Kiedy zwrot kosztów za używanie w celu służbowym samochodu osobowego stanowiącego własność pracownika (...)

21.4.2004

Kiedy zwrot kosztów za używanie w celu służbowym samochodu osobowego stanowiącego własność pracownika związany jest z jazdą lokalną a kiedy z podróżą służbową?

Od 1 stycznia 2002 r. definicję podróży służbowej zawiera art. 77 kodeksu pracy. Wynika z niej, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Tak więc nie uznaje się za podróż służbową podróży do i w obrębie miejscowości, w której pracownik ma stałe miejsce pracy, podróży do i w obrębie miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę, jeżeli pracownik w umowie o pracę ma wyznaczone jako miejsce pracy ? siedzibę firmy. Podstawową cechą podróży służbowej jest wykonywanie pracy w miejscu innym niż stałe miejsce pracy, czyli opuszczenie stałego miejsca pracy, którym jest zazwyczaj siedziba pracodawcy, a nie teren objęty jego działalnością.

W związku z powyższym ważne jest dokładne określenie miejsca wykonywania pracy dla stwierdzenia faktu nabycia przez pracownika uprawnień do świadczeń przysługujących z tytułu podróży służbowej. Ponadto należy pamiętać, że jest to istotny element umowy o pracę ( art. 29 § 1 pkt 1 k.p.). Przy czym pod pojęciem miejsca pracy rozumie się zarówno stały punkt w znaczeniu geograficznym jak i pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym będzie świadczona praca, a zatem nie musi ono być wyposażone w zaplecze socjalne, kadrowe i techniczne (z orzeczenia Sądu Najwyższego z dnia 1.04.1985 r., sygn. akt I PR 19/85). Miejsce pracy nie musi się pokrywać z siedzibą zakładu pracy ( nie są to pojęcia tożsame). Z wyroku Sądu Najwyższego z dnia 11 kwietnia 2001 r. sygn. akt I PKN 350/00 wynika, iż nie jest podróżą służbową stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach, których wyboru dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy zaś miejsce wykonywania pracy powinno być tak ustalone, by pracownik miał możliwość wykonywania zadań, wliczając w to czas dojazdu do miejsca ich wykonywania w ramach umówionej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Z zacytowanej definicji podróży służbowej wynika przede wszystkim, że jej celem jest wykonywanie określonego przez pracodawcę zadania. Zadanie to może należeć i na ogół należy, do zakresu czynności pracownika wynikającego z zajmowanego stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy, ale nie zawsze musi pozostawać z nimi w związku.Wykonywanie zadania nie jest tym samym czym wykonywanie pracy (zadań określonego rodzaju). Zadanie zamyka się w pewnych granicach przedmiotowych i czasowych, które mieszczą się wprawdzie, co do zasady, w procesie wykonywania pracy (zadań) ale go nie wyczerpują. Użycie formy ciągłej czasownika ,,wykonać?? poza sygnalizacją braku odpowiedzialności pracownika za rezultat, świadczy o tym, że zadanie będzie wymagało pobytu w miejscu jego wykonywania przez pewien, krótszy lub dłuższy czas. Nadto podróż służbowa przedsiębrana jest w celu wykonywania zadania poza miejscowością, w której znajduje się miejsce pracy pracownika.

Jeżeli w umowie o pracę strony określą, że miejscem wykonywania pracy przez pracownika jest np. obszar gminy,, A?? to wykonywanie pracy na uzgodnionym przez strony obszarze gminy nie rodzi obowiązku wypłaty temu pracownikowi świadczeń z tytułu podróży służbowej. Jeżeli pracownik ma określone w umowie o pracę miejsce wykonywania pracy miejscowość ,, A??, to oddelegowanie do miejscowości ,, B?? i wykonywanie pracy w miejscowości ,, B?? rodzi obowiązek wypłaty temu pracownikowi świadczeń z tytułu podróży służbowej.

Pracownikowi z tytułu podróży służbowej przysługują należności szczegółowo określone w przepisach rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19.12. 2002 r., w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz 1990 ). Rozporządzenie to dotyczy tylko pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

Pozostałym pracownikom zwrot kosztów związanych z podróżą służbową gwarantuje art. 77 § 1 k.p. Zgodnie z art. 77 § 3 k.p. warunki wypłacania tym pracownikom należności z tytułu podróży służbowej określane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, przy czym postanowienia układu, regulaminu bądź umowy o pracę nie mogą ustalać diet w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określana dla pracowników jednostek sfery budżetowej. Jeżeli układ, regulamin bądź postanowienia umowy o pracę nie zawierają postanowień dotyczących świadczeń z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują, zgodnie z art. 77 § 5 k.p. należności na pokrycie kosztów podróży służbowej ( w tym diety ) odpowiednio do rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19.12.2002 r. Na podstawie art. 21 ust.1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991r (Dz.U. Nr 14 z 2000r. poz 176 ze zm ) wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika i podróży osoby nie będącej pracownikiem, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 ustawy. Z przepisów podatkowych wynika generalna zasada zwolnienia z podatku kwoty diety i innych należności z tytułu podróży służbowej tylko do wysokości określonej w w/w rozporządzeniu. Nadwyżka podlega opodatkowaniu według stawki podatkowej właściwej dla pozostałych dochodów pracownika.

Natomiast zasady zwrotu kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy określa rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271). Na podstawie § 1 ust.1 powołanego rozporządzenia zwrot kosztów następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem. Jednocześnie stosownie do art. 12 ust.1 ustawy o podatku dochodowym za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń , a w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone przez pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. W konsekwencji wypłacane pracownikowi świadczenie, na podstawie umowy cywilnoprawnej, dotyczącej zwrotu omawianych kosztów, będzie przychodem ze stosunku pracy, a nie przychodem z innych źródeł. Zatem pracodawca dla celów podatkowych świadczenie wynikające z tej umowy sumuje z innymi przychodami ze stosunku pracy wypłaconymi pracownikowi w danym miesiącu i od łącznej kwoty pobiera się zaliczkę, stosując zasady określone w art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Biorąc powyższe pod uwagę należy zawsze dokonać analizy zawartych umów o pracę i ustalić czy wyjazdy należą do obowiązków pracownika, wtedy będzie to jazda lokalna a jeśli nie to będzie to podróż służbowa.