w sprawie możliwości zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z bezpieczeństwem (...)

Pismem z dnia 02.08.2005 r. (uzupełnionym w dniu 06.09.2005 r.) Pan (...) prowadzący działalność gospodarczą w zakresie usług ślusarsko-spawalniczych z siedzibą w (...) przy (...) zwrócił się z prośbą o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w sprawie możliwości zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy, z zakupem niezbędnych narzędzi oraz zakupem kart doładowujących do telefonu komórkowego w przypadku gdy telefon nie jest środkiem trwałym.

Zgodnie z treścią art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późniejszymi zmianami) stosownie do swojej właściwości, naczelnik urzędu skarbowego na pisemny wniosek podatnika, płatnika lub inkasenta ma obowiązek udzielić pisemnej informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w ich indywidualnych sprawach, w których nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym.

Z opisu stanu faktycznego w przedmiotowej sprawie wynika, że Pan (...) prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie usług ślusarsko-spawalniczych bez zatrudniania pracowników, która opodatkowana jest na zasadach ogólnych dla potrzeb, której prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Wnioskodawca jako właściciel wykonując prace związane z obróbką metali pracuje w warunkach uciążliwych ? wysoka temperatura, hałas, wysokie zapylenie. Wyżej wymienione usługi Podatnik wykonuje na rzecz jednego podmiotu na podstawie umowy, z której wynika, że Pan Mariusz Kownacki jest zobowiązany do zabezpieczenia w niezbędne narzędzia do wykonywania określonego zadania oraz do przestrzegania przepisów BHP. W związku z powyższym Pan (...) we wspomnianym piśmie zwrócił się z zapytaniem, czy na potrzeby firmy może dokonywać zakupów takich jak: środki czystości, artykuły spożywcze (mleko, napoje chłodzące, kawa, herbata, cukier), odzież ochronna, obuwie robocze, niezbędne narzędzia oraz ponosić wydatki związane z używaniem prywatnego telefonu komórkowego kwalifikując te zakupy i wydatki w koszty uzyskania przychodu jako pozostałe wydatki.
Zdaniem Podatnika wyżej wymienione wydatki mają wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Wobec tego należy je uznać za koszt uzyskania przychodu.

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Elblągu mając na uwadze stan faktyczny przedstawiony przez wnioskodawcę i stan prawny obowiązujący w dacie zaistnienia tego zdarzenia, postanawia udzielić następującej interpretacji, co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późniejszymi zmianami) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zagadnienie zakupów odzieży jako środka służącego do wykonywania działalności gospodarczej, z punktu widzenia wyżej cytowanego przepisu należy ocenić na tych samych zasadach zarówno w przypadku zakupu odzieży dla pracowników podmiotu gospodarczego jak i osoby prowadzącej działalność (właściciela). Punktem wyjścia dla wszystkich rozważań muszą być tu przepisy prawa pracy. Przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 z późniejszymi zmianami) nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikom nieodpłatne środki ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego. Na mocy art. 2376 § 1 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatne środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami. Definicja ?środków ochrony indywidualnej? zawarta jest w § 2 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650). Pod tym pojęciem rozumie się wszelkie środki noszone lub trzymane przez pracownika w celu jego ochrony przed jednym lub większą liczbą zagrożeń związanych z występowaniem niebezpiecznych lub szkodliwych czynników w środowisku pracy, w tym również wszelkie akcesoria i dodatki przeznaczone do tego celu.
Na podstawie art. 2377 § 1 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:
1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Natomiast obowiązek zapewnienia wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody inne napoje nakłada na pracodawców § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz art. 232 Kodeksu pracy. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Przepisy nie precyzują jakie to mają być ?inne? napoje.

Ponadto pracodawca jest obowiązany na podstawie art. 233 Kodeksu pracy zapewnić pracownikom odpowiednie urządzenia higieniczno-sanitarne oraz dostarczyć niezbędne środki higieny osobistej, a także zapewnić środki do udzielenia pierwszej pomocy w razie wypadku. Z § 115 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych warunków bezpieczeństwa i higieny pracy wynika, iż pracodawca jest obowiązany zapewnić dostarczanie pracownikom środków higieny osobistej, których ilość i rodzaje powinny być dostosowane do rodzaju i stopnia zanieczyszczenia ciała przy określonych pracach.

Jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego Podatnik prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie usług ślusarsko-spawalniczych pracuje w warunkach uciążliwych (wysoka temperatura, wysokie zapylenie, hałas), stanowiących zagrożenie dla życia i zdrowia. Do wykonywania tego typu prac potrzebne jest ubranie ochronne zapewniające odpowiednie zabezpieczenie przed kontaktem z materiałami np.: gorącymi opiłkami stalowymi oraz substancjami używanymi podczas pracy np.: środkami żrącymi. Używanie odzieży własnej nie spełniałoby wymagań sanitarnych i technologicznych.

Zatem można stwierdzić, że wydatki poniesione przez wnioskodawcę na zakup odzieży i obuwia typowo ochronnego ? noszonych w sytuacji, gdy odzież własna może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu oraz ze względu na wymagania technologiczne, sanitarnie, bezpieczeństwa i higieny pracy, artykułów spożywczych takich jak: kawa, herbata, cukier, woda mineralna, oraz środków higieny osobistej (ręcznik, mydło, pasta i krem do rąk), o których mowa w przepisach prawa pracy można zliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów.
Zaznaczyć również należy, iż odzież ochronna musi spełniać warunki stawiane tego rodzaju odzieży.

Ponadto z treści pisma wynika, że w prowadzonej działalności gospodarczej podatnik nie wykorzystuje telefonu stacjonarnego, natomiast do utrzymania kontaktów z usługodawcą, a więc wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej korzysta z telefonu komórkowego nie będącego środkiem trwałym ponosząc wydatki związane z zakupem kart doładowujących do tego telefonu, oraz dokonuje zakupu niezbędnych narzędzi takich jak młotek, śrubokręt, przecinak, szlifierka kątowa do czego Pan (...) jest zobowiązany, a wynika to z umowy o kooperacji w zakresie wykonywania usług produkcyjnych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Reasumując należy stwierdzić, ze pomiędzy wyżej wymienionymi wydatkami, a osiągnięciem przychodu zachodzi związek przyczynowo-skutkowy tego typu, że poniesienie przedmiotowego wydatku ma wpływ na powstanie i zwiększenie przychodu. W związku z powyższym wydatki te spełniają kryteria wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a więc można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
W przypadku gdy wysokość zakupionych narzędzi (urządzeń, maszyn) jest wyższa niż 3 500 zł. wówczas kosztem uzyskania przychodów będą odpisy amortyzacyjne, natomiast w przypadku gdy wartość początkowa nie przekracza tej kwoty, wydatki poniesione na ich nabycie stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.

Nadmieniamy również, że do zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów poszczególnych wydatków nie wystarczy udowodnienie związku poniesionych wydatków z uzyskanym przychodem. Powinny być one prawidłowo udokumentowane.
Sposób dokumentowania wydatków stanowiących koszty określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475 z późniejszymi zmianami).

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Elblągu informuje, że interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie udzielenia odpowiedzi.

W myśl art. 14b § 1 interpretacja, o której mowa w art. 14a § 1 nie jest wiążąca dla podatnika, płatnika lub inkasenta. Zgodnie z art. 14a § 2 interpretacja, o której mowa w art. 14a § 1 jest wiążąca dla organów podatkowych i organów kontroli skarbowej właściwych dla wnioskodawcy i może zostać zmieniona lub uchylona wyłącznie w drodze decyzji w trybie określonym w art. 14a § 5. Interpretacja traci moc w momencie zmiany stanu prawnego.

Zgodnie z art. 236 § 1 i § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późniejszymi zmianami) na niniejsze postanowienie przysługuje zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Olsztynie za pośrednictwem Naczelnika Urzędu Skarbowego w Elblągu w terminie siedmiu dni od dnia doręczenia postanowienia.

Zgodnie z art. 222 w związku z art. 239 ustawy ? Ordynacja podatkowa zażalenie na niniejsze postanowienie powinno zawierać zarzuty przeciw postanowieniu, określać istotę i zakres żądania będącego przedmiotem zażalenia oraz wskazywać dowody uzasadniające to żądanie.
Jeżeli zażalenie nie spełnia warunków wynikających z wyżej cytowanych przepisów organ odwoławczy, zgodnie z art. 228 § 1, pkt 3 ustawy ? Ordynacja podatkowa pozostawia zażalenie bez rozpatrzenia.

W przypadku wniesienia zażalenia należy dołączyć opłatę skarbową w znaku skarbowym w wysokości 5, 00 zł. oraz 0,50 gr od każdego załącznika.