Czy przyznany pracownikom ryczałt na prowadzenie rozmów służbowych z prywatnych telefonów komórkowych (...)

Zgodnie z treścią art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r., Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Aby można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na rozmowy telefoniczne z prywatnego telefonu pracownika zwrócone przez pracodawcę, a poniesione w celu uzyskania przychodu niezbędne jest ich udokumentowanie, z którego wynikałoby, że prowadzone rozmowy służbowe z prywatnego telefonu były związane z działalnością Spółki lub do udokumentowania poniesionych wydatków związanych z prowadzoną działalnością, gdy np. występuje konieczność posiadania przez pracownika telefonu komórkowego w związku ze specyficznym rodzajem działalności prowadzonej przez pracodawcę. Samo stwierdzenie, że przeprowadzone rozmowy telefoniczne dotyczyły spraw służbowych, a zatem miały związek z uzyskaniem przez Spółkę przychodu, nie wystarczy, aby dany wydatek można uznać za koszt jego uzyskania. Zatem, aby móc wydatek na rzecz pracownika otrzymującego zwrot kosztów rozmów telefonicznych z z prywatnego telefonu (również komórkowego) uznać za koszt uzyskania przychodów musi on być właściwie i wyczerpująco udokumentowany. Ciężar dowodu jak to wynika z utrwalonego orzecznictwa Naczelnego Sądu Administracyjnego spoczywa na podatniku i to on musi wykazać związek przyczynowo-skutkowy między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Telefony prywatne służą osobistym celom pracownika. Zatem wobec braku dowodów, które by jednoznacznie świadczyły o wykorzystaniu ich dla celów działalności Spółki, nie ma możliwości potwierdzenia, że wydatek na refundacją części opłat telefonicznych ponoszonych przez pracownika dotyczy funkcjonowania Spółki. Przede wszystkim pracownik powinien przedłożyć dowód świadczący o tym, że takie wydatki poniósł. Dowodem może być wydruk rozmów telefonicznych (billing) zawierający rejestr przeprowadzonych rozmów. Spółka jako pracodawca może wypłacić pracownikom ryczałt za używanie prywatnego telefonu do celów służbowych, tytułem zwrotu kosztów rozmów służbowych prowadzonych z telefonu prywatnego.

Wypłata ryczałtu nie będzie więc stanowiła dla Spółki kosztu uzyskania przychodów. Ustalając bowiem ryczałt, nie udowadnia się w rzeczywistości, że kwota ta obejmuje wyłącznie rozmowy służbowe, ich ilość i wartość przeprowadzoną w każdym miesiącu. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawierają postanowień dających możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów przez Spółkę ryczałtów za wykorzystywanie do czynności służbowych prywatnych telefonów pracowników.

Ad. 2

Zgodnie z treścią art. 21 ust. 1, pkt 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Kwota przyznanego ekwiwalentu za używanie telefonu komórkowego może być uznana za świadczenie zwolnione od podatku dochodowego, pod warunkiem właściwego udokumentowania faktu używania do pracy przez pracownika telefonu będącego jego własnością. Jednakże zwrot przez zakład pracy części poniesionych kosztów na rozmowy telefoniczne w postaci z góry określonego limitu nie stanowi ekwiwalentu za używanie przez pracownika własnego telefonu dla potrzeb pracodawcy, o którym mowa w ww. powołanym przepisie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Informacji udziela się w oparciu o stan faktyczny opisany w piśmie i zgodnie ze stanem prawnym obowiązującym w dniu jej wydania.