Czy zwrot kosztów delegacji członka zarządu w spółce z o.o. będącego jednocześnie wspólnikiem (...)

p o s t a n a w i a

uznać jako prawidłowe stanowisko Spółki przedstawione w powyższym wniosku.

U Z A S A D N I E N I E

W dniu 10.03.2005 r. wpłynęło do tut. Organu pismo Spółki z dnia 8.03.2005 r. zawierające m.in. wniosek w sprawie udzielenia interpretacji przepisów ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz. U . z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki zwrotu kosztów podróży członkowi zarządu Spółki będącemu jednocześnie jej wspólnikiem.

Przedstawiono następujący stan faktyczny:

Członek zarządu Spółki będący jej wspólnikiem , pełniąc swoje obowiązki na podstawie powołania, stosownie do przepisów art. 201 § 4 Kodeksu spółek handlowych uzyskuje przychody stanowiące zwrot kosztów związanych z dojazdami na posiedzenia zarządu z miejsca zamieszkania - Warszawy oraz zwrot kosztów podróży związanych z zawieraniem umów i negocjowaniem cen z kontrahentami.

Spółka pyta :

Czy zwrot kosztów delegacji członka zarządu w spółce z o.o. będącego jednocześnie wspólnikiem Spółki - gdy podróż tego członka dotyczy nie tylko dojazdu na posiedzenia zarządu - stanowi dla Spółki koszt uzyskania przychodu ...

i przedstawia własne stanowisko: wypłacony członkowi zarządu zwrot kosztów delegacji stanowi koszt uzyskania przychodów Spółki, pod warunkiem, że podróż odbywa się zgodnie z celami określonymi w statucie do wysokości limitów określonych w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy - zgodnie z przepisami art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), a jeżeli podróż odbywana jest samochodem prywatnym to zwrot kosztów przejazdu stanowiących iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu jest kosztem uzyskania przychodu pod warunkiem dokumentowania i zatwierdzania przez pracodawcę przebiegu pojazdu w ewidencji przebiegu pojazdu.

Odnosząc się do przedstawionego przez Spółkę stanowiska tutejszy Organ stwierdza co następuje:

Powołanie członka zarządu uchwałą zgromadzenia wspólników nie jest równoznaczne z nawiązaniem z nim stosunku pracy w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. Jest to tylko powierzenie danej osobie piastowania funkcji w organie spółki. Osoba ta nie jest pracownikiem spółki.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r., Nr 54, poz . 654 ze zm.) - kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Zatem wydatki ponoszone przez Spółkę na funkcjonowanie zarządu jako organu wykonawczego oraz inne wydatki stanowiące zwrot kosztów ponoszonych przez członka zarządu w celu osiągnięcia przychodu przez Spółkę - są kosztem uzyskania przychodów Spółki z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 .

Pośród wyjątków wymienionych enumeratywnie w art. 16 ust. 1 - jest punkt 51 , który stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych , z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu , określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Przy czym podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Zgodnie z tym przepisem zaliczenie przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów wydatków z w/w tytułu ponoszonych przez członka zarządu jest więc ograniczone.

Jeżeli w ramach tego ograniczenia mieści się limit wydatków określony przepisami art. 16 ust. 1 pkt 30 dotyczący takich wydatków w odniesieniu do pracowników (o który Spółka zapytuje we wniosku) to może stanowić koszt uzyskania przychodu.

W omawianym przypadku nie ma również zastosowania ograniczenie wynikające z przepisu punktu 38 ust. 1 art. 16 w/w ustawy stanowiącego m.in., że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) niebędących pracownikami, gdyż zwrot członkowi zarządu będącemu udziałowcem wydatków poniesionych przez niego w związku z działalnością na rzecz Spółki nie jest jednostronnym świadczeniem na rzecz tego udziałowca.

Konieczność ponoszenia przez Spółkę wydatków na rzecz członka zarządu nie będącego pracownikiem winna wynikać z prawidłowo zawartych umów (np. cywilnoprawnych ),postanowień regulaminów czy uchwał wspólników podjętych zgodnie z prawem albo mieć podstawę w umowie Spółki. Postanowienia te winny szczegółowo ustalać ewentualne uprawnienia , zakres i warunki wypłat z tytułu zwrotu kosztów podróży i innych wydatków pozostających w związku z realizacją zadań Spółki .

W świetle wyżej wymienionych przepisów prawa stanowisko Spółki należy uznać za prawidłowe.

Niniejsza interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Spółkę oraz stanu prawnego obowiązujacego w dacie jej sporządzenia.

Zgodnie z art. 14b § 1 i § 2 Ordynacji podatkowej niniejsza interpretacja nie jest wiążąca dla Spółki, jest wiążąca - do czasu jej zmiany lub uchylenia - dla organów podatkowych i organów kontroli skarbowej właściwych dla Spółki.

Zgodnie z art. 14a § 4 Ordynacji podatkowej, Stronie służy zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy za pośrednictwem Naczelnika tut.Urzędu.

Zażalenie wnosi się w termnie 7 dni od otrzymania postanowienia (art. 236 § 2 pkt 1 Ordynacji podatkowej).Zażalenie powinno zawierać zarzuty przeciw postanowieniu, określać istotę i zakres żądania będącego przedmiotem zażalenia oraz wskazywać dowody uzasadniajace to żądanie.