Czy możliwe jest przechowywanie kopii faktur dokumentujących sprzedaż towarów lub wykonywanie usług (...)

17.9.2012

Czy możliwe jest przechowywanie kopii faktur dokumentujących sprzedaż towarów lub wykonywanie usług w formie elektronicznej wygenerowanej z systemu, w którym zostały wystawione oryginały tych faktur.

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012, poz. 749) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112 poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 2 lipca 2012 r. (data wpływu 6 lipca 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej ? jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 6 lipca 2012 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka jawna prowadzi działalność od 2008 r. (wpis do KRS). Dominującym przedmiotem działalności jest 47.41 Z - sprzedaż detaliczna komputerów, urządzeń peryferyjnych i oprogramowania prowadzona w wyspecjalizowanych sklepach.

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dokonuje dostaw towarów oraz świadczenia usług, dokumentując te czynności fakturami. Obecnie Spółka drukuje wszystkie faktury, zarówno oryginały, przesyłane drogą pocztową lub przekazywane osobiście kontrahentom, jak i kopie, które przechowuje w swojej dokumentacji. Istotnym elementem tego procesu jest system informatyczny Spółki, który gwarantuje nie tylko bezpieczeństwo przechowywania kopii w formie elektronicznej, ale również integralność treści wystawionych już i zaksięgowanych dokumentów (kopie faktur nie mogą być w żaden sposób modyfikowane) oraz natychmiastową dostępność do żądanej kopii. Spółka wskazuje, iż wystawianie i przechowywanie kopii faktur w wersji papierowej jest uciążliwe, bowiem generuje nadmierne koszty, wymaga dodatkowej pracy osób, zajmuje niepotrzebnie powierzchnię biurową, czyli jest ekonomiczne nieuzasadnione, a także przyczynia się do nadmiernego zużywania papieru i tonerów drukarek oraz emisję C0² (co jest ekologicznie nieuzasadnione), a ponadto pogarsza warunki konkurowania z przedsiębiorcami z krajów Unii Europejskiej, w których już dawno dopuszczono wystawianie i przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej. Wystawianie faktur jest realizowane w systemie komputerowym - program Subiekt.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Wnioskodawca, wyrażając własne stanowisko w sprawie, zwraca uwagę, że zamierza przechowywać kopie wystawionych faktur w formie elektronicznej w programie w sposób zapewniający:

pełną zgodność kopii faktur przechowywanych w formie elektronicznej z oryginałem faktur wystawionych w formie papierowej;
bezpieczeństwo przechowywanych kopii faktur;
brak możliwości zmiany treści kopii faktur lub jakichkolwiek innych danych, dotyczących kopii faktur przechowywanych w formie elektronicznej (niemodyfikowanego pliku tekstowego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, w jej oryginalnej postaci oraz archiwizację na nośnikach jednokrotnego zapisu, bez możliwości zmian);
możliwość zapoznania się w każdej chwili z treścią kopii faktur przechowywanych w formie elektronicznej, w tym możliwość wydrukowania w każdej chwili takiej faktury.

Oryginały faktur będą nadal wystawiane w formie papierowej.

Jednocześnie, Wnioskodawca oświadcza, że wystawianie i przechowywanie faktur będzie zgodne z ustawą o podatku od towarów i usług i § 19 oraz § 21 rozporządzenia Ministra Finansów ?w sprawie podatku od towarów i usług (wystawianie, przechowywanie)?. Spółka posiada bardzo dobrą identyfikację klienta poprzez rozbudowaną kartę klienta, dzięki czemu można potwierdzić datę zamówienia produktu, którego sprzedaż dotyczy.

Wszystkie elektroniczne kopie faktur będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Planuje się archiwizację treści cyfrowych (elektronicznych kopii faktur) wg okresów rozliczeniowych na nośnikach optycznych jednokrotnego zapisu (płyty DVD-R) każdorazowo po zakończeniu każdego z nich w 2 kopiach, które będą przechowywane w sejfie w siedzibie firmy oraz w lokalizacji zewnętrznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W oparciu o dyspozycję art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT i innych dokumentów z nimi zrównanych uregulowane zostały w przepisach obowiązującego od dnia 1 kwietnia 2011 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

W myśl § 19 ust. 1 tego rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Zgodnie z treścią § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, stosownie do treści § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
łatwe ich odszukanie;
organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, o czym stanowi § 21 ust. 3 rozporządzenia.

Natomiast, integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 21 ust. 4 rozporządzenia).

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przechowywania kopii faktury w postaci elektronicznej w przypadku wystawienia oryginału dokumentu w sposób tradycyjny w postaci papierowej, a następnie przekazania go w tej postaci kontrahentowi Spółki. Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność sposobu przechowywania kopii faktury. Wskazać jednakże należy, że co do zasady, faktury wystawione w postaci papierowej mogą być przechowywane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Z okoliczności sprawy wynika, iż Spółka rozważa magazynowanie (archiwizowanie) kopii faktur w postaci elektronicznej w sposób umożliwiający wydrukowanie ich kopii w dowolnym czasie i w niezmienionej treści. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający:

autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
łatwe ich odszukanie;
organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W przedmiotowej sprawie Wnioskodawca wskazuje, iż wystawianie i przechowywanie faktur będzie zgodne z ustawą o podatku od towarów i usług i § 19 oraz § 21 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w powiązaniu z przedstawionym we wniosku zdarzeniem przyszłym, stwierdzić należy, że Spółka będzie mogła przechowywać kopie wystawionych faktur w postaci elektronicznej pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Tutejszy organ wskazuje, że ocena prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.