewidencjonować otrzymane zaliczki tylko poprzez kasę fiskalną, o ile klient nie zażąda wystawienia faktury...
2. W jakim dniu należy zaewidencjonować w kasie fiskalnej uzyskane zaliczki...
3. Czy przekazanie paragonów wystawionych na zaliczki może odbyć się w momencie przyjazdu klienta do hotelu, jeżeli regulamin zakłada że odbioru paragonów klienci dokonują osobiście począwszy od dnia wpłaty zaliczki...

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 106 ust. 1 i 3 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę VAT zarówno stwierdzającą dokonanie sprzedaży, jak i potwierdzającą otrzymanie części należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Jednakże, zgodnie z art. 106 ust. 4 ustawy, podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur VAT osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, o ile osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej nie zażąda wystawienia faktury. A zatem obowiązek wystawienia faktury VAT nie powstanie, jeżeli pokoje gościnne wynajmowane będą osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, które nie zażądają wystawienia faktury. Przy czym brak obowiązku wystawienia faktury dotyczy zarówno należności za wykonaną usługę, jak i przyjęcia części należności - zaliczki przed wykonaniem usługi.

W zakresie ewidencjonowania zaliczek w kasie fiskalnej, należy wskazać na obowiązek podatkowy przy sprzedaży, określony w art. 19 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, który co do zasady powstaje z chwilą wykonania usługi. Zgodnie jednak z art. 19 ust.

11 ustawy, jeżeli przed wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje - chwilą jej otrzymania w tej części. Ponadto, jak stanowi przepis § 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani do dokonywania ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy. Zgodnie z powyższym, każda otrzymana od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej wpłata z tytułu wynajmu pokoju, w tym zaliczka na poczet przyszłej usługi, podlega rejestracji w kasie fiskalnej z chwilą jej otrzymania. Ewidencjonowanie obrotu w terminie innym niż wskazany w powyższych przepisach, prowadziłoby do niezgodności prowadzonej ewidencji z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych oraz mogłoby skutkować nieprawidłowym sporządzeniem deklaracji podatkowej i tym samym błędnym rozliczeniem podatku za dany okres rozliczeniowy.

Posiada Pani 24-godzinny elektroniczny dostęp do bankowego konta firmowego, dzięki czemu ma możliwość uzyskiwania każdego dnia informacji o dokonywanych przez klientów wpłatach zaliczek. A zatem jest Pani w stanie na koniec każdego dnia wprowadzić otrzymane zaliczki do kasy fiskalnej, wypełniając tym samym obowiązek podatkowy w VAT w zakresie opodatkowania zaliczek z chwilą ich otrzymania. Tylko w przypadku wystąpienia awarii systemu bankowego, trudności z dostępem do internetowego łącza, lub innej przyczyny niezależnej od Pani a związanej z brakiem dostępu do firmowego konta, istnieje możliwość zaewidencjonowania na kasie fiskalnej otrzymanej zaliczki z chwilą dostępu do tegoż konta. Ważne jest jednak w takim wypadku, żeby otrzymane zaliczki zostały zadeklarowane w miesiącu, w którym powstał dla nich obowiązek z tytułu podatku od towarów i usług.

Przepis cytowanego § 7 ust. 1 pkt 1 nie precyzuje, kiedy musi nastąpić wydanie paragonu, lecz stanowi o obowiązku wydania oryginału tegoż dokumentu nabywcy. Ponadto, jak stanowi § 2 pkt 11 ww. rozporządzenia, paragonem fiskalnym jest wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży. Przepis ten zobowiązuje więc do wydrukowania paragonu fiskalnego dla nabywcy w momencie sprzedaży, nie stanowi jednak, że w tym samym momencie musi wystąpić jego przekazanie. Nie będzie więc stanowiło naruszenia ww. przepisów przekazanie klientowi wydrukowanego paragonu na zaliczkę po jego przyjeździe do hotelu. Klient wpłacając pozostałą kwotę należności po przybyciu do hotelu, otrzyma dwa paragony: za wpłaconą wcześniej zaliczkę oraz za pozostałą kwotę należności z tytułu usługi hotelowej. A ponadto klient ma prawo odebrać paragon na zaliczkę wcześniej. Zgodnie z regulaminem hotelu, klient może odebrać paragon na zaliczkę w terminie zarezerwowanej usługi (po przyjedzie do hotelu), bądź znacznie wcześniej - począwszy od dnia wpłaty zaliczki za usługę. Przy czym, w okresie sezonu klient ma możliwość w każdej chwili odebrania paragonu potwierdzającego wpłatę zaliczki, natomiast przed sezonem - w wybranym przez siebie czasie, po wcześniejszej zapowiedzi przybycia.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Jak stanowi 19 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 2-21, art. 14 ust. 6, art. 20 i art. 21 ust. 1.

Natomiast jak wynika z art. 19 ust. 11, jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części.

Zgodnie z treścią art. 29 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, podstawą opodatkowania jest obrót, z zastrzeżeniem ust. 2-22, art. 30-32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5. Obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy. Obrót zwiększa się o otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze mające bezpośredni wpływ na cenę (kwotę należną) towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika, pomniejszone o kwotę należnego podatku. Natomiast jak wynika z zapisu art. 29 ust. 2 ustawy, w przypadku gdy pobrano zaliczki, zadatki, przedpłaty lub raty, obrotem jest również kwota otrzymanych zaliczek, zadatków, przedpłat lub rat, pomniejszona o przypadającą od nich kwotę podatku (?).

Stosownie do treści art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W oparciu o ust. 4 podatnicy, o których mowa w ust. 1-3, nie mają obowiązku wystawiania faktur, o których mowa w ust. 1 i 2, osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednakże na żądanie tych osób podatnicy są obowiązani do wystawienia faktury.

Zasadą jest zatem wystawianie faktur VAT dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej jedynie w przypadku, gdy tego zażądają.

Obowiązek w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ustawy o podatku od towarów i usług.

W myśl ust. 1 tego przepisu, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zauważyć należy, że zarówno uregulowania ustawy o podatku od towarów i usług, jak i przepisy wykonawcze do tej ustawy nie określają terminu zaewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy fiskalnej w opisanej sytuacji.

Z powyższych przepisów wynika, że ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kasy rejestrującej powinno się odbywać z chwilą dokonania sprzedaży, nie później jednak niż w momencie powstania obowiązku podatkowego.

Na podstawie art. 111 ust. 9 powołanej ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych określił w drodze rozporządzenia między innymi szczegółowe kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące.

Jak wynika z treści § 2 pkt 11 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338), przez ?paragon fiskalny? rozumie się wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży.

Zgodnie z § 5 ust. 1 pkt 6 tego rozporządzenia, paragon fiskalny drukowany przez kasę musi zawierać między innymi datę i czas (godzinę) sprzedaży.

Ponadto, stosownie do § 7 ust. 1 pkt 1 tego rozporządzenia, podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani, między innymi:

• dokonywać ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy;
• sporządzać raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym oraz sporządzać raport fiskalny za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu (?)

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że w związku z prowadzoną działalnością hotelową, przyjmuje Pani zaliczki na poczet przyszłych usług.

Nabywcy świadczonych przez Panią usług hotelowych ? osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej ? dokonują wpłat na Pani rachunek bankowy. Mając elektroniczny dostęp do konta bankowego, otrzymane zaliczki dokumentuje Pani paragonami fiskalnymi z kasy rejestrującej.

Zgodnie z regulaminem hotelu, paragony dla płatności zaliczkowych, drukowane na podstawie dokonywanych przez klientów przelewów, począwszy od dnia wpłaty zaliczki za usługę są udostępniane klientom i odbierane przez nich we własnym zakresie. Nabywca usługi może odebrać paragon dokumentujący wpłaconą zaliczkę w terminie zarezerwowanej usługi (po przyjedzie do hotelu), bądź znacznie wcześniej. Natomiast paragony drukowane dla płatności dokonywanych przez klientów po przybyciu do hotelu, przekazywane są z chwilą otrzymania tych należności.

Mając na uwadze przedstawiony we wniosku opis zdarzenia przyszłego oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, że w przypadku braku żądania przez klienta będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej wystawienia faktury VAT potwierdzającej wykonanie usługi lub dokonanie zaliczki na poczet przyszłej usługi, Wnioskodawca, jako zobowiązany do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, jest obowiązany do każdorazowego udokumentowania powyższych zdarzeń wyłącznie wydrukowanym paragonem fiskalnym. Ponadto, z powołanych przepisów wynika, że Wnioskodawca jest obowiązany jest do wydania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy. Jednakże przepisy dotyczące podatku od towarów i usług nie określają, w jakim terminie musi nastąpić to wydanie. W rozpatrywanej sprawie, z uwagi na charakter prowadzonej działalności, w której wpłata na rachunek bankowy zaliczki z wyprzedzeniem czasowym na poczet przyszłej usługi dokonywana przez nabywcę przy braku jego bezpośredniego kontaktu z Wnioskodawcą, przyjęte rozwiązanie, polegające na udostępnieniu do odbioru paragonu w hotelu lub zagwarantowaniu otrzymania tego dokumentu w terminie świadczenia usługi, w ocenie tutejszego organu nie uchybia wymogom zawartym w powołanych przepisach.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu datowania interpretacji.

Złożenie przez Wnioskodawcę fałszywego oświadczenia, że elementy stanu faktycznego objęte wnioskiem o wydanie interpretacji w dniu złożenia wniosku nie są przedmiotem toczącego się postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, postępowania kontrolnego organu kontroli skarbowej oraz że w tym zakresie sprawa nie została rozstrzygnięta co do jej istoty w decyzji lub postanowieniu organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej ? powoduje, iż niniejsza interpretacja indywidualna nie wywołuje skutków prawnych (art. 14b § 4 Ordynacji podatkowej).

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy, ul. Jana Kazimierza 5, 85-035 Bydgoszcz, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy Krajowe Biuro Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.